Contente

• Dar um passo
• Parte 1 de 3: Identificando-se
• Parte 2 de 3: Dê sua opinião
• Parte 3 de 3: Conclusão
• Pontas
• Avisos

Se você costuma ligar para os clientes em busca de seu trabalho, há uma boa chance de que, com frequência, tenha de deixar um correio de voz. Mas o que exatamente você deve dizer após o bipe? Pode ser desesperador lembrar de todas as informações pertinentes para comunicar, o que pode impedir que detalhes importantes sejam ditos. Ao usar um sistema de correio de voz, você nunca mais terá que gravar mensagens de voz confusas e improvisadas. Ao passar rapidamente por uma lista de verificação em sua cabeça, você pode garantir que forneceu todas as informações necessárias e que tem mais chances de ser chamado de volta.

Dar um passo

Parte 1 de 3: Identificando-se

1. Use a entonação correta. Assim que a gravação de sua mensagem começar, você deve falar de forma clara e inteligível. Não tente resmungar ou falar muito rápido. Faça o seu melhor para soar interessado e alegre para chamar a atenção do ouvinte. Embora o receptor não possa ver você, sua entonação geral será captada pelo telefone, portanto, certifique-se de transmitir a correta.
   • Articule tudo o que você diz. A má recepção pode distorcer sua voz e fazer com que você caia. Até mesmo uma voz normal pode soar como um murmúrio ao telefone.
   • Sua voz deve estar em sintonia com o tipo de chamada que você está fazendo. Por exemplo, não há problema em parecer alegre ao deixar uma mensagem de voz para parabenizar seu sobrinho por se formar no ensino médio. No entanto, se você deseja expressar suas condolências a um amigo enlutado, deve certificar-se de que sua voz seja solene e respeitosa.
2. Por favor inclua seu nome. A primeira coisa a fazer é dizer seu nome. Dessa forma, a pessoa para quem você está ligando saberá imediatamente com quem está lidando. Um simples "este é (seu nome)" é suficiente para a maioria das situações. Se você ainda não conheceu alguém, pode escolher "meu nome é (seu nome completo)". Amigos e parentes irão reconhecê-lo sem ter que se identificar. Se for uma chamada de negócios, a outra pessoa terá imediatamente um nome para associar à voz e à mensagem, talvez permitindo uma forma de comunicação mais personalizada.
   • Essa etapa parece óbvia, mas costuma ser esquecida pelos chamadores.
   • Se você tiver um cargo específico ou uma descrição sua que possa ser útil para o destinatário para o acompanhamento, inclua-o após o seu nome. Por exemplo, "Meu nome é Dr. Versluis, radiologista do Hospital Universitário de Amsterdã "ou" Esta é Ariane Janssens, a mãe de Chloe que está na aula com sua filha ".
3. Deixe seu número de telefone. Inclua seu número de telefone imediatamente após listar seu nome. A maioria dos chamadores espera até o final do correio de voz para fornecer suas informações de contato, mas se o destinatário não conseguir anotá-las corretamente na primeira vez, será obrigado a ouvir a mensagem inteira novamente. Lembre-se de falar devagar e articular tudo ao comunicar seu número de telefone para que seja compreensível.
   • Uma maneira simples de incluir seu número de telefone no início de uma mensagem é dizer algo como 'Este é (seu nome), meu número é (seu número de telefone)' ou 'meu nome é (nome) e ligarei (número ) '.
   • Apesar de as funções de identificação de chamadas serem onipresentes, é sempre recomendável deixar o seu número de telefone, caso a pessoa que vai ligar para você não tenha salvado o seu número ou caso você solicite um retorno de chamada para outro número.
4. Fornece um ponto de conexão. Ao ouvir correios de voz comerciais ou mensagens de remetentes desconhecidos, as pessoas rapidamente ficarão desconfiadas ou perderão o interesse se não souberem quem você é e por que está ligando. Tranquilize-os mencionando um amigo ou referência em comum que lhe deu o número deles. Mais uma vez, isso garante que a ligação seja mais profissional. O correio de voz soará menos intrusivo e será mais provável que você receba uma chamada de volta.
   • Tente incluir uma breve introdução que desperte o interesse do ouvinte, como "Consegui seu número com Patrick, que me disse que você estava pensando em vender seu barco".
   • Mesmo se você não estiver fazendo uma ligação comercial, encontrar um ponto de contato é importante para tranquilizar o destinatário. "Este é Bob, seu vizinho à sua frente" é mais pessoal do que "Este é Bob Vermeersch".

Parte 2 de 3: Dê sua opinião

1. Pense no que você vai dizer de antemão. Antes de deixar um correio de voz, certifique-se de ter uma ideia clara do que irá dizer. Isso não deve ser um problema se você estiver ligando por um motivo especial, mas ouvir o sinal sonoro do outro lado e perceber que está sendo atendido pode fazer com que você não saiba o que dizer. Divida as informações em pontos separados e cubra-os antes de desligar.
   • Para mensagens de voz muito urgentes ou importantes, considere escrever uma versão aproximada do script com antecedência.
   • Se você costuma perder a ligação, concentre-se apenas em incluir seu nome, um número para ligar de volta e o motivo pelo qual está ligando em poucas palavras.
   • Imagine enviar uma mensagem de voz para acompanhar a noite romântica de ontem. Redigir mentalmente sua mensagem antes de gravá-la pode fazer uma grande diferença para parecer frio, calmo e controlado ou gaguejado e nervoso.
2. Mantenha sua mensagem concisa. Limite suas mensagens de correio de voz a 20-30 segundos. Não existem muitas situações em que um correio de voz precise ser mais longo. Você não deve aborrecer o destinatário com uma introdução ou história muito longa. Seja conciso. A propósito, uma mensagem curta pode despertar mais curiosidade e persuadir alguém a voltar, quando talvez não fosse o contrário.
   • Por outro lado, uma mensagem de correio de voz muito curta pode fazer o destinatário se sentir sem importância, permitindo que ele a apague sem nem mesmo ouvi-la. Isso é especialmente verdadeiro quando você liga para um número privado.
   • O objetivo de deixar uma mensagem de voz é fazer com que alguém ligue de volta para você. Não é intenção fornecer todas as informações, pois esse era o objetivo da conversa telefônica.
3. Comece com as informações mais importantes. Vá em frente e diga claramente o motivo da ligação. Se você só marca, por exemplo, quando tem uma proposta de compra ou se acompanha uma transação ou deseja confirmar um compromisso, deve deixar isso claro para o destinatário. Seu ouvinte perderá rapidamente o interesse se você não contar desde o início por que está entrando em contato com ele.
   • Você não tem muito tempo para mostrar seu ponto de vista. Se você não for direto, seu ouvinte apagará a mensagem antes de ouvir a informação crucial.
   • Melhor receber más notícias como "Papai está no hospital" imediatamente. Use o resto da mensagem para confortar e fornecer explicações. Em qualquer caso, isso é melhor do que ignorar o tópico e deixar seu ouvinte se preocupar.
4. Seja pessoal e genuíno. Resista à tentação de usar uma "voz telefônica" artesanal e de som comum. Basta ser gentil, ser você mesmo e falar naturalmente. As pessoas sabem quando estão tentando vender algo de determinada maneira e é mais provável que lhe dêem uma chance se sentirem que você as está tratando como um igual.
   • Quando você soar como se estivesse lendo um roteiro, seu ouvinte sentirá que você está apenas fazendo outra ligação porque é necessário.

Parte 3 de 3: Conclusão

1. Faça uma pergunta específica ou peça algo. Ao completar a mensagem, você deve declarar especificamente por que deseja que o destinatário ligue de volta para você. Faça uma pergunta precisa ou peça algo que os leve a atender o telefone. Se depois de ouvir o correio de voz eles se sentirem confusos ou inseguros sobre exatamente o que você deseja, então o correio de voz errou o alvo.
   • Experimente frases como "Diga-me se gostou da receita que lhe enviei" ou "Adoraria ouvir a sua opinião sobre esta proposta".
   • As pessoas ficam mais motivadas a entrar em contato quando você tem um pedido específico, em vez de simplesmente dizer "ligue de volta".
2. Normalmente inclua seu nome e informações de contato. Conclua sua mensagem mencionando seu nome e informações de contato novamente. Repita sua música duas vezes para que o ouvinte possa escrevê-la corretamente e não interpretar mal um número. Certifique-se de incluir todos os detalhes que podem ser úteis para que o ouvinte ligue de volta, como quando você está disponível e indisponível e a melhor hora do dia para ligar.
   • Mencionar o seu número de telefone mais de duas vezes no final de uma chamada é um exagero e pode até ser interpretado como rude.
   • Se for uma mensagem do dia a dia para um amigo ou parente, não se preocupe com esta etapa.
3. Evite um final prolixo. Quando chegar a hora de desligar, não estenda a mensagem desnecessariamente. A menos que seja uma ligação pessoal com um ente querido, não há necessidade de desejar a alguém outro bom dia. A atenção do destinatário desaparecerá conforme a mensagem continua, então tente não perder o foco no final. Agradeça o tempo dispensado e deixe a próxima etapa da comunicação para eles.
   • Por favor, termine com algo como "Estou ansioso para ouvir de você" é mais caloroso e, portanto, mais eficaz do que frases comerciais genéricas como "Desejo-lhe um bom dia".
   • Você não pode recapitular ou resumir sua postagem no final. Se o destinatário precisar ouvir um determinado detalhe novamente, ele poderá reproduzir a mensagem novamente mais tarde.

Pontas

• Pense por um momento nas mensagens de correio de voz que você recebeu e que o fizeram pensar "o que essa pessoa quer de mim?". Deixe uma mensagem de voz que você gostaria de receber.
• Se for relevante para o destinatário, você também pode informar seu endereço de e-mail ou outro método de contato, além do seu número de telefone.
• Não se esqueça de incluir a data se estiver compartilhando informações sensíveis ao tempo.
• Sorriso! Isso pode ser sentido até pelo telefone.
• Se você está ligando sobre um assunto delicado, deve limitar as informações fornecidas no correio de voz, caso seja ouvido por outras pessoas.
• Em uma emergência ou desastre natural, você pode usar uma mensagem de correio de voz de saída para que as pessoas saibam que você está bem.

Avisos

• Se você está tentando fazer com que alguém ligue de volta para você, não fale sobre ligações anteriores malsucedidas. Isso pode parecer irritante, tornando o ouvinte menos confortável para falar com você.
• Em circunstâncias comerciais, você deve sempre deixar uma mensagem de voz se a pessoa para quem você está ligando não atender. Ver várias chamadas perdidas sem mensagens de correio de voz prejudicará a importância do seu negócio.