Contente

• Passos
• Método 1 de 3: Preparação para a reunião
• Método 2 de 3: durante a reunião
• Método 3 de 3: após a reunião
• Pontas
• Avisos
• O que você precisa

Como secretário corporativo ou secretário do conselho, ou talvez proprietário de uma pequena empresa, existe a possibilidade de você se deparar com a necessidade de manter atas de reuniões corporativas. Essa tarefa é muito importante, pois não é apenas uma exigência legal, principalmente para organizações sem fins lucrativos: esses protocolos fazem parte do registro oficial da empresa, de sua história. Os protocolos podem ser feitos facilmente se certas regras e formatos forem seguidos.

Passos

Método 1 de 3: Preparação para a reunião

1. 1 Envie um aviso da reunião com a data, hora, local e propósito da reunião com antecedência (várias semanas de antecedência) para todos os presentes.
2. 2 Prepare um pacote especial para cada membro do conselho, que inclui: aviso de reunião, ata da reunião anterior, lista de informações de contato e o que será apresentado na reunião (por exemplo, análises e relatórios de orçamento). Se a informação for confidencial, transfira-a apenas se surgir, após os funcionários (em alguns casos) e convidados terem deixado as instalações.
3. 3 Certifique-se de ter em mãos o equipamento de gravação que você se sente mais confortável para usar, como: bloco de notas, pasta, laptop ou gravador de voz.
4. 4 No dia da reunião, certifique-se de que todos os participantes tenham materiais para escrever, crachás (se necessário) e refrescos.

Método 2 de 3: durante a reunião

1. 1 Anote as seguintes informações:
   • Nome da organização e tipo de reunião.
   • A notificação da reunião foi enviada e, em caso afirmativo, quando.
   • Data da reunião e local onde foi realizada.
   • A hora em que a reunião começou.
2. 2 Escreva o motivo da reunião, por exemplo: reunião trimestral do conselho ou eleição anual de diretores.
3. 3 Deve ser listado:
   • Membros do conselho, diretores e funcionários presentes à reunião e suas responsabilidades.
   • Aqueles que estão ausentes.
   • Convidados presentes, por quem foram convidados e os motivos pelos quais participaram no evento.
   • O nome e cargo do presidente da reunião.
   • A pessoa que registra a ata da reunião.
4. 4 Indique o número de membros necessários para um quorum e se esse número foi alcançado.
5. 5 Registre os resultados da votação para aceitar, revisar ou retirar da ata da última reunião.
6. 6 Modifique os protocolos anteriores conforme necessário.
7. 7 Exprima as questões reais do protocolo anterior e registre o curso de sua discussão, os resultados da votação ou o resultado geral.
8. 8 Registre quaisquer outros votos, eleição de dirigentes, por exemplo, e o número de votos a favor, contra ou abstenção. Exceto para os que se abstiveram, não é necessário anotar o nome das pessoas e como elas votaram. Indique o motivo da recusa de voto e se alguém saiu da sala durante a votação.
9. 9 Liste os itens da sua agenda e deixe algum espaço entre eles para escrever notas.
10. 10 Faça anotações da discussão sobre os itens da agenda e o que foi dito e por quem.
11. 11 Liste todos os assuntos atuais que foram discutidos durante a reunião, bem como as pessoas que terão que falar na próxima reunião.
12. 12 Observe todas as discussões sobre itens não incluídos na agenda e quem os perguntou, bem como o resultado dessas discussões.
13. 13 Indique o resultado das decisões que foram propostas para reconsideração, atualização ou votação. A própria decisão oficial será apresentada como um documento separado.
14. 14 Indique a data e hora da próxima reunião.
15. 15 De notar que a reunião foi declarada encerrada por decisão da maioria ou unanimidade. Indique o horário de término da reunião.

Método 3 de 3: após a reunião

1. 1 Conclua o protocolo o mais completamente possível e o mais cedo possível.
2. 2 Destaque em negrito os resultados da votação, itens da agenda e decisões tomadas.
3. 3 Distribua cópias das atas a todos os participantes da reunião o mais cedo possível para obter seus comentários sobre o conteúdo. Caso nenhuma alteração tenha sido proposta, formalize a ata e, em seguida, coloque-a em pasta especial para as reuniões da empresa. Distribua cópias da versão final da ata a todos os participantes da reunião e ausentes.

Pontas

• Se você não entender algo, faça imediatamente as perguntas apropriadas para que a discussão seja registrada corretamente. Para solicitar qualquer esclarecimento, você não precisa esperar até que tenha totalmente elaborado o protocolo.
• As decisões tomadas e o resultado da votação devem constar da ata, mas suas cópias também devem ser mantidas em pasta à parte, em local protegido de fogo, água e outros fatores. Cópias eletrônicas também devem ser mantidas com esta pasta.
• Não tente anotar todas as palavras durante a reunião: escreva em termos gerais sobre o que foi dito. Você pode divulgar mais detalhadamente o curso da discussão depois de terminar de preencher a ata.
• As políticas da sua empresa podem proibir o uso de comunicações eletrônicas. Agora, isso é muito raro - tudo depende da época em que as regras foram escritas e se elas foram revisadas ao longo dos anos. Portanto, antes de se comunicar com os participantes da reunião dessa forma, certifique-se de não interromper nada. Você também pode sugerir emendas a esses tipos de regras, se elas estiverem irremediavelmente desatualizadas.

Avisos

• Tenha cuidado ao enviar um rascunho da ata aos participantes da reunião para revisão e revisão, pois isso lhes dá a oportunidade de alterar o que disseram. Quando o protocolo estiver totalmente concluído, certifique-se de que todos estão cientes das alterações feitas nele: assim as informações serão interpretadas corretamente e ninguém será enganado.

O que você precisa

• Pastas
• Materiais de gravação (blocos de notas, lápis ou caneta, laptop ou gravador de voz)
• Crachás, se necessário
• Pacotes contendo todas as informações necessárias para a reunião
• Blocos de notas e canetas / lápis para os participantes da reunião
• Bebidas geladas