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Freqüentemente, ouvimos muitas pessoas reclamando de não ter tempo suficiente para fazer o trabalho. Algumas habilidades básicas de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu tempo. Aprenda a agendar um horário inteligente para fazer mais.

Passos

Método 1 de 3: Reconheça o uso do tempo

1. 

   Acompanhe as atividades diárias. Observe o que você faz todos os dias e observe quanto tempo é gasto nisso. Você ficará surpreso com quanto tempo você perde em comparação com a quantidade real de trabalho realizado.
   • Lembre-se de tomar nota das tarefas diárias como preparar o café da manhã, limpar a casa, tomar banho, etc.

2. 

   
   
   Atualize todas as atividades em um bloco de notas. Depois de saber o que faz todos os dias e quanto tempo passa com eles, anote em um caderno. Colocar todas as informações em um só lugar e vê-las claramente na página ajuda você a ver como e às vezes onde está perdendo tempo.
   • Escreva completa e claramente. Não misture eventos separados em uma linha, não pule tarefas triviais e lembre-se de manter um registro detalhado do tempo dividido para cada tarefa do dia.
   • Talvez você deva atividades em grupo. Por exemplo, escreva tarefas domésticas com uma caneta azul, trabalhe para ganhar dinheiro com uma caneta vermelha e atividades de entretenimento com uma caneta preta. Essa escrita ajuda você a descobrir como usar seu tempo.

3. 

   
   
   Avalie sua distribuição de tempo. Por exemplo, 1 hora de devaneio? 2 horas decide o que comer? 8 horas de navegação na web? Determine como você alocará seu tempo e pense sobre o que precisa ser feito e o que não é.
   • Você está perdendo tempo porque não consegue se controlar? Você está incapacitado ou hesitante? Você assume muitas responsabilidades? Todas essas são questões que você deve considerar ao avaliar o uso do tempo.
   • Há momentos em que você divide as atividades do dia de forma irracional. Por exemplo, trabalhar meia hora e depois 10 minutos lidando com tarefas e depois voltar ao trabalho por mais meia hora não é uma divisão inteligente. Se você trabalhar por apenas uma hora, sua capacidade de concentração e eficiência será maior, uma questão trivial de lidar mais tarde.
   • Idealmente, você deve executar a tarefa em cada "segmento". Com esse método, você gasta uma quantidade predeterminada de tempo em uma única tarefa sem se distrair.

4. 

   
   
   Considere fazer ajustes. Depois de saber exatamente para onde seu tempo está indo, você começa a fazer ajustes em sua programação. Você deve saber claramente quais áreas você não pode ou não deve reduzir porque tem medo de perder tempo. Se um trabalho leva muito tempo, não significa que você está desperdiçando seu tempo.

5. 

   Se você gasta 3 horas por dia enviando e-mails relacionados ao trabalho, é claramente improvável que gaste menos tempo nessa atividade. No entanto, se você enviar quatro ou cinco emails pessoais entre emails de trabalho, pode definitivamente reduzir o tempo gasto no envio de emails.

6. 

   Mude hábitos de trabalho. Não importa qual seja o seu problema de gerenciamento de tempo, sempre há uma solução alternativa. Depois de encontrar um motivo para desperdiçar seu tempo ou como usá-lo de maneira mais sensata, você deve fazer um esforço para mudar seus hábitos de gerenciamento de tempo.
   • Se você passa muito tempo limpando a casa ou cozinhando, considere contratar uma empregada doméstica ou um chef. O tempo é mais precioso para alguns do que o dinheiro.
   • Se o seu problema é perder muito tempo durante um dia de navegação não intencional, você deve limitar-se a alguns sites ou não fazer login em suas contas de mídia social quando seu propósito for outro.
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Método 2 de 3: evite distrações

1. 

   Identifique distrações em sua vida. A distração é o maior desafio na gestão do tempo. Você precisa descobrir que tipo de atividades ou indivíduos estão ocupando muito do seu tempo. Seja porque um amigo é falador ou porque um hobby o impede de se concentrar, você pode encontrar maneiras de evitar esses fatores.
   • Se você gastar muito tempo em algo sem produzir os resultados esperados, pode ser um fator de distração a ser evitado.
   • Quanto ao espaço de trabalho do escritório, alguns colegas de trabalho também são prováveis ​​distrações. Você não deve se envolver em conversas ou chats inúteis durante o horário de trabalho. No entanto, a atitude de trabalhar no escritório é tão importante quanto as habilidades de gerenciamento de tempo, então você não deve ser rude se quiser progredir em sua carreira.

2. 

   Evite longas conversas ao telefone. Você precisa ajustar seus hábitos ao telefone se você passa muito tempo conversando. Falar pessoalmente é sempre mais eficaz do que falar ao telefone, por isso é uma boa ideia encerrar conversas longas usando esse meio.
   • Muitas ligações geralmente incluem redundância desnecessária, especialmente no início e no final da ligação. As pessoas tendem a se distrair e tagarelar em seus telefones, algo que você deve estar ciente. A realização de uma reunião face a face cria uma atmosfera mais formal que motiva as partes a se concentrarem em seu trabalho, porque nenhuma das partes da reunião é afetada por distrações.

3. 

   Não navegue muito na web. Muitas pessoas precisam usar a Internet como principal ferramenta para realizar o trabalho. No entanto, também existem muitas pessoas que deixam seu tempo vagar em artigos de notícias, notícias esportivas, celebridades e animais de estimação. Você sempre deve prestar muita atenção toda vez que precisar estar na internet. Existem alguns softwares que podem bloquear aplicativos, sites ou nomes de domínio desnecessários para reduzir as distrações ao usar a Internet.
   • Evite visitar o Facebook, Twitter e outros sites de redes sociais ao lidar com trabalho online.
   • Pesquisar todos os tipos de problemas no Google também é perda de tempo.Inicialmente, você pretendia encontrar um problema rapidamente, mas antes que percebesse, já navegava por inúmeros sites em 3 horas.

4. 

   Use sinais de "Não perturbe". Você provavelmente conhece esta placa na porta da frente de um quarto de hotel. Também é muito eficaz quando usado no escritório. Você pode digitar e imprimir tal sinal para pendurar na frente da porta do escritório quando necessário. As pessoas que passam falarão menos para não incomodá-lo.
   • Se você trabalha em casa, é fundamental que tenha seu próprio espaço de trabalho. Não trabalhe em um ambiente familiar comum porque as televisões, telefones e consoles de videogame distraem você facilmente.

5. 

   Reserve tempo para distrações inevitáveis. Existem alguns fatores que não podem ser evitados, como quando seu chefe quer que você fique um pouco conversando ou o idoso fica em casa pedindo isso e aquilo o tempo todo. Se você souber planejar com antecedência, seja o que for, não demorará muito para funcionar. propaganda

Método 3 de 3: use o tempo com eficiência

1. 

   Escreva tudo. Não dependa inteiramente da memória para fazer as tarefas diárias. Anote tudo o que você precisa para colocar no papel e verifique a lista regularmente para cumprir seus objetivos.
   • Mesmo uma tarefa muito pequena e trivial precisava ser escrita. No entanto, você deve escrever apenas brevemente nesta lista, por exemplo "Ligar para o Tuan", "Consultar as margens", "Enviar e-mail ao chefe".
   • Certifique-se de sempre levar seu caderno com você para estar pronto para anotar as tarefas conforme elas aparecem. Você acha que vai se lembrar de escrevê-lo mais tarde, mas vai esquecer de qualquer maneira.

2. 

   Use o calendário. Apenas adicionar um calendário às ferramentas de gerenciamento de tempo o ajudará a ser mais produtivo. Anote prazos, tarefas e reuniões em sua programação. Todas as manhãs, você reserva um tempo para olhar essas datas em seu calendário para ver o que está por vir.

3. 

   Evite a duplicação de agendamento. Organizar o horário de trabalho de forma que não se sobreponha e não execute muitas tarefas ao mesmo tempo. Verifique sua programação antes de concordar em fazer qualquer coisa para garantir que o tempo seja livre. Desta forma, o seu tempo fica mais organizado e ajuda a monitorá-lo de perto.

4. 

   Elimine a causa da distração. Use seu tempo de forma eficaz, removendo distrações ou fazendo com que você se desvie da direção de sua programação. Coloque a televisão e todos os tipos de entretenimento fora do trabalho ou estudo, para se concentrar em fazer o trabalho antes de entreter.

5. 

   Organize a ordem de prioridade. A gestão inteligente do tempo trata do planejamento de tarefas importantes ou urgentes com antecedência. Anote esses pontos em sua programação com um marcador de texto ou giz de cera. Programe essas coisas primeiro para garantir que você tenha tempo suficiente e, em seguida, faça as coisas menos urgentes.
   • Esteja pronto para alterar as preferências quando necessário. Há muitas coisas que não aparecem até o fim e exigem que você faça isso agora. Então você tem que parar o que está fazendo e concentrar seu tempo e energia neste trabalho de última hora, mas não deve permitir que tais situações aconteçam com muita frequência.
   • Se você freqüentemente precisa reordenar, isso indica que algo está errado. Pequenos ajustes são aceitáveis, mas se você tiver que continuar fazendo isso, isso prova que você não está na ordem certa em primeiro lugar.

6. 

   Pense de forma realista. Aloque um período de tempo razoável para fazer o trabalho. Se você acha que algo leva de meia hora a uma hora para ser feito, dê a si mesmo uma hora. Pensar de forma realista sobre quando você pode terminar a tarefa o ajudará a evitar sobrecarga ou desaceleração.
   • As coisas estarão mais seguras se você permanecer cauteloso e sempre se dar mais tempo do que o necessário. Se você terminar uma tarefa antes do tempo, estará livre para passar para o próximo trabalho e, por fim, garantir a produtividade.

7. 

   Agende tarefas básicas. Certifique-se de reservar tempo para as atividades básicas do dia a dia, como comer e tomar banho. Podem parecer trabalhos menores, mas você ainda precisa despender tempo neles junto com seu trabalho principal, para ter certeza de não pulá-lo e isso pode levar a atrasos no planejamento.

8. 

   Use o sistema de lembretes. Além da programação diária você deve usar ferramentas adicionais para ajudá-lo a não esquecer tarefas importantes ou prazos. Usando notas adesivas, defina notificações de texto ou áudio para seu telefone para lembrá-lo de fazer certas tarefas agendadas.
   • Evite pedir às pessoas ao seu redor que o lembrem de sua programação, pois elas podem esquecê-la como você.
   • Se algo for particularmente importante, você deve ter uma variedade de ferramentas de lembrete organizadas, pois há uma chance de você não notar as notas ou mensagens em seu telefone.

9. 

   Ajude-me. Peça ajuda a alguém ou passe algumas pequenas tarefas para eles, se possível. Em geral, isso é bom para a sua agenda se você puder economizar um pouco de dignidade pedindo-lhes que intervenham, façam algumas tarefas domésticas ou façam o jantar, se você estiver muito ocupado naquele dia.
   • Certifique-se de encontrar a pessoa qualificada certa para atribuir a tarefa. Se não for suficiente apenas encontrar alguém para fazer o trabalho, você deve pedir a alguém que faça bem o trabalho.
   • Não culpe os outros por suas responsabilidades. Não é uma boa habilidade de gerenciamento de tempo, mas apenas faz você parecer preguiçoso e desmotivado aos olhos dos outros.

10. 

    Medindo a produtividade. De vez em quando, você deve parar e analisar suas realizações, desempenho e determinar a quantidade de tempo gasto no último trabalho. Manter esses dados estatísticos no trabalho e na vida o ajudará a encontrar as mudanças de que precisa para melhorar seu desempenho no trabalho e na vida diária.

11. 

    Auto-premiado. Trabalhar muito pode levar à exaustão e perda de concentração e até mesmo às tarefas mais triviais a serem concluídas. Portanto, às vezes você deve comemorar suas conquistas anteriores e se recompensar com algo realmente interessante.
    • Passe todo esse tempo auto-recompensador relaxando. Desligue o telefone e não responda e-mails de trabalho. Se você misturar trabalho com diversão, não será mais uma recompensa por recarga.
    • Se você trabalha de segunda a sexta-feira, deve tirar um fim de semana de folga. Após o término de um projeto de três meses, recompense-se com umas férias curtas.
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Atenção

• Não deixe sua mente divagar ou sonhar acordado enquanto executa tarefas diárias.