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• Passos
• Método 1 de 2: como escrever um plano de gerenciamento de mudança organizacional
• Método 2 de 2: como rastrear mudanças em qualquer projeto
• Recomendações

Existem dois tipos de planos de gerenciamento de mudanças. Um deles leva em consideração o impacto da mudança na organização e visa apoiar o período de transição. Outro tipo de plano permite acompanhar o andamento de um único projeto, capturar desvios ou mudanças no curso e na escala do projeto. O objetivo de ambos os planos é articular clara e claramente o que exatamente precisa ser feito.

Passos

Método 1 de 2: como escrever um plano de gerenciamento de mudança organizacional

1. 1 Indique as razões da mudança. Liste os fatores que influenciaram a decisão de implementar a mudança, como baixa produtividade, nova tecnologia ou uma mudança na missão da organização.
   • Uma abordagem é descrever a situação atual da organização e a que estado isso levará no futuro o plano traçado.
2. 2 Especifique o tipo e a escala das alterações. Descreva resumidamente a natureza das mudanças esperadas dentro do projeto. Declare exatamente o que a mudança afetará: responsabilidades do trabalho, processos, política e / ou estrutura organizacional. Liste os departamentos, equipes, sistemas e outros componentes da organização que serão afetados pelas mudanças futuras.
3. 3 Indique qual parte interessada apóia este projeto. Liste todas as partes interessadas que serão impactadas pela implementação deste plano, como alta administração, gerente de projeto, patrocinador do projeto, usuários finais e / ou funcionários da empresa. Para cada categoria, indique se essas partes interessadas apóiam o projeto de mudança.
   • Tente refletir essas informações na tabela para maior clareza e clareza. Por exemplo, métricas como conscientização, suporte e influência podem ser tomadas como um modelo útil e classificadas como alta / média / baixa para cada grupo de partes interessadas.
   • Se possível, conduza entrevistas cara a cara para obter o apoio das partes interessadas.
4. 4 Crie uma equipe de gerenciamento de mudanças. Essa equipe é responsável por comunicar informações a todas as partes interessadas, ouvir suas preocupações e garantir que as mudanças sejam implementadas da forma mais harmoniosa possível. Escolha pessoas que sejam confiáveis ​​e respeitadas pela organização e que tenham boas habilidades de comunicação.
   • Isso também se aplica ao nível da alta administração. Enfatize a atenção dos líderes de que eles deverão não apenas concordar com o plano, mas também promover ativamente a mudança.
5. 5 Desenvolva uma abordagem conceitual para gerenciar a organização. O apoio total dos influenciadores na organização é fundamental para o sucesso da implementação da mudança. Deixe que cada líder dê sua opinião sobre a mudança e incentive todos a desempenhar um papel ativo na promoção de mudanças bem-sucedidas.
6. 6 Faça um plano para cada grupo de partes interessadas. Avalie os riscos e as preocupações de cada grupo de partes interessadas, incluindo aqueles que apóiam a mudança. Divida as tarefas entre os membros da equipe de gerenciamento de mudanças para resolver esses problemas.
7. 7 Faça um plano de comunicação. A comunicação é o componente mais importante do gerenciamento de mudanças. Comunique-se sempre que possível com todos os envolvidos no processo de mudança. Enfatize incansavelmente os motivos da mudança e os benefícios que ela trará.
   • As partes interessadas devem ser capazes de se comunicar pessoalmente para garantir uma comunicação bidirecional. As reuniões cara a cara são essenciais.
   • A fonte de informações deve ser o patrocinador da alta administração, o gerente de linha de cada funcionário e qualquer representante adicional da empresa em que as partes interessadas confiem. Todas as informações devem ser realizadas de forma unificada.
8. 8 Resistência da trilha. As mudanças são sempre recebidas com hostilidade. Isso acontece em um nível individual, portanto, converse com as partes interessadas pessoalmente para identificar a causa raiz da resistência. Rastreie queixas e reclamações para que a equipe de gerenciamento de mudanças possa resolver os problemas em tempo hábil. Os problemas mais comuns dessa natureza incluem:
   • Falta de motivação para mudar ou falta de senso de urgência.
   • Falta de compreensão do quadro geral ou dos motivos pelos quais as mudanças são necessárias.
   • Falta de contribuição para o processo.
   • Incerteza sobre o futuro, responsabilidades futuras ou requisitos para responsabilidades futuras.
   • Falha da administração em atender às expectativas em relação à implementação de mudanças ou comunicação.
9. 9 Remover obstáculos. A resposta à maioria das queixas deve ser informações adicionais ou mudanças na estratégia de comunicação sobre questões específicas. Em outros casos, etapas adicionais podem ser necessárias, que devem ser incluídas em seu plano ou deixadas para a equipe de gerenciamento de mudanças implementar conforme necessário. Considere quais das seguintes opções podem ser relevantes para a sua organização:
   • Em caso de mudanças nas responsabilidades do cargo ou nos processos de trabalho, é necessário focar no treinamento da equipe.
   • Se você está esperando uma queda no moral da equipe ou uma transição excessivamente estressante para um novo ambiente, desanuvie a atmosfera com um evento corporativo ou recompensa ao funcionário.
   • Se as partes interessadas não estão motivadas para mudar, desenvolva um sistema de incentivos.
   • Se as partes interessadas se sentirem exageradas, faça uma reunião para obter seu feedback e ajuste seu plano de acordo.

Método 2 de 2: como rastrear mudanças em qualquer projeto

1. 1 Defina funções no gerenciamento de mudanças. Liste todas as funções necessárias para este projeto. Descreva as responsabilidades e habilidades necessárias para cada função. No mínimo, inclua um gerente de projeto, que deve implementar as mudanças diariamente, e um patrocinador do projeto, que deve acompanhar o progresso geral e tomar decisões sobre o gerenciamento de mudanças no nível gerencial.
   • Para projetos maiores em uma grande organização, você precisará dividir a função de gerenciamento de projetos entre várias pessoas com experiências diferentes.
2. 2 Use o painel de controle de alterações. Projetos em software geralmente têm um painel de controle de mudanças que pode ser acessado por membros de cada grupo de partes interessadas. Esse software permite a reconciliação automática das solicitações de mudança, eliminando essa responsabilidade do gerente de projetos, além de informar as partes interessadas sobre as decisões. Essa abordagem funciona bem em projetos com um grande número de partes interessadas, bem como naqueles projetos que requerem revisão regular do escopo e dos objetivos do projeto.
3. 3 Desenvolva um processo para implementar solicitações de mudança. Considere como a ideia é traduzida em realidade quando alguém da equipe identifica a próxima etapa necessária. Descreva este processo e coordene-o com toda a equipe antecipadamente. Aqui está um exemplo:
   • Um membro da equipe preenche um formulário de solicitação de mudança e encaminha essa solicitação ao gerente de projeto.
   • O gerente de projeto registra essa solicitação na lista geral de solicitações e anota o status da solicitação quando é tomada a decisão de implementar uma ideia ou abandoná-la.
   • O gestor incumbe um membro da equipa de traçar um plano mais específico, tendo em conta os recursos necessários.
   • O gerente de projeto envia o plano para aprovação ao patrocinador do projeto.
   • A mudança está sendo implementada. Os interessados ​​são regularmente informados sobre a situação atual.
4. 4 Crie um formulário de solicitação de mudança. Cada solicitação de mudança deve ser registrada na lista geral de solicitações e incluir o seguinte:
   • a data da solicitação de mudança;
   • Número da solicitação de mudança atribuído pelo gerente de projeto
   • nome e descrição;
   • nome do solicitante, endereço de e-mail e número de telefone;
   • prioridade (alta, média, baixa). Os planos de gerenciamento de mudanças imediatas exigem um cronograma claro;
   • número do produto e da versão (para projetos de desenvolvimento de software).
5. 5 Registre informações adicionais no log de solicitação. O registro de solicitações também deve refletir a decisão atual e as medidas de implementação. Além das informações especificadas no formulário de solicitação, os seguintes dados também devem estar contidos aqui:
   • uma marca nos resultados da aprovação (aprovada ou cancelada);
   • a assinatura da pessoa que aprovou o pedido;
   • o prazo de implementação da mudança;
   • a data de conclusão do projeto de mudança.
6. 6 Acompanhe as principais mudanças. Além de acompanhar o status do projeto diariamente, será útil acompanhar todas as decisões importantes para um determinado projeto. Registros como esses tornam mais fácil rastrear projetos de longo prazo ou projetos durante os quais mudanças de liderança estão ocorrendo. Essas informações também são usadas para informar os clientes e a alta administração. Para quaisquer mudanças no tempo, escopo ou requisitos de um projeto, prioridades ou estratégia, observe as seguintes informações:
   • Quem tomou a decisão.
   • Quando a decisão foi tomada.
   • Uma breve descrição dos motivos da decisão e do processo de implementação. Anexe todos os documentos relacionados a este processo.

Recomendações

• Crie confiança e compromisso entre seus funcionários e clientes. As mudanças tendem a fazer as pessoas se sentirem desconfortáveis. Demonstrar às pessoas que você está empenhado em agir no melhor interesse delas pode ajudá-lo a obter o apoio delas.