Organização de Eventos - Dicas

Vídeo: Como Organizar o Seu Primeiro Evento - Passo a Passo

Contente

Passos
Adendo
Atenção

Organizar eventos pode parecer uma tarefa muito difícil e as coisas ficam ainda mais complicadas se você não tiver um plano e planeje com antecedência. Portanto, tente evitar isso - preparando-se com meses de antecedência e mantendo a calma durante o evento.

Passos

Método 1 de 4: planeje meses antes do evento

Determine o propósito do evento. Determinar o propósito de sua organização ajudará a manter seu evento no caminho certo. Você está planejando um evento para educar a comunidade? Convencer potenciais patrocinadores? Elogie um determinado indivíduo ou grupo? Detalhe esse propósito o máximo possível. Não importa o que você esteja fazendo (educar, persuadir, elogiar, etc.), porque você faz isso de novo
- Pense nisso como sua declaração de missão ou premissa de seu sucesso. Depois de saber o que deseja com certeza, será muito mais fácil!
Estabeleça metas.Exatamente O que você quer alcançar? Não o número de pessoas que compareceram ao evento, não o fato de que aconteceu - como você quer que o evento seja? 5 novos membros para sua organização? Levantou 20 milhões de dong? Mudar a mentalidade de outras pessoas? Deixar todo mundo animado?
- Pense nos 3 resultados que você mais deseja do evento e concentre-se em torná-los realidade. Você pode pesar uma meta financeira, uma meta social e uma meta pessoal - depende de você!
Reúna voluntários. Você precisa de membros bons e bons em muitas áreas diferentes do comitê organizador. Eles podem ajudá-lo com tudo, desde agendamento, orçamento, envio de convites, criação de cartazes, boas-vindas aos convidados e limpeza após o evento. Em outras palavras, eles o ajudarão a realizar o trabalho. Se possível, encontre voluntários em quem possa confiar!
- Certifique-se de que os organizadores, bem como os gerentes de eventos, trabalhem de acordo com a programação que você estabeleceu no plano. A colaboração entre as partes tornará seu trabalho mais fácil. Ao pedir ajuda a alguém, seja claro desde o início sobre o que espera dessa pessoa e a extensão de sua participação no evento.
- Se você não consegue encontrar um voluntário, contrate uma equipe de eventos! Isso depende inteiramente do tipo de evento que você está organizando. Você pode alugar o local com a equipe do evento ou de terceiros.
Orçamento estimado. Todas as despesas, receitas, subsídios e outras despesas extraordinárias devem ser incluídas no orçamento. Se você não fizer um orçamento, vai encerrar o evento com uma grossa fatura e uma carteira vazia sem entender o que acabou de gastar. Seja realista desde o primeiro dia para não se surpreender mais tarde!
- Encontre maneiras de manter os custos baixos. Você pode contratar voluntários para trabalhar de graça? Considere locais que são mais baratos para alugar (por exemplo, a casa de alguém)? Lembre-se de que uma reunião pequena, simples, mas bem-sucedida, é muito melhor do que uma festa de luxo que fracassa.
Determine a hora e o local do evento. Este é o fator mais importante do evento. Qual deve ser a hora e o local do seu evento para que as pessoas digam: "Sim, estarei lá!"? Você deseja hospedar o evento em um momento em que todos estejam livres e em um local conveniente onde você tenha aluguel suficiente!
- Confira a programação da comunidade em que você mora e pense em quem participa do evento. Se o seu objetivo for donas de casa, organizar eventos diários e de bairro é a melhor opção (você pode fornecer serviços extras de babá). No caso de estudante participante, realizar o evento no centro da cidade em uma noite da semana. Se possível, você deve ir para a casa deles Montagem.
- Claro, haverá muitos locais de eventos que você precisará reservar com antecedência. Entre em contato conosco para alugar esses locais o mais rápido possível. Eles podem ser mais caros do que você pensa!
Considere a logística. Você precisa pensar sobre logística em todos os aspectos. Como ficará o estacionamento? A capacidade de participação das pessoas com deficiência? O que você pode fazer com o espaço do evento? qual equipamento você precisa? Você precisará de algo extra por uma taxa (por exemplo, bebidas do palestrante, emblemas, publicações)? Quantas pessoas serão necessárias para que o evento corra bem?
- É muito importante refletir e discutir com os membros dos organizadores para considerar todos os aspectos do evento. Existem obstáculos que você pode prever e evitar? Os convidados precisam de um lugar para ficar? Quais exceções são necessárias?
Pense em marketing e publicidade. Enquanto se prepara para o evento, construa um rascunho do pôster. O pôster deve incluir informações sobre data, hora, local, convidados principais, nome do evento e o tema ou slogan do evento. Como o tempo de preparação é muito cedo, você pode passar muito tempo pensando nesses conteúdos cuidadosamente - mas você deve construir um rascunho inicial para ver o que as seções estão todas juntas!
- Pense em outras maneiras de promover o evento. Mande emails? Correio de correio? Fornecendo informações no Facebook, Twitter ou uma série de sites de eventos online (mais sobre isso mais tarde)? O que você precisa antes eventos para envolver as pessoas e o que você precisa no eventos para detê-los?
Reorganize o trabalho. Talvez você esteja se sentindo muito confuso agora. Respire fundo e abra o software Excel. Elabore um projeto de cronograma de atividades do evento. Use algumas planilhas do Excel para organizar suas idéias. Pode parecer papelada desnecessária neste momento, mas nos próximos dois meses você será grato a si mesmo por cuidar de si mesmo.
- Elabore um cronograma de trabalho (com prazos) para cada atividade. Anote todos os membros dos organizadores, quando e onde precisar deles. Desta forma, você pode programar seu trabalho e evitar perguntas posteriores.
propaganda

Método 2 de 4: programe o trabalho para 2 semanas antes do evento

Certifique-se de que tudo está pronto. Identifique a hora, local, principais convidados, organizador do evento, nome do evento e slogan. Haverá qualquer coisa Podemos nos perder? Podem acontecer mudanças de última hora? Nesse ponto, tudo deve estar tão claro quanto em papel preto e branco.
Reúna-se com membros dos organizadores. Solicite aprovação de orçamento, cronograma, etc. de organizadores, bem como gerentes de eventos. Agora é a hora certa para lidar com as perguntas. Todo mundo já entendeu suas obrigações? Eles estão confortáveis com tudo?
- Mais uma vez, reúna-se com os organizadores e também com os voluntários para pensar sobre possíveis problemas. Este também é o momento perfeito para planejar sua ação.
- Certifique-se de que os organizadores não tenham problemas internos. Mantenha contato com todos os chefes de departamento, organizadores e voluntários.
Divida o trabalho entre diferentes pessoas e deixe uma pessoa com experiência coordenar todas as atividades. Se este for um evento de grande escala, designe várias pessoas para coordenar diferentes atividades sob a supervisão de uma pessoa. Este líder deve ter a confiança dos membros dos organizadores.
- Você deve designar um ou dois membros para passar o tempo dando as boas-vindas aos convidados e conversando antes do evento.Basicamente, é a recepcionista, responsável por animar todos os convidados e fazer com que estes vejam que estão a ser cuidados.
Certifique-se de manter todas as páginas online relacionadas ao evento atualizadas. Você provavelmente já conhece o Facebook e o Twitter, mas existem muitos outros sites online que você pode usar para promover, como Eventbrite, Evite e Meetup. Se você nunca ouviu falar dessas páginas, pesquise agora! Caso seu evento seja no exterior e você deseja vender ingressos online, o Ticketbud é bastante útil.
- E, claro, atualize a página online, blog ou página do Facebook do evento, se disponível. Você pode enviar lembretes de eventos, postar fotos e gerenciar respostas a eventos. Quanto mais ativo você estiver online, mais amplo se tornará o evento. Se você estiver hospedando um evento relacionado a jardinagem, decoração de casa ou outros campos criativos, você também pode usar o Pinterest.
Obtenha patrocínios e outras fontes de dinheiro dos convidados. Existem muitos tipos de despesas que surgirão nas próximas semanas e você não quer pagar por tudo sozinho! Baralhe um pouco pelos custos iniciais - seja o aluguel de um local para eventos, equipamento ou um banquete? Você também pode ter que pagar alguns dos valores acima antes de começar a se preparar para o evento.
- Certifique-se de ter construído um sistema para lidar com documentos, certificações, faturas e outros papéis. Você precisa manter todos os documentos para referência futura, portanto, quanto mais cedo você estiver organizado, mais conveniente será o futuro, especialmente quando seu parceiro não trabalhar de forma profissional.
Promoção do evento. Prepare publicações, lance anúncios, publique para a imprensa, envie convites, telefonemas, grupos de contato por e-mail, encontre participantes ou patrocinadores em potencial. Como as pessoas vão conhecer e participar do seu evento? Certifique-se de que as informações fornecidas são completas, exceto por alguns fatores de questionamento - a curiosidade do hóspede também precisa ser estimulada!
- Pense no seu público-alvo. Se você deseja convidar os mais velhos, não perca tempo enviando mensagens pelo software Snapchat. Vá aos lugares onde eles vão ou use as ferramentas que seu público está usando.
Reúna os itens necessários para o evento. Esses itens podem incluir uma medalha, jogo, lembrança, recompensa ou certificado. Existem muitas coisas pequenas e triviais às quais pessoas inexperientes não podem prestar atenção, mas você deve conhecer todos os menores fatores. Não se esqueça de móveis, equipamento de som, mesas, toalhas de mesa e outros itens grandes e importantes!
- Esta é mais uma coisa sobre a qual você deve levar algum tempo para refletir. Não pare até encontrar 5 itens que você se esqueceu de preparar - tudo, desde canetas esferográficas e kits de primeiros socorros a baterias, cubos de gelo e cabos de extensão. Você vai querer estar pronto para qualquer situação.
Ordenar tudo. Prepare a gravação de vídeo. Organize o transporte para os hóspedes. Providencie comida para a equipe de limpeza. A lista pode durar para sempre, mas sem ordenação não será possível organizar o evento!
- Prepare comida e bebida. Este também é um bom momento para arranjar acomodações especiais, como acomodações para pessoas com deficiência. Verifique se algum hóspede é vegetariano ou tem outras necessidades específicas de alimentação. Muitos sites de venda de ingressos para eventos online terão uma seção de "perguntas feitas por você mesmo", que o ajudará a avaliar as solicitações especiais de seus convidados.
- Prepare mesas e cadeiras, cenários, microfones, alto-falantes, computadores, projetores, pódios - tudo o que for necessário no local do evento.
Prepare sua lista de contatos. Você precisa ter números de telefone, endereços e endereços de e-mail dos organizadores. Faça uma lista semelhante com VIPs (convidados particularmente importantes) e fornecedores de bens ou serviços. Quando alguém não aparece ou está atrasado, esta é uma lista que você pode usar.
- Digamos que a equipe do banquete esteja atrasada. O que você vai fazer? Pegue imediatamente a lista de contatos deles e ligue para eles. Oh, eles acham que você vai ao lugar para pegá-lo 36 quilos de carne de porco desfiada? Tanto faz. Você entrega a lista ao Sr. A, ele pega o caminhão e vai para o endereço de coleta de carne no papel. Você evitou um desastre. Agora você sabe que não deve contratar essa equipe de serviço ou dar orientações mais claras!
Vá ao local do evento com os organizadores. Observe ao redor e avalie o estacionamento, banheiros, quartos e portas. Procure locais próximos onde você possa fazer fotocópias, fazer ligações e comprar itens essenciais. Em geral, tenha o local do evento em mãos.
- Fale com a pessoa que você contatou para alugar o local. Eles devem ter uma compreensão melhor do local do que qualquer outra pessoa. Há algum problema que você deva saber? Tempo limitado? A porta fica trancada em certos momentos? Esperançosamente, isso não acontecerá - mas você também deve saber mais sobre os horários de verificação de alarme de incêndio.
propaganda

Método 3 de 4: Prepare-se nas 24 horas antes do evento

Mantenha a calma. Você consegue. É especialmente importante que você fique calmo e não fique confuso ou ansioso. Você está se preparando há meses! Tudo vai ficar bem. Quanto mais calmo você estiver, mais calmos seus companheiros ficarão e mais tranquilo o evento será. Além disso, tudo vai acabar logo!
- Sério, você consegue. Você fez tudo o que podia, pensando em todos os problemas possíveis - se algo der errado, você sabe como resolver o problema. E lembre-se: ninguém pode culpar você. Um hóspede barulhento, a comida não é boa - as pessoas vão entender que você não pode controlar tudo. relaxar. Você ficará bem.
Última verificação com membros dos organizadores. Certifique-se de conversar com todos sobre as formas de chegar ao local do evento e quando chegar. O que você não quer é quando todos os organizadores te ligam no dia do evento porque você não sabe onde fica a porta dos fundos.
- Mesmo que ninguém diga nada ou faça perguntas, faça o possível para avaliar as atitudes dos outros. Todos estão satisfeitos com seu trabalho? Eles se dão bem? Caso contrário, converse com todos e tente desfazer o nó. Talvez alguém se encaixe em outro departamento ou trabalhe com outras pessoas.
Verifique todos os convites e respostas. Liste os convidados em uma planilha do Excel e calcule o número de pessoas. Para a maioria dos eventos, o número de participantes confirmados será não são mostra o número de pessoas que realmente participaram do evento. Você pode ter 50 validadores, mas no final existem apenas 5 ou até 500 pessoas participam. Embora você deva saber o número de validadores, esteja pronto para lidar com a situação quando houver poucos ou muitos participantes!
- Lembre os convidados VIP sobre o evento. Você ficará surpreso com o número de pessoas que dizem: "Ah, certo. Amanhã, não é?" Com uma simples chamada ou mensagem de texto, você pode evitar isso.
Vá até o local do evento e verifique se está tudo pronto. A sala está arrumada e pronta? Os dispositivos eletrônicos estão instalados e funcionando? Você pode pré-instalar qualquer dispositivo, se necessário? A equipe está totalmente preparada para o evento?
- Verifique se o evento tem apoiadores suficientes. Naturalmente, é melhor se você tiver mais apoiadores do que precisa. Você pode ter que pedir a alguém para uma emergência, precisar que alguém tome conhecimento de um convidado ou resolver um problema que você não pode antecipar. Ou, você sabe, pode precisar de alguém para lhe servir mais café.
Prepare kits para os participantes do evento. Este kit pode incluir uma garrafa de água, uma barra de chocolate, nota adesiva, uma caneta esferográfica, um folheto e qualquer outra informação de que necessitem. Também é uma boa ideia se você quiser adicionar pequenos souvenirs.Este é um grande destaque que mostra que o evento foi bem organizado, e ao mesmo tempo faz com que os convidados se sintam valorizados.
- Este kit pode ser para convidados ou organizadores, ou ambos! Quem não gosta de barra de granola e caneta esferográfica?
Programar informações de eventos (planilha de execução ou planilha de execução). Aqui está uma lista de todas as informações necessárias divididas por tempo e / ou departamento. Prepare um programa de tarefas em minutos com atividades importantes. O modelo da folha de corrida será inteiramente decidido por você. Tente manter o mínimo de informações para facilitar a leitura.
- Se você for realmente difícil, construa estes espécies uma folha de corrida diferente pode ser útil. É mais provável que os palestrantes queiram saber a lista de outros convidados que estarão onde e quando. Os organizadores vão querer uma lista de equipamentos, cronogramas e planos de limpeza. Quando você tiver tempo suficiente para montar a planilha de execução, você achará isso bastante útil.
Faça uma lista de itens para levar ao local do evento. Quão ruim vai ser quando você chegar ao evento, tudo pronto, todo o mundo estão lá e você percebe que esqueceu 12.000 xícaras em casa? Isto é mau. Você estragou tudo. Então faça uma lista, verifique mais uma vez e leve todos os ingredientes para preparar!
- Se os itens estiverem espalhados em lugares diferentes, atribua uma tarefa específica a cada pessoa. Ao fazer isso, você não precisa gastar 8 horas correndo e recolhendo esses itens em pânico. "Uma árvore não faz um jovem, três árvores se aglomeram de modo que a montanha é alta" - disse o povo antigo.
propaganda

Método 4 de 4: controle a data do evento

Chegue cedo ao local do evento com organizadores e voluntários. Verifique se todos estão presentes e se os componentes eletrônicos estão funcionando corretamente. Alguma pergunta de última hora? Se tiver tempo, vamos beber refrigerante, compartilhar, incentivar a todos e descansar! Você consegue. Você está pronto.
- Certifique-se de que o organizador use um crachá especial ou carregue alguns itens reconhecíveis em mãos, para que os participantes do evento possam pedir ajuda quando necessário. Às vezes, os ternos cáqui não são suficientes.
Todo tipo de coisa, por dentro e lado de fora. Você precisa de balões na caixa de correio? Cartazes no canto da sala? E quanto à porta e ao longo do corredor? Se seus convidados tiverem que passar por um labirinto caótico para chegar ao local do evento, você deve colocar muitos sinais de trânsito.
- Banners de boas-vindas e outros painéis informativos na frente do prédio serão especialmente úteis. Você deseja que as pessoas sejam capazes de reconhecer o local do evento diretamente da rua. Não há nada a se perguntar sobre isso!
- Há recepção e convidados cadastrados no evento. Quando os convidados entram pela porta, eles devem ver exatamente o que precisam fazer. Caso contrário, eles ficarão pairando em um estado de incerteza e desconforto. Você se lembra da seção de recepção mencionada acima? Por favor, designe alguém para ficar perto da porta para dar as boas-vindas e responder a todas as perguntas do hóspede.
- Música flutuante! A música apagará a atmosfera tímida do evento.
Certifique-se de que os participantes do evento saibam o que está acontecendo. Se um orador estiver atrasado, você precisará avisar sobre o atraso do evento. Se a refeição demorar mais do que o esperado, os convidados do evento devem ser observados para quaisquer alterações na programação. É muito raro que os eventos ocorram conforme planejado - portanto, quando os cronogramas não são seguidos de perto, certifique-se de que as partes continuem conversando.
Tire uma foto! Você pode querer tomar nota disso. Ao mesmo tempo, as pessoas ficarão animadas ao ver alguém segurando uma câmera para registrar os momentos do evento. Tire uma foto do banner do seu patrocinador, seu banner, o portão de boas-vindas, a área de recepção, etc. Você também pode usar essas fotos para o próximo ano!
- Se possível, deixe um amigo ou fotógrafo profissional fazer o trabalho. Você tem muito trabalho a fazer! Você precisa conversar e comer com os convidados, então outra pessoa deve cuidar da sessão de fotos.
Colocando documentos após o evento. Você deve ter plantado alguma ideia na percepção dos convidados e deseja que eles saiam do evento com pensamentos específicos, reflexão ou determinação para agir. Portanto, prepare um folheto ou qualquer item que eles possam trazer com eles depois de evento.
- Você pode considerar pesquisar o evento recente para esta seção. Forneça um meio para que eles expressem o que pensam, o que devem melhorar e o que desejam no próximo evento. E, claro, como eles podem se envolver!
Limpe os locais do evento! Verifique seu contador de energia, remova banners, limpe móveis e muito mais. Você vai querer que o site volte ao seu estado original - especialmente quando pagar o aluguel e quiser voltar. Você também pode evitar as taxas adicionais impostas pelo provedor do local. Divida o trabalho uniformemente para que o processo de limpeza seja o mais rápido e suave possível.
- Verifique novamente para ter certeza de que nenhum objeto de valor foi deixado para trás. Em caso afirmativo, prepare um formulário de reivindicação de item perdido.
- Se você danificar algo, avise a pessoa que contatou para alugar o local. Honestidade e franqueza são sempre a melhor atitude.
- Remova o máximo de lixo possível. O departamento de manutenção assumirá depois disso.
Esteja atento a todas as missões pós-evento. Dependendo do tipo de evento que você organizar, você pode não ter nada para fazer após o evento, ou haverá uma longa lista de pessoas para agradecer, bem como recebimentos pendentes. Aqui estão algumas idéias para você começar:
- Obrigado a todos os membros da comissão organizadora, especialmente aos patrocinadores e voluntários. Você não pode organizar um evento sem eles!
- Completar e lidar com questões financeiras. Isso deve ser feito o mais rápido possível, quanto menos falhas, melhor.
- Faça uma festa de gratidão a todos que o ajudaram. Você deseja que seus companheiros de equipe se sintam gratos e, ao mesmo tempo, deseja que seus patrocinadores vejam que eles trouxeram mudanças e uma boa causa.
- Distribua lembranças ou outras publicações para as partes interessadas.
- Transfira faturas para patrocinadores e outros.
- Poste fotos na página online do evento.
Faça uma reunião para aprender com as experiências e fazer melhor da próxima vez. Depois que tudo acabar, o que você gostaria de fazer de diferente? O que funciona e o que não é? Você gostaria de hospedar um evento como esse? O que você aprendeu?
- Se você receber uma resposta de todos, leia todos eles. Mesmo que você não receba nenhuma resposta dos convidados, pergunte aos organizadores do evento! Como eles pensam? Eles gostaram desse tempo? Provavelmente só porque a barra de granola e a caneta eram de graça, certo?
propaganda

Adendo

Lista de documentos a preparar:
- Orçamento Provisório
- Agenda de eventos (horário de cada programa do evento)
- Convite
- Lista de convidados
- Plano de ação
- Cronograma de trabalho (cronograma de conclusão)
- Documentação para comunicados à imprensa
- Discurso
- Lista de participantes
- Discursos das partes (anexar currículo do palestrante)
- Programa de trabalho
- A programação é dividida em minutos
- Lista de contatos da rede (número de telefone do organizador)
- Lista de itens para trazer
- Lista de tarefas a serem concluídas
- Relatórios de eventos (para imprensa e outros)
Antes do evento, atribua indivíduos / departamentos para serem responsáveis pelas seguintes áreas:
- Doadores
- Os participantes
- Convidado importante, palestrante
- Projete, imprima, colete artigos e avalie esses produtos
- Recompensas, lembranças, presentes, banners, certificados
- Veículos, catering, organização de locais para eventos, decoração, cenários, estacionamento
- Mídia, RP (relações externas), Marketing
Fatores a serem considerados ao escolher um local e negociar preços:
- Capacidade do local (número de participantes, exceto para aqueles que não compareceram oficialmente)
- Disponibilidade de alimentos (caso as refeições também sejam fornecidas pelo local)
- Horário (horário de início e término do evento)
- Iluminação (caso o evento seja noturno)
- Existe ar condicionado ou não
- O equipamento necessário é fornecido (microfone, alto-falantes, etc.)
- Móveis (móveis, toalhas de mesa, etc.)
- Podem ser realizados eventos de música e entretenimento no local (com shows menos formais)
- Gerador
- Fácil acesso ao local - seja no centro da cidade ou não (os delegados podem comparecer sem qualquer dificuldade)
- Sala especial para organizadores, vestiários, etc.
- custo total
No dia do evento, designe a pessoa / departamento como responsável pelo seguinte:
- Coordenação geral
- Banheiro
- Comida
- Trabalha no campo
- Host (MC)
- Computadores, projetores
- Fotógrafo
- Recepcionista
- Controle de multidão e relações públicas com a multidão
- Estacionamento
- Proteger
- Distribuir documentos e suprimentos (presentes e certificados para indivíduos específicos, bem como para todos os participantes do evento)
Fatores a serem considerados ao decidir sobre a data do evento:
- O convidado principal e outros convidados VIP estarão disponíveis durante o dia?
- Qual dia é o melhor para seu público-alvo?
Em todos os momentos, você não pode transferir seu trabalho e responsabilidades para outra pessoa.
O trabalho é responsável.
Na hora. Se você estiver atrasado, relate o trabalho completa e imediatamente à pessoa que você precisa relatar.
Quando surgirem problemas, não culpe os outros, não pense muito e cause mais estresse, encontre maneiras de resolver o problema.
Certifique-se de ter um plano de evacuação para emergências. Se o seu evento for em grande escala, certifique-se de que a polícia e os médicos estejam de plantão.

Atenção

Não entre em pânico ou estresse. Uma postura calma trará melhores resultados.
Esteja preparado para qualquer situação. Às vezes, haverá coisas fora de seu controle. Se você é membro dos organizadores, não fique com raiva quando alguém gritar com você, essa pessoa pode estar apenas tensa. Se você é um coordenador, não se estresse ou entre em pânico. Por favor, faça tudo com calma. Tente refletir sobre as situações possíveis e o que você faria nessas situações.