Contente

• Dar um passo
• Parte 1 de 3: Criando o foco
• Parte 2 de 3: Estabelecendo estratégias de trabalho eficazes
• Parte 3 de 3: Mudando seu estilo de vida
• Pontas

No mundo de hoje, lidar com a carga de trabalho é realmente muito difícil. Qualquer pessoa que já trabalhou em tempo integral sabe que uma jornada média de trabalho nem sempre é longa o suficiente para fazer tudo o que você precisa fazer.No entanto, a produtividade pode ser significativamente melhorada com o cultivo de hábitos que o tornam mais eficiente. Um trabalhador eficiente aproveita ao máximo cada minuto do dia, concentrando-se primeiro nas tarefas mais importantes. Ser mais eficiente no trabalho não só aumentará sua produtividade e marcará pontos com o chefe, mas também fará com que você se sinta como se tivesse realizado algo, satisfeito por ter um dia de trabalho completo e produtivo.

Dar um passo

Parte 1 de 3: Criando o foco

1. Fornece um espaço de trabalho limpo e organizado. Eficiência no trabalho às vezes pode ser tão fácil quanto limpar a bagunça em seu espaço de trabalho. Um local de trabalho desordenado é um local de trabalho que pode prejudicar sua produtividade. Se você está constantemente lutando para encontrar ferramentas ou documentos específicos em uma pilha de desordem, você está perdendo seriamente seu tempo de trabalho. Mantenha apenas os itens que você usa todos os dias à mão - todo o resto deve ser armazenado onde não atrapalhe, "mas também" encontrado rapidamente.
   • Se você trabalha em um escritório, organize o espaço e a mesa de trabalho de forma que possa encontrar rápida e facilmente o que precisa para trabalhar. Se você não trabalha em um escritório, os mesmos princípios ainda se aplicam. Por exemplo, se você trabalha em uma loja de bicicletas, mantenha suas ferramentas limpas e organizadas para que possa encontrá-las imediatamente quando precisar. Quase todo ambiente de trabalho se beneficia por ser mantido limpo e organizado.
   • Os funcionários de escritório e outras pessoas que lidam com um grande número de documentos precisam criar um sistema de arquivos lógico e organizado. Mantenha os documentos que você usa com frequência à mão. Armazene outros documentos em ordem alfabética ou em outra ordem lógica.
2. Acompanhe o seu local de trabalho. Certifique-se de sempre ter as ferramentas e recursos necessários para fazer seu trabalho. Em um escritório, isso significa coisas como furadores, removedores de grampos, calculadoras, etc. Fora de um ambiente de escritório, as ferramentas são muito diferentes, mas os princípios básicos são os mesmos - certifique-se de ter tudo de que precisa para trabalhar. Cientistas que trabalham com aplicativos gráficos complexos, bem como engenheiros que trabalham com chaves de boca, se beneficiam de ferramentas que estão prontas para uso.
   • Certifique-se de que suas ferramentas estejam bem conservadas. Uma ferramenta essencial que para de funcionar pode atrapalhar seriamente o seu fluxo de trabalho, especialmente se você não puder continuar sem ela! Economize tempo com a limpeza e manutenção regulares de suas ferramentas.
3. Faça um cronograma claro. Se você está acostumado a voar para todos os lugares, qualquer esforço para planejar seu dia provavelmente aumentará sua eficiência. Para manter uma programação realmente eficaz, você terá que se limitar a "uma" agenda abrangente (possivelmente complementada com uma agenda em seu escritório ou cubículo para objetivos de longo prazo). Não complique seu trabalho desnecessariamente, mantendo mais de uma programação ou uma enorme coleção de anotações que você inevitavelmente perderá. Você deseja poder olhar "um" lugar específico para ver o que fazer.
   • Organize cada dia fazendo uma lista de tarefas pendentes. Comece com as prioridades mais altas do dia para garantir que sejam realizadas. Coloque as coisas menos importantes no final da lista. Comece no início do dia. Se você não conseguir completar a lista, tente fazer o resto no dia seguinte.
   • Defina um cronograma e cronograma para seus projetos mais importantes e seja realista quanto ao tempo que levarão. Você não quer se preparar para o fracasso - é melhor pedir mais tempo no início de um projeto, em vez de antes do prazo.
4. Elimine distrações. Ambientes de trabalho diferentes têm distrações diferentes - alguns empregos envolvem um colega muito falante que simplesmente não quer sair. Outros podem estar opressivamente quietos, distraindo você mesmo com os sons mais suaves. Faça o que puder para manter o foco no seu trabalho. Se o seu trabalho permite que você ouça música com segurança, leve um MP3 player com você. Você pode até mesmo colocar notas em seu local de trabalho para deixar claro para seus colegas que não deseja ser incomodado. Pode parecer rude, mas não é - é um método razoável e eficaz de fazer com que as pessoas o deixem em paz enquanto você trabalha. Lembre-se de que você pode socializar o quanto quiser durante os intervalos e as refeições. Uma distração "muito" comum é passar o tempo em sites de recreação na Internet. Um estudo descobriu que cerca de dois terços dos funcionários perdem pelo menos um pouco de tempo "todos os dias" em sites que não estão relacionados ao seu trabalho. Felizmente, a maioria dos navegadores tem ferramentas gratuitas disponíveis para aumentar a produtividade que podem ajudá-lo a resolver bloqueios problemáticos sites. Procure nas extensões de navegador disponíveis um "bloqueador de site" ou "auxílio à produtividade". Você obterá pelo menos alguns resultados gratuitos e eficazes. # * Outras boas maneiras de evitar distrações é ficar de olho nas ligações (para evitar ligações desnecessárias) e minimizar desistências nas reuniões.
5. Use pausas para seus assuntos pessoais. Estranhamente, os intervalos podem realmente "aumentar" a eficiência do seu local de trabalho, em vez de ser um obstáculo. Em primeiro lugar, uma pausa oferece o descanso necessário. Sem ele, você pode ficar muito cansado, desacelerar ou desacelerar. Em segundo lugar, o descanso lhe dá a chance de "lidar" com suas distrações. Use seus intervalos para fazer qualquer outra coisa que você goste do seu trabalho. Você sonha acordado com um membro da família que quer ligar para você quando você realmente precisa trabalhar? Chame-os durante o intervalo e elimine suas distrações!

Parte 2 de 3: Estabelecendo estratégias de trabalho eficazes

1. Divida suas responsabilidades em partes gerenciáveis. Grandes projetos podem ser intimidantes - quando são grandes o suficiente, é fácil adiá-los, perdendo tempo com pequenos trabalhos até que você seja forçado a lidar com todo o projeto antes do prazo. Como um trabalhador eficiente, você tem que fazer um trabalho importante primeiro, mesmo que isso signifique fazer uma pequena parte de uma grande tarefa. Não parece que vale a pena fazer uma pequena parte de uma grande tarefa, pois é para completar uma pequena tarefa, mas é um uso inteligente do seu tempo. Você concluirá suas tarefas de longo prazo mais importantes com mais rapidez se trabalhar nelas um pouco todos os dias.
   • Por exemplo, se você precisa fazer uma grande apresentação em um mês, defina um objetivo para criar uma visão geral "hoje". Não consome muito tempo, então não vai distraí-lo de seus outros trabalhos, mas é uma primeira etapa importante que torna o resto do processo mais rápido e fácil.
2. Alivie sua carga de trabalho delegando trabalho. A menos que você esteja na base da escada da empresa, pode ter a opção de dividir as tarefas mais repetitivas entre um ou mais de seus subordinados para economizar tempo. Não dê a seus subordinados projetos que só você sabe como concluir de forma satisfatória. Em vez disso, você dá a eles as tarefas monótonas e demoradas que o impedem de usar seus talentos para trabalhos mais importantes. Se você for delegar trabalho, não se esqueça de dar um prazo ao seu assistente e voltar a ele. Seja "sempre" cortês com seus subordinados quando eles o ajudarem - se eles sentirem que você os aprecia, eles vão trabalhar duro para você em projetos futuros.
   • Se você é um estagiário, um funcionário novato ou outra pessoa com um status inferior dentro da empresa, você ainda pode tentar distribuir um trabalho particularmente monótono entre os funcionários que trabalham no mesmo nível que você (com a permissão deles, bem como a permissão do seu supervisor, é claro). Se você contou com a ajuda de um colega, esteja lá para apoiá-lo também!
   • Se você tem um bom relacionamento com seu chefe, pode até perguntar se ele pode delegar parte do trabalho a outros para você!
3. Mantenha as reuniões o mais organizadas possível. Há uma razão pela qual todo mundo odeia reuniões - de acordo com uma pesquisa de 2012, quase metade de todos os entrevistados consideram as reuniões a maior fonte de perda de tempo no trabalho - maior ainda do que o tempo gasto em sites pessoais e recreativos. As reuniões podem ser cruciais para discutir objetivos e estabelecer uma visão para o futuro. Mas, se deixadas sem supervisão, muitas reuniões frequentemente ficam atoladas em eventos exagerados, desperdiçando horas de seu tempo (ou, em casos extremos, até dias) sem decidir sobre nada importante. Aqui estão algumas dicas para tornar suas reuniões o mais eficazes possível:
   • Crie uma agenda para cada reunião para fazer o melhor uso do tempo alocado. Determine quanto tempo pode ser gasto nisso para cada tópico. Atenha-se à sua agenda da melhor maneira possível - se surgirem outros tópicos, sugira discuti-los mais tarde em uma conversa individual.
   • Convide o mínimo possível de pessoas para a reunião. Ao manter o número de pessoas presentes nas reuniões ao mínimo absoluto, você reduz a chance de que a conversa se desvie dos tópicos declarados. Ele também mantém qualquer pessoa que não precise necessariamente estar presente em sua mesa no trabalho.
   • Mantenha as apresentações de slides no mínimo. Há muito debate sobre a utilidade das apresentações de slides (PowerPoint, etc.) e se elas ajudam ou atrapalham em tornar uma reunião mais eficiente. O seguinte é claro: se você usar slides / slides em sua apresentação, mantenha-os o mais concisos e informativos possível. Use slides para exibir imagens e dados que não podem ser transmitidos por meio de seu discurso, mas "não" para exibir todo o conteúdo de sua apresentação.
   • Finalmente, como um princípio abrangente, sabe o que você quer decidir antes de abrir a reunião e tome essa decisão o mais rápido possível.
4. Cortar o drama do escritório pela raiz. Os locais de trabalho podem ser extremamente estressantes. Quando os ânimos explodirem, dirija-se à fonte imediatamente e diretamente. Isso pode significar que você, a pessoa com quem está discutindo, ou ambos, tenham de apresentar um pedido de desculpas sincero. Faça isso o mais rápido possível. Se você deixar alguns argumentos se transformarem em ressentimento, sua eficiência será prejudicada no longo prazo, porque você está perdendo tempo evitando esse colega de trabalho. Mais importante, você se sentirá infeliz - não deixe que os problemas no local de trabalho arruinem sua eficiência "e" humor!
   • Não tenha medo de chamar um mediador / mediador. As empresas sabem que discussões e mágoas são ruins para o fluxo de trabalho, por isso muitas vezes contratam pessoas especialmente treinadas para resolver disputas. Entre em contato com o RH do seu local de trabalho se estiver sentindo frustração, tristeza ou medo por causa de outra pessoa no local de trabalho.
   • Depois de tudo dito e tratado, você não precisa se tornar amigo desse colega - você só precisa ser capaz de trabalhar com ele. Seja educado e diplomático no local de trabalho, mesmo com pessoas de quem você não gosta.

Parte 3 de 3: Mudando seu estilo de vida

1. Certifique-se de estar bem descansado. A fadiga nunca melhorou a qualidade do trabalho de uma pessoa. A fadiga pode desacelerar sua produção, entorpecer seu desempenho e, se você tende a adormecer, pode causar sérios embaraços durante reuniões importantes. Além disso, a privação de sono severa tem sido associada a uma variedade de problemas de saúde. Não adormeça em sua mesa ou durma demais e chegue tarde para o trabalho - tente dormir pelo menos 7 a 8 horas todas as noites para funcionar da melhor maneira possível.
   • A fadiga no local de trabalho pode ser uma pequena distração, na melhor das hipóteses. Na pior das hipóteses, isso pode levar a situações muito inseguras. Se você tem um emprego no qual está em jogo a vida de outras pessoas (por exemplo, se você é um controlador de tráfego aéreo ou motorista de caminhão), é fundamental que durma o suficiente.
2. Faça bastante exercício. A ciência mostrou que um bom regime de exercícios melhora o humor e a produtividade. Isso é especialmente verdadeiro para trabalhos de escritório sedentários. Se você passa a maior parte do tempo no trabalho sentado na frente de um computador, certifique-se de passar um pouco do tempo movendo-se todos os dias - não apenas ficará mais fácil ficar sentado por muito tempo no trabalho, mas também o fará mais feliz, mais perspicaz e mais motivado.
   • Ao iniciar uma rotina de exercícios, tente combinar cardio moderado com algum treinamento de força.
3. Se mantenha positivo. Se você está tentando melhorar a eficiência do trabalho, pode ser tentador levar seu trabalho muito a sério. Muitas vezes, isso não é uma boa ideia - você pode ser capaz de melhorar sua eficiência no curto prazo, mas se você nunca se permitir um pouco de diversão no trabalho, torna-se fácil queimar-se e leva à fadiga, estresse e carência de energia. falta de motivação. Tente permanecer alegre - se você se sentir bem no trabalho, será mais provável que se mantenha motivado e ambicioso. Faça pequenas coisas para melhorar seu humor que não prejudiquem sua produtividade - ouça música com os fones de ouvido, faça alongamentos de vez em quando ou leve seu laptop para a sala de descanso para um pouco mais de paz e sossego.
   • Aproveite ao máximo os intervalos para refeições - aproveite a oportunidade de comer bem e conversar com colegas de convivência.
   • Não beba muito café. O café pode ser um ótimo estimulante nos dias em que você se sente exausto, mas se você o beber todos os dias, ficará dependente dele e não terá mais benefícios com ele.
4. Motive-se. É mais fácil trabalhar com eficiência quando há um bom motivo para trabalhar. Se você ocasionalmente luta para se impulsionar, pense nas razões que o levaram ao seu trabalho em primeiro lugar - seus objetivos de vida, seus sonhos e sua visão para si mesmo. Tente pensar em seu trabalho como um meio para um fim - onde a "meta" é sua visão ideal de sua vida. Se você gosta do seu trabalho, tente pensar em como ele o faz sentir - você se sente realizado e como se tivesse realizado algo depois de um dia de trabalho?
   • Pense nas coisas boas que seu trabalho traz para você. Talvez você tenha conseguido comprar aquela casa ou aquele carro com o dinheiro que ganha com seu trabalho, ou talvez seu trabalho seja garantir que seus filhos não faltem nada. Considere também os outros “benefícios” do seu trabalho - assistência médica e / ou odontológica para sua família, por exemplo.
   • Pense nas consequências de "não" funcionar. Do que você terá de abrir mão se perder sua fonte de renda? Como isso afetará sua família ou outras pessoas próximas a você?
5. Se recompense. Se você aumentou a eficiência do seu trabalho com sucesso, comemore - você merece. Livrar-se de maus hábitos e cultivar bons não é fácil, portanto, recompense-se por seu trabalho árduo. Tome uma bebida depois do trabalho na sexta-feira, encontre-se com alguns amigos para uma noite fora ou apenas deite na cama com um livro - o que quer que te faça feliz depois de uma longa semana de trabalho, faça. Recompensar-se aumenta seu senso de realização, que é uma parte importante para manter alta a motivação.
   • Sua recompensa não precisa ser grande ou grandiosa e certamente não algo que seja financeiramente irresponsável. Recompensas modestas e moderadas são as melhores. Guarde esse novo relógio para uma ocasião mais especial.

Pontas

Implemente um sistema de recompensa atrasado no qual você realiza os projetos menos agradáveis ​​primeiro, em vez de adiá-los para o último minuto. Dessa forma, você não passa o dia todo temendo o projeto e tentando evitá-lo. Ao fazer primeiro o projeto chato, você ficará mais satisfeito e poderá terminar o dia de forma agradável com os projetos mais divertidos ou menos estressantes.