Contente

• Passos
• Adendo
• O que você precisa

Organizar arquivos de escritório não é uma tarefa simples, especialmente quando se trata de organizar grandes quantidades de arquivos e documentos. No entanto, você pode superar esse desafio planejando com antecedência e escolhendo um sistema de arquivamento. Isso ajuda você a organizar seu perfil de negócios e garante que encontrará documentos importantes com mais rapidez. Você pode verificar o artigo abaixo sobre como organizar seus registros de escritório para iniciar sua missão.

Passos

Parte 1 de 3: Organize o momento certo

1. 

   Reserve um tempo determinado para organizar seu aplicativo para evitar distrações no meio. Tenha papelão e adesivos prontos para criar um novo perfil antes de começar. propaganda

Parte 2 de 3: Organizar documentos e registros

1. 

   
   
   Divida pilhas de documentos e arquivos em pedaços menores e mais gerenciáveis.
   • Processe as pilhas uma de cada vez e limpe ou destrua papéis desnecessários para reduzir a quantidade e limitar a redundância.
   • Divida o restante dos documentos e arquivos em duas partes distintas, uma para os arquivos que precisam ser processados ​​nos próximos meses e outra para os arquivos que não requerem processamento urgente.

2. 

   
   
   Organize as pastas em ordem alfabética se você tiver um perfil de cliente. Por exemplo, se cada fichário fosse o nome de uma pessoa ou empresa, você poderia classificar os registros pelo nome dessa pessoa. Nesse caso, você deve etiquetar cada cartão de perfil contendo o nome completo do cliente.Organize suas capas em ordem alfabética e coloque uma etiqueta em sua gaveta de arquivo para ver qual gaveta tem um nome que começa com uma determinada letra.

3. 

   
   
   Classifique por categoria se os registros forem de várias partes do negócio. Alguns documentos estão relacionados a faturas, garantias ou contratos e você precisa dividi-los em diferentes categorias. Rotule cada registro conforme apropriado e coloque todos os documentos relevantes no registro. Pode ser necessário criar um perfil secundário, portanto, use uma capa suspensa para marcar cada categoria e a capa como secundária.
   • Crie um portfólio de documentos urgentes para encontrar documentos importantes rapidamente.
   • Coloque os arquivos temporários na frente e os arquivos de arquivamento no fundo de uma gaveta, para que você possa acessar os arquivos que precisam de processamento com mais facilidade.
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Parte 3 de 3: Classifique os registros por mês

1. 

   Além de usar os métodos acima, você pode organizar seus fichários por mês (e ano-). Se você não tiver tempo para resolver o problema imediatamente, pode colocar seus papéis em seu registro mensal para processamento de data. Esta etapa também ajuda a determinar onde armazenar seus documentos com mais rapidez.
   • O perfil mensal também é adequado para armazenar papéis que não sejam de outra categoria.

2. 

   No final do ano, verifique os papéis restantes no cadastro mensal e você poderá descobrir que o novo template, bem como o novo grupo de cadastro (nome da categoria) está faltando no sistema. Crie perfis para esses papéis no ano novo.

3. 

   Prenda os papéis restantes por mês. Manter arquivado no grupo “Misto” (Ano-). propaganda

Adendo

• Depois de organizar seus registros, você precisa manter a ordem no escritório. Corrija o sistema de manutenção de registros e coloque os papéis no lugar.
• Jogue fora, recicle ou destrua documentos desnecessários para evitar adulterar o novo sistema de manutenção de registros.

O que você precisa

• Armários
• Capa suspensa
• Capa dura
• Adesivos
• Marcadores