Contente

• Passos
• Método 1 de 3: como manter o foco no trabalho
• Método 2 de 3: Desenvolvendo Estratégias de Trabalho Eficazes
• Método 3 de 3: mudanças no estilo de vida
• Pontas

Todo mundo que trabalha o dia todo sabe que muitas vezes não há tempo de trabalho suficiente para fazer todo o trabalho. No entanto, você pode melhorar significativamente sua produtividade adotando hábitos que são projetados para torná-lo mais eficiente no trabalho. Um trabalhador produtivo usa cada minuto de seu tempo de trabalho, dedicando a maior parte de sua atenção principalmente às tarefas mais importantes. Ser eficaz no local de trabalho não só melhorará sua produtividade e conquistará seu chefe, mas também fará com que você sinta que concluiu sua tarefa hoje e teve um dia produtivo no trabalho.

Passos

Método 1 de 3: como manter o foco no trabalho

1. 1 Mantenha um local de trabalho limpo e organizado. Às vezes, para trabalhar com mais eficiência, basta remover coisas desnecessárias do local de trabalho. A desordem interfere no trabalho produtivo. Se você está constantemente vasculhando uma pilha de lixo para encontrar as ferramentas ou documentos necessários, você está desperdiçando uma boa parte do seu tempo de trabalho. Deixe com você apenas aquelas coisas que você precisa todos os dias. Guarde o restante em um local diferente, mas para que, se necessário, você possa pegá-lo rapidamente.
   • Se você trabalha em um escritório, arrume seu escritório e sua mesa para que possa encontrar tudo o que precisa para trabalhar com rapidez e facilidade. Mesmo que você não trabalhe em um escritório, siga esses princípios de qualquer maneira. Por exemplo, se seu local de trabalho for uma oficina de bicicletas, mantenha suas ferramentas limpas e arrumadas para que você possa acessá-las rapidamente quando necessário. Quase todo local de trabalho adora limpeza e ordem.
   • Os funcionários de escritório e outras pessoas que trabalham com um grande número de documentos devem criar um arquivamento lógico e ordenado e um sistema de arquivamento de documentos. Mantenha papéis usados ​​com freqüência à mão. Coloque o restante dos documentos em ordem alfabética (ou outra ordem lógica).
2. 2 Certifique-se de que seu local de trabalho está equipado com tudo de que você precisa. Certifique-se de ter todos os materiais e ferramentas necessários para realizar o trabalho. No escritório, por exemplo, coisas como furadores, removedores de grampos, calculadoras, etc. devem estar prontos. Se sua atividade não está acontecendo no escritório e você usa outras ferramentas, o princípio básico permanece o mesmo - antes de começar a jornada de trabalho você deve preparar tudo que você precisa. Os cientistas que usam equipamentos sofisticados e mecânicos que trabalham com chaves de boca ficarão melhor se suas ferramentas e acessórios forem preparados com antecedência.
   • Isso também significa que você deve certificar-se de que possui os materiais necessários. Por exemplo, grampos para grampeadores, pregos (se você for um carpinteiro), giz (se você for um professor), etc.
   • Certifique-se de que suas ferramentas estejam em boas condições. Uma ferramenta chave quebrada pode interferir em todos os outros trabalhos. Economize tempo futuro limpando periodicamente e, se necessário, reparando seus acessórios.
3. 3 Faça uma programação geral. Se você tem muitas tarefas, o agendamento pode aumentar sua produtividade. Para tornar sua programação realmente eficaz, limite-se a um plano mestre (você pode adicionar um calendário a ele para planejar metas de longo prazo).Você não precisa complicar seu trabalho com algumas programações ou montanhas de lembretes que sem dúvida perderá. Você precisa ser guiado por um único plano.
   • Organize cada dia fazendo uma lista de tarefas. Comece com as tarefas que precisam ser concluídas primeiro. Coloque os pontos menos importantes no final. No início do seu dia, comece no topo da sua lista. Mova as tarefas não concluídas para a lista do dia seguinte.
   • Estabeleça prazos e prazos para os projetos mais importantes, e também avalie de forma realista a situação, calculando o tempo para essas tarefas. Você não precisa se prever para falhar. É melhor pedir mais tempo no início do projeto do que nos últimos dias antes do prazo.
4. 4 Limite-se de coisas que podem distraí-lo. Cada ambiente de trabalho tem suas próprias coisas que podem ser uma distração. Pode ser, por exemplo, um colega muito falante e intrusivo ou uma atmosfera muito silenciosa em que o menor ruído pode ser uma distração. Faça o seu melhor para estar o mais focado no trabalho possível. Se sua atividade permitir que você ouça música, leve seu MP3 player com você. Você pode até colocar um aviso ou postar notificações para que os colegas não o incomodem. Isso pode parecer rude para você, mas na verdade é uma maneira sensata e eficaz de evitar distrações enquanto trabalha. Não se esqueça de que você pode bater papo com seus colegas de trabalho ao máximo durante o intervalo.
   • Uma das distrações mais comuns são os sites não relacionados ao trabalho. Um estudo descobriu que cerca de dois terços dos trabalhadores passam pelo menos um pouco de tempo todos os dias visitando esses recursos. Felizmente, a maioria dos navegadores permite que você baixe programas gratuitos que bloqueiam sites problemáticos. Procure um programa de bloqueio de produtividade ou site da empresa que fez o seu navegador. Você provavelmente encontrará pelo menos alguns desses programas gratuitos e eficazes.
   • Outra maneira de não se distrair no trabalho é limitar-se a receber ligações (para evitar conversas desnecessárias) e pedir aos colegas que não venham conversar por um ou dois minutos.
5. 5 Use os intervalos para resolver seus assuntos pessoais. Ironicamente, fazer pausas pode aumentar em vez de diminuir sua produtividade no local de trabalho. Primeiro, é assim que você obtém o descanso de que precisa. Sem ele, você pode ficar muito cansado e trabalhar mais devagar e menos produtivo. Em segundo lugar, durante o intervalo, você pode fazer tudo que normalmente o distrai do trabalho. Você já se pegou pensando que precisa ligar para uma determinada pessoa durante o horário de trabalho? Faça isso durante o intervalo para não se distrair enquanto trabalha.

Método 2 de 3: Desenvolvendo Estratégias de Trabalho Eficazes

1. 1 Divida tarefas grandes em pedaços menores. Projetos grandes podem ser intimidantes para você: se eles forem muito grandes, é fácil adiá-los e perder tempo com trabalhos menos importantes até que você tenha que começar a executá-los antes do fim do prazo. Para trabalhar com eficácia, você precisa fazer o trabalho mais importante primeiro, mesmo que seja uma pequena parte de um grande projeto. Obviamente, isso não lhe dará a sensação de que concluiu a tarefa inteira (como em um projeto pequeno), mas é uma maneira mais inteligente de usar o seu tempo. No futuro, você concluirá suas tarefas mais importantes com mais rapidez se trabalhar nelas um pouco todos os dias.
   • Por exemplo, se você precisa fazer uma grande apresentação em um mês, defina a cada dia quanto desse projeto você fará hoje. Não consumirá muito tempo ou distrairá o resto do seu trabalho, mas será um primeiro passo importante para tornar o resto do processo mais rápido e fácil.
2. 2 Facilite seu trabalho atribuindo tarefas. Se você não estiver na posição mais baixa, poderá distribuir tarefas semelhantes entre seus subordinados para economizar seu tempo. Não deixe outra pessoa fazer um trabalho que só você sabe fazer corretamente. Em vez disso, dê aos subordinados tarefas repetitivas que demoram muito tempo. Assim, você pode usar suas habilidades em tarefas mais importantes. Se você terceirizar um trabalho para alguém, monitore o progresso e estabeleça um prazo. Sempre agradeça aos funcionários por sua ajuda; se eles sentirem que você os aprecia, eles trabalharão muito para você no futuro.
   • Se você for um estagiário, um novo funcionário ou outra pessoa em uma posição inferior na empresa, você também pode tentar distribuir especialmente o mesmo tipo de trabalho entre os funcionários do mesmo nível que você (é claro, com o consentimento deles e o consentimento do seu gerente). Se seus colegas de trabalho estão ajudando você, lembre-se de responder na mesma moeda.
   • Se você tem um bom relacionamento com seu chefe, ele pode terceirizar parte de seu trabalho para outra pessoa.
3. 3 Organize suas reuniões de forma eficiente. Há uma razão pela qual ninguém gosta delas: de acordo com uma pesquisa de 2012, quase metade de todos os entrevistados acha que as reuniões são a maior perda de tempo no trabalho; mais do que visitar sites desnecessários. Podem ser necessárias reuniões para discutir e definir metas. No entanto, se as reuniões forem mal planejadas, muitas vezes podem ser uma perda de horas (e às vezes dias) sem tomar uma decisão importante. Aqui estão algumas dicas para tornar suas reuniões o mais eficazes possível:
   • Defina uma agenda antes de cada reunião para aproveitar ao máximo o tempo alocado. Aloque quanto tempo é alocado para discutir questões específicas. Tente cumprir a programação o mais rigorosamente possível: se tiver outras perguntas, aconselho-o a discuti-las pessoalmente mais tarde.
   • Convide o mínimo possível de pessoas para as reuniões. Manter o número mínimo de pessoas presentes em uma reunião reduzirá a possibilidade de desvios do assunto. Os membros da equipe que não precisam comparecer à reunião continuarão a trabalhar em seus lugares durante esse período.
   • Mantenha suas apresentações de slides o mais curtas possível. A eficácia das apresentações de slides (PowerPoint, etc.) durante uma reunião é altamente controversa. É seguro dizer que, se você usar slides durante a apresentação, mantenha-os o mais curtos e informativos possível. Coloque imagens e informações em seus slides que não podem ser transmitidas oralmente, ao invés de todo o conteúdo de sua apresentação.
   • Finalmente, o princípio básico: indique qual questão você deseja resolver. Faça isso antes da reunião e tome uma decisão o mais rápido possível.
4. 4 Evite conflitos. Infelizmente, muitas situações estressantes podem surgir no local de trabalho. Se você sentir que está prestes a desabar, suprima imediatamente a hostilidade. Talvez você, a pessoa com quem está lutando, ou ambos, deva se desculpar sinceramente. Melhor fazer isso mais cedo ou mais tarde. Se você permitir que algumas brigas se transformem em rixas, seu desempenho futuro será prejudicado, pois você perderá tempo tentando não esbarrar com essa pessoa no local de trabalho. Mas, mais importante, isso só vai fazer você se sentir pior, então não deixe que os conflitos de trabalho afetem sua produtividade e seu humor!
   • Não tenha medo de entrar em contato com um especialista em resolução de disputas e situações de conflito. Os empresários sabem que conflitos e situações desagradáveis ​​podem interferir no trabalho normal, razão pela qual muitos contratam especialistas que são responsáveis ​​pela resolução de conflitos de trabalho. Verifique com sua equipe de RH se você está com raiva, nervoso ou com medo de um colega de trabalho.
   • Quando o seu conflito for resolvido, você não precisa ser amigo do funcionário com quem brigou - você só precisa continuar a trabalhar com ele com calma. Seja educado e atencioso no local de trabalho, mesmo com pessoas de quem você não gosta.

Método 3 de 3: mudanças no estilo de vida

1. 1 Reserve tempo suficiente para descansar. O cansaço nunca melhorou a qualidade do trabalho de alguém; pode desacelerar o ritmo de seu trabalho, reduzir sua capacidade de trabalhar e, se você não dormir o suficiente, pode afetá-lo durante reuniões importantes. Além disso, a falta regular de sono leva a muitos problemas de saúde. Evite adormecer em sua mesa e depois pular o trabalho porque não se sente bem. 7 a 8 horas de sono saudável serão o melhor remédio para você.
   • Na melhor das hipóteses, a letargia no local de trabalho é um problema menor. Na pior das hipóteses, pode ser muito perigoso. Se a segurança das pessoas está em jogo no seu trabalho (por exemplo, você trabalha como controlador de tráfego aéreo ou motorista de caminhão), um sono saudável e adequado é extremamente importante para você.
2. 2 Pratique esportes. Os cientistas provaram que o exercício melhora o humor e a produtividade no local de trabalho. Isso é especialmente verdadeiro para funcionários de escritório. Se você passa a maior parte do dia sentado em frente ao computador, tente prestar um pouco de atenção à atividade física todos os dias. Isso não apenas tornará mais fácil para você sentar-se no trabalho, mas também se sentirá melhor, com mais energia e terá mais motivação para trabalhar.
   • Se esta é a primeira vez que começa a se exercitar, tente combinar cardio moderado com treinamento de força.
3. 3 Esteja de bom humor. Se você está tentando melhorar sua eficiência no trabalho, pode levar sua vida profissional a sério. Em muitos casos, este é um pensamento ruim: você pode conseguir melhorar a eficiência em pouco tempo, mas se sempre se restringir ao prazer no trabalho, você se desgastará facilmente, levando à letargia, estresse e desmotivação. Tente estar de bom humor: se você se sente bem no trabalho, é mais provável que tenha motivação e aspiração. Faça as pequenas coisas que irão melhorar seu humor e permanecer produtivo: ouvir música em seus fones de ouvido, fazer um aquecimento ou levar seu laptop para a sala de descanso para paz e sossego.
   • Aproveite ao máximo o seu intervalo: aproveite a oportunidade de comer bem, conversar e rir com seus amigos do trabalho.
   • Não exagere no café. Pode ser um remédio fantástico nos dias em que você está se sentindo extremamente exausto, mas se você o beber todos os dias, ficará viciado nele e não fará nenhum bem.
4. 4 Crie incentivos para você mesmo. É mais fácil trabalhar com eficácia quando você tem um bom motivo. Se um dia você acha difícil se forçar a trabalhar, pense nos principais motivos que o levaram a este trabalho: seus objetivos de vida, sonhos ou autorrealização. Tente pensar em seu trabalho como um meio para atingir seu objetivo final - seu estilo de vida ideal. Se você ama o seu trabalho, pense em que sentimento o trabalho lhe traz: você tem um sentimento de satisfação com o seu resultado, conquista, quando você completou a tarefa?
   • Pense nas coisas boas que você tem em seu trabalho. Talvez você tenha uma casa, apartamento ou carro que comprou com o dinheiro que ganhou, ou talvez o trabalho permita que você pague a escola dos filhos, ou você tenha outros privilégios.
   • Pense nas consequências se você não trabalhar. De que coisas você terá de desistir se perder sua fonte de renda? Como isso afetará sua família ou outros entes queridos?
5. 5 Se recompense. Se você melhorou sua produtividade com sucesso, comemore: você merece. Não é fácil quebrar os maus hábitos e desenvolver bons; portanto, recompense-se pelo trabalho árduo.Tome uma bebida depois do trabalho na sexta-feira, vá ao clube com os amigos ou apenas deite na cama com um livro. Faça o que te deixa feliz depois da semana de trabalho. Ao recompensar a si mesmo, você aumenta seu senso de realização, que é uma parte importante para mantê-lo motivado.
   • A recompensa não precisa ser grande ou grandiosa. Também não precisa ser caro. Recompensas de modestas a moderadas são as melhores. Guarde o seu Rolex para uma ocasião especial.

Pontas

• Faça projetos mais complexos imediatamente, em vez de deixá-los para depois. Dessa forma, você não tentará evitá-los e aguardar em suspense pela sua vez. Ao fazer um projeto como este primeiro, você provavelmente ficará feliz e será capaz de terminar o dia com uma nota positiva, fazendo projetos mais agradáveis ​​ou menos estressantes.