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• Passos
• Adendo
• Atenção

Precisa escrever uma carta de trabalho profissional e educada? A maioria das mensagens de trabalho vem pré-formatada e fácil de copiar, bastando alterar o conteúdo da mensagem. O correio comercial deve sempre incluir a data, informações sobre o remetente, o destinatário e alguns parágrafos no corpo da mensagem. Você deseja escrever uma imagem, siga os passos abaixo e corrija os pontos necessários para corresponder aos padrões da sua empresa.

Passos

Parte 1 de 4: Mensagem de abertura

1. 

   Compreenda o formato. Não importa do que se trata sua carta, existem alguns padrões para a aparência da carta que você deve seguir. As cartas comerciais devem ser digitadas e escritas em uma fonte popular, como Arial ou Times New Roman. Você precisa destacar os parágrafos nas mensagens manualmente. Isso significa que você começa um novo parágrafo digitando a tecla "return" duas vezes. Não use o comando recuar para destacar parágrafos.
   • Deixe a margem de cerca de 2 cm em todas as bordas.
   • O e-mail também deve ser escrito em fontes populares. Não use fontes que imitem a escrita à mão ou sejam coloridas, exceto em preto e branco no correio comercial.

2. 

   
   
   Escolha o tipo de papel correto. A carta de trabalho deve ser impressa em papel de 22cm x 28cm (tamanho “carta”). Se você não estiver nos EUA, poderá usar papel de tamanho A4. Alguns contratos longos podem ser impressos em papel de 22cm x 36cm ("tamanho ofício").
   • Se você imprimir para envio pelo correio, deverá imprimi-lo em papel timbrado da empresa. Isso dá à carta uma aparência mais profissional e também fornece o logotipo da sua empresa e informações de contato.

3. 

   
   
   Forneça informações sobre sua empresa. Forneça o nome e o endereço da empresa, em que cada parte do endereço está escrita em uma linha diferente. Se você for proprietário ou autônomo, substitua o nome da empresa pelo seu próprio nome ou escreva seu nome acima dele.
   • Se sua empresa tiver um papel timbrado pré-projetado, você poderá usá-lo em vez de digitar o nome e o endereço da empresa.
   • Se você mesmo estiver digitando o endereço, deverá alinhar à direita ou à esquerda na parte superior da página, dependendo das preferências de sua empresa.
   • Se você estiver enviando correio internacional, digite o nome do país em letras maiúsculas.

4. 

   
   
   Adicione a data. Escrever uma data completa é a escolha mais profissional. Por exemplo, você pode escrever "1º de abril de 2012" ou "1º de abril de 2012". A data deve ser justificada à esquerda, algumas linhas abaixo do endereço do remetente.
   • Se a sua carta for escrita dentro de alguns dias, deixe a data em que você terminar a carta.

5. 

   Forneça informações do destinatário. Escreva o nome completo do destinatário, cargo (se houver), nome da empresa e endereço para correspondência, e divida essas informações em linhas separadas. Se necessário, adicione um número de referência. As informações do destinatário devem ser justificadas à esquerda por algumas linhas abaixo da data.
   • É melhor enviar uma carta a uma pessoa identificada. Dessa forma, a pessoa para quem você envia a mensagem pode responder à sua mensagem. Se você não souber o nome da pessoa a quem deve enviar, faça uma pequena verificação. Você pode ligar para a empresa e perguntar o nome exato e o cargo da pessoa.

6. 

   Escolha uma saudação. Uma saudação é um ponto de respeito para o destinatário da carta e a saudação usada depende se você conhece a pessoa para quem está enviando a mensagem, o quanto você a conhece e o quão solene é a carta. . Você pode considerar as seguintes opções:
   • "A quem possa interessar" (para os envolvidos) apenas quando Você não sabe para quem, especialmente para quem deseja enviar a mensagem.
   • Se você não souber o destinatário do seu e-mail, começar com "Dear Sir / Madam" (Dear Sir / Madam ") é uma opção segura.
   • Você também pode usar o título e o nome do destinatário, por exemplo "Dear Dr. Smith" (Dear Professor Smith).
   • Se você conhece bem o destinatário do e-mail e tem um relacionamento próximo com ele, pode chamá-lo pelo nome, como "Querida Susan".
   • Se você não tiver certeza do sexo do destinatário da mensagem, simplesmente digite o nome completo, por exemplo, "Caro Kris Smith" (Olá Kris Smith).
   • Não se esqueça de digitar uma vírgula após a saudação ou dois pontos depois de "A quem possa interessar".
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Parte 2 de 4: redigindo o conteúdo da mensagem

1. 

   Direto ao problema. Tempo é dinheiro, como diz a máxima, a maioria dos empresários odeia perder tempo. Portanto, o conteúdo da carta deve ser apresentado de forma breve e profissional. Escreva uma carta onde o destinatário possa lê-la rapidamente, indo direto ao ponto e resumindo sua opinião no primeiro parágrafo. Por exemplo, você pode sempre começar com "Estou escrevendo sobre ..." (estou escrevendo para ele sobre ...) e começar daí.
   • Não use linguagem texturizada, grandes jabs ou frases longas e redondas - você deve comunicar o que precisa ser dito da maneira mais concisa e clara possível.
   • Expresse de forma convincente. Parece que a maior parte do propósito de escrever uma carta é persuadir o leitor a fazer algo: mudar de ideia, corrigir um erro, enviar dinheiro ou realizar alguma ação. Tente persuadir o destinatário da mensagem a fazer o que você deseja.

2. 

   Use o pronome pessoal. Idealmente, você deve usar os pronomes pessoais "eu" (eu), "nós" (nós) e "você" (você) em sua carta. Descreva-o como "eu" (eu) e chame o leitor de "você" (amigo / avô / avó / irmão / irmã).
   • Observe se você está escrevendo em nome de uma organização. Se você fornece uma perspectiva de crescimento para sua empresa, deve usar “nós” (nos) para que seus leitores saibam que você fala pela empresa. Se você escrever sobre sua opinião pessoal, use “eu” (eu).

3. 

   
   
   Escreva de forma clara, concisa e concisa. Deixe seus leitores saberem exatamente o que você quer dizer. Os leitores responderão rapidamente à sua mensagem apenas se o conteúdo dela for claro. Em particular, se você deseja que os leitores tirem conclusões ou tomem medidas em resposta à sua carta, diga a eles. Explique sua tese da forma mais concisa.

4. 

   
   
   Use frases ativas. Ao descrever uma situação ou fazer uma solicitação, use ativo em vez de passivo. Frases passivas podem tornar sua carta obscura ou não especificar a pessoa envolvida. Além disso, a frase ativa é simplificada e mais direta. Por exemplo:
   • Frase passiva: Os óculos de sol não são projetados ou fabricados no que diz respeito à durabilidade.
   • Declaração proativa: sua empresa projeta e fabrica óculos de sol sem levar em conta sua durabilidade.

5. 

   
   
   Tenha a mente aberta. As cartas são escritas por seres humanos e endereçadas a humanos, portanto, evite letras rígidas, se possível. Você não pode construir um novo relacionamento com uma carta não pessoal e falta de abertura. No entanto, evite usar linguagem coloquial ou gírias, como as frases "você sabe" (você sabe), "quero dizer" (quero dizer) ou "quero" (quero fazer - abreviação de "quero"). grande'). Mantenha seu tom sério, mas amigável e entusiasmado.
   • Se você conhece bem o destinatário, deve ter uma linha de bons votos para ele informalmente.
   • Use seu próprio julgamento ao decidir até que ponto se expressar. Às vezes, um pouco de humor pode ajudá-lo a fazer um negócio bem-sucedido, mas tenha cuidado ao provocar isso pode ser um erro.

6. 

   Educado e cortês. Mesmo se você escrever uma carta para reclamar ou expressar preocupações, você ainda pode ser educado. Coloque-se no lugar do receptor e tenha todas as idéias que você tiver, de uma maneira sensata para que os leitores vejam que você está sempre entusiasmado e disposto a ajudar.
   • Por exemplo, você pode fazer uma reclamação dura como esta: “Acho que seus óculos de sol estão ruins e nunca mais vou comprá-los”. No entanto, você pode escrever de forma mais cortês: “ Estou desapontado com o produto de óculos de sol da sua empresa e pretendo comprar óculos em outro lugar no futuro.

7. 

   Use o modelo de cabeçalho de “segunda página” para páginas adicionais. A maioria das cartas comerciais deve ter uma página curta. Mas se o problema do qual você está falando for mais longo, como um contrato ou um problema jurídico, talvez você precise de mais algumas páginas. Use o modelo de papel timbrado da "segunda página", que geralmente tem um endereço abreviado e o mesmo tipo de papel do papel timbrado da primeira página.
   • Numeração de página no topo da página com a segunda página e as subsequentes. Você também pode adicionar nomes e datas de destinatários.

8. 

   Resumo do conteúdo. No parágrafo final, resuma os pontos principais e indique claramente as etapas de seu plano de ação ou o que esperar do destinatário da mensagem. Observe que o destinatário pode entrar em contato com você para perguntar ou falar, agradecendo pelo interesse na carta e seu problema. propaganda

Parte 3 de 4: Cartas finais

1. 

   Escolha a frase final. A frase final, como uma saudação, mostra respeito ao destinatário da carta e ao grau de solenidade da carta. "Atenciosamente" ou "Sinceramente" geralmente é uma escolha segura; Você pode considerar outras opções, como "Cordialmente", "Respeitosamente" (Atenciosamente), "Atenciosamente" e "Atenciosamente" (Atenciosamente). Você também pode escolher um final um pouco menos formal, mas profissional, como "Tudo de bom", "Felicidades". , "Atenciosamente" e "Obrigado" e "Obrigado". Use vírgulas após a frase.

2. 

   Placa. Deixe cerca de quatro linhas em branco e assine. Assine sua assinatura após imprimir a carta ou se enviá-la por e-mail, digitalize a imagem da assinatura e cole-a nesta parte da mensagem. Você deve escolher tinta azul ou preta para a assinatura.
   • Se você estiver assinando uma carta para alguém, escreva "pp:" antes de sua assinatura. "Pp" significa "por procurationem" (como "por agência" ou "em nome de").

3. 

   Digite seu nome e informações de contato. Abaixo da sua assinatura, digite seu nome completo, cargo, número de telefone, endereço de e-mail e quaisquer métodos de contato possíveis. Cada informação é escrita em uma linha separada.

4. 

   Adicione a abreviatura do digitador. Se outra pessoa que não você digitou a carta, você deve adicionar as iniciais dessa pessoa sob a assinatura. Às vezes, as iniciais da pessoa que escreveu a carta foram incluídas. Portanto, é importante distinguir entre a pessoa que escreveu a carta e quem digitou a carta.
   • Por exemplo, se você acabou de adicionar as iniciais do datilógrafo, escreva-as em letras minúsculas: mj
   • Se você adicionar as abreviações do escritor, escreva-as em letras maiúsculas e a abreviatura do digitador em minúsculas: RW: mj. Você também pode usar uma barra entre as duas abreviações: RW / mj.

5. 

   Observe os documentos anexados. Se você estiver anexando um documento para o destinatário ver, anote-o algumas linhas abaixo de suas informações de contato, anotando o número e o tipo do documento. Por exemplo, você pode escrever: "Anexos (2): currículo, brochura" ("Anexo (2): currículo, brochura").
   • Você também pode abreviar “Gabinetes” como “Gabinetes”. ou "Enc.".

6. 

   Adicionar destinatários. Se você enviar uma cópia da carta para outra pessoa, deverá incluir o nome dessa pessoa na carta. Você pode fazer anotações digitando "cc:" sob a linha "Anexos", "cc" significa "cópia de cortesia", com o nome e cargo da pessoa ("cc" para "Cópia carbono" (cópia carbono) quando a carta é digitada em papel carbono).
   • Por exemplo, escreva: "cc: Mary Smith, vice-presidente de marketing" ("Prezada: Mary Smith, vice-gerente de marketing").
   • Se você quiser adicionar outro destinatário, digite o nome de uma segunda pessoa diretamente abaixo do nome da primeira pessoa e não precisa de "cc:".
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Parte 4 de 4: Feito

1. 

   Edite sua mensagem. A aparência é o elemento chave para um redator profissional. Certamente o leitor verá facilmente que você é competente e responsável ao corrigir as menores falhas da carta. Você pode executar o comando de ortografia para verificar a ortografia da palavra, mas também pode verificar lendo a carta com atenção antes de enviar.
   • Querendo saber se a carta era clara e concisa. Existe um parágrafo com mais de três ou quatro sentenças? Nesse caso, você pode excluir parágrafos desnecessários.
   • Se a carta for realmente importante, você pode pedir a um amigo ou colega para verificá-la rapidamente. Às vezes, apenas levar alguns segundos para ler pode ajudá-lo a identificar erros ou uso de palavras desajeitado que você talvez não tenha visto.

2. 

   Não grampeie a correspondência. Se a mensagem tiver muitas páginas, evite grampear a mensagem. Se você quiser ter certeza de que as páginas estão alinhadas corretamente, use o clipe de papel no canto superior esquerdo.

3. 

   Enviando. Se você enviar pelo correio, use um envelope comercial. Se estiver disponível um envelope com o logotipo da sua empresa, use-o. Imprima claramente o endereço de retorno e o endereço do destinatário. Dobre a carta em três partes, de modo que, quando o destinatário abrir a mensagem, a primeira parte da mensagem dobre na parte superior e abra na parte inferior. Certifique-se de ter selos suficientes e envie-os.
   • Se achar que o endereço manuscrito está manchado e não corresponde ao seu estilo profissional, digite o endereço por escrito, coloque o envelope na impressora e imprima o endereço no envelope.
   • Se a carta for extremamente importante e / ou urgente, você deve enviá-la por correio.
   • Se quiser enviar a mensagem por e-mail, converta-a para o formato HTML ou salve a mensagem como PDF para manter o formato. O envio de papel é melhor, no entanto.
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Adendo

• Use uma boa caneta para assinar cartas.
• Rápido. Se você não puder responder à solicitação do remetente em uma semana, conte a ele sobre isso e informe quando puderem obter uma resposta sua.
• Concentre-se nos aspectos positivos. Fale sobre as coisas que você pode fazer, não sobre as coisas que não pode. Por exemplo, se você não tiver um item em estoque, não diga ao cliente que você não pode atender ao pedido dele; em vez disso, diga que o produto é popular e, portanto, seu lado está fora de estoque. . Em seguida, diga a eles quando você pode oferecer o produto.
• Se você escrever uma carta com muito conteúdo, deve primeiro listar essas coisas.
  • Liste todas as coisas que você deseja cobrir. Não se preocupe com o pedido.
  • Para cada conteúdo, liste as palavras-chave, exemplos, argumentos e fatos.
  • Revise o conteúdo em seu esboço para que seja apropriado para seu propósito e seu público.
  • Elimine quaisquer problemas não relacionados.
  • Organize as informações na ordem que for melhor para o leitor.

Atenção

• Não escreva cartas com frases lisonjeiras. Um elogio verdadeiro é aceitável, mas se você o fizer em excesso, o leitor sentirá que você trabalha lisonjeando, não por sua habilidade.
• Não use um tom muito áspero e imponente. Lembre-se de que você está tentando fortalecer ou iniciar um relacionamento profissional com uma carta comercial.