Contente

• Passos
• Método 1 de 2: classificar em ordem alfabética
• Método 2 de 2: Indexação de documentos
• Pontas
• Avisos

Organizar seus documentos impressos - para fins pessoais e de trabalho - pode ser feito sem muito trabalho, classificando-os em ordem alfabética. Esta organização de documentos permitirá a você e a qualquer outra pessoa encontrar rapidamente as informações de que necessita, além de garantir a proteção dos documentos. No entanto, nem tudo é tão simples e existem várias sutilezas na classificação alfabética de documentos, sobre as quais falaremos agora.

Passos

Método 1 de 2: classificar em ordem alfabética

1. 1 Organize os documentos em ordem alfabética com base em seus títulos. Use o chamado índice alfabético para isso.
2. 2 Coloque os documentos em uma ou outra pasta de cartas, com base na letra com a qual começam. A classificação de documentos que começam com a mesma letra deve ser baseada na segunda letra do nome. Se a segunda letra for igual, então a terceira. Ou o quarto. Ou quinto. Não há desvios deste algoritmo aqui e não pode haver, mas ele irá recompensá-lo cem vezes - esta classificação apagará todos os pontos brancos na documentação.
3. 3 Descreva como você classificou os documentos. Você deseja que todos que tenham acesso aos documentos solicitados saibam como eles estão organizados.
4. 4 Coloque os documentos em uma gaveta ou onde devam ser mantidos em ordem. Ao adicionar algo novo aos documentos, não se esqueça do alfabeto!

Método 2 de 2: Indexação de documentos

1. 1 Use rótulos com letras do alfabeto. A indexação (em outras palavras, a assinatura) de documentos é a base dos fundamentos da organização de documentos. É nesta fase que os documentos serão transferidos para as seções apropriadas e seções de seu catálogo. Na verdade, os nomes das seções são usados ​​para descrever seu conteúdo e, em seguida, o nome da seção se torna o nome do documento também. Organize as seções em ordem alfabética usando as dicas abaixo.
2. 2 Os nomes próprios podem ser indexados na seguinte ordem: sobrenome, depois o primeiro nome, depois o patronímico ou nome do meio. A pontuação pode ser ignorada.
   • Se forem usados ​​prefixos, concatene o prefixo com a parte do nome que ele precede e coloque-o primeiro. Nenhuma pontuação é necessária.
   • Os hífens podem ser ignorados e as partes do nome antes e depois do hífen devem ser colocadas primeiro.
   • Abreviações e palavras de uma letra são indexadas como estão. As iniciais são divididas em partes separadas.
   • Posições e sufixos nominais são listados por último, com a posição indicada primeiro e, em seguida, o sufixo.
3. 3 Os documentos relacionados a organizações podem ser classificados pelo nome dessas empresas. Nesse caso, cada palavra do nome da organização é considerada um elemento separado. A contabilidade segue a mesma ordem em que as palavras são apresentadas no título.
   • Abreviações e palavras de uma letra são indexadas como estão. Nesse caso, as letras devem ser separadas por espaços e consideradas como elementos separados entre si.
   • Os sinais de pontuação neste caso são omitidos, as palavras antes e depois dos sinais de pontuação são indicadas no primeiro elemento.
   • Números e números são escritos em formato de letras e indexados como fariam se fossem originalmente palavras. Os sinais de pontuação são novamente omitidos. Os documentos, cujo nome começa com algarismos romanos, estão localizados antes dos semelhantes, cujo nome começa com algarismos arábicos, enquanto os números são indicados do menor ao maior. Só então você pode colocar documentos que começam com palavras.
   • Todos os caracteres são escritos em palavras, todos os números diretamente associados a um caractere devem ser especificados no primeiro elemento.
4. 4 Os nomes de organizações governamentais são indexados com o país e a região de jurisdição de uma determinada organização em primeiro lugar. O nome da organização é indicado no próximo elemento, e as palavras “administração”, “bureau”, “representante” e similares são indicadas no final.
5. 5 Caso os nomes sejam iguais, utilize o endereço para catalogar os documentos. Use a seguinte ordem: nome> região> cidade> nome da rua> número da casa.

Pontas

• Sempre coloque seus documentos de volta de onde você os tirou.
• Ao indexar, é importante antes de tudo seguir as regras padrão, e só então - para as corporativas.
• Desenvolva um sistema para indicar quando e por quem o documento foi recebido.

Avisos

• Quanto mais pessoas tiverem acesso ao catálogo de documentos, mais desordem haverá.