Contente

• Dar um passo
• Método 1 de 2: Parte 1: tenha as habilidades certas
• Método 2 de 2: Parte 2: seja representativo
• Pontas
• Avisos

Toda empresa que recebe visitantes precisa de uma recepcionista. Recepcionista é a pessoa que recebe visitantes no balcão da empresa ou instituição. Geralmente é a primeira pessoa que o visitante deve conhecer e, como você sabe, as primeiras impressões são sempre muito importantes. A recepcionista deve receber o visitante com cortesia e responder corretamente, também por telefone ou por e-mail. É, por assim dizer, o cartão de visita da empresa.

Dar um passo

Método 1 de 2: Parte 1: tenha as habilidades certas

1. Possui excelentes habilidades organizacionais. Como recepcionista, você é o cartão de visita da empresa - você é a pessoa com quem o cliente fala primeiro e a quem os funcionários procuram informações e planejamento. Além de receber ligações e indicar visitantes, muitas vezes você tem que lidar com clientes, organizar todos os tipos de eventos, marcar encontros, etc. Como isso envolve muitas responsabilidades, é importante que você, como recepcionista, esteja bem organizado, para que possa fazer várias coisas ao mesmo tempo. Se você não conseguir realizar várias tarefas ao mesmo tempo e concluí-las na ordem correta, não durará muito como recepcionista.
   • Uma boa maneira de se organizar é investir em um sistema de arquivamento com o qual você possa trabalhar. É importante que você saiba quais papéis e informações seu chefe, colegas e clientes podem precisar. Mantenha todas essas informações em pastas diferentes - na área de trabalho do seu computador ou em papel. Organize seu sistema da maneira que funcionar melhor para você - se você precisa de notas adesivas de néon para isso, tudo bem.
   • Ser organizado também significa que você pode se motivar - você não precisa de ninguém para lhe dizer como fazer algo ou para mantê-lo no caminho certo. Se você estiver bem organizado, saberá exatamente quais tarefas deve realizar em um dia e quais são as prioridades.
   • Certifique-se de ter (muitos) números de telefone em mãos, por exemplo, de colegas, empreiteiros, vendedores, serviços de emergência, etc. Você precisará de todos eles em um determinado momento. Armazene os números de telefone em um programa de computador especial ou em um Rolodex.
2. Certifique-se de ter um pouco de conhecimento técnico. A tecnologia mais importante com a qual uma recepcionista precisa lidar é o telefone - e todas as teclas e linhas associadas a ele. Conhecimentos de informática também são indispensáveis ​​- a maioria das recepcionistas precisa saber como enviar e-mails e ser boa no uso de um processador de texto. Também é útil saber como criar planilhas e usar programas específicos para a empresa para a qual trabalha.
   • Lembre-se de que provavelmente você também precisará ser capaz de manusear a copiadora, o scanner e a impressora (e solucionar problemas que seus colegas de trabalho enfrentam ao trabalhar com esses dispositivos). Se você sabe que tipo de equipamento usa, mergulhe nos manuais para que possa resolver os problemas mais comuns.
3. Seja confiável. Espera-se que a recepcionista esteja sempre à sua mesa - a empresa fica com má fama se ninguém atender o telefone ou se o tempo de espera for muito longo. Faça de ser confiável sua prioridade - se seu chefe sabe que pode confiar em você e que você está sempre disponível para ajudar, você se torna indispensável.
4. Seja um bom ouvinte. Uma parte importante de ser recepcionista é ouvir outras pessoas - ao telefone, quando um cliente faz uma pergunta no balcão ou quando uma informação é passada para você. Se você for um bom ouvinte, poderá trabalhar com mais eficiência - poderá resolver problemas com mais facilidade se entender imediatamente o que alguém está pedindo de você e puder encaminhar melhor os clientes para o departamento onde eles podem ser ajudados.
5. Faça anotações de tudo. Quando seu chefe lhe pedir para fazer algo, anote os detalhes. Quando um cliente ligar, certifique-se de anotar suas informações (nome, detalhes de contato, o que deseja, etc.). As anotações ajudam você a se manter organizado e a lembrá-lo de todas as pequenas coisas que acontecem em um dia. Escreva suas anotações em um caderno ou caderno e mantenha-o com você o tempo todo. Você ficará surpreso com o quão útil isso é, especialmente se quiser saber o que aquela pessoa que ligou cinco horas atrás queria.
   • Certifique-se de escrever mensagens detalhadamente e de ler o que escreveu. Repita a mensagem e / ou detalhes de contato à medida que os escreve para ter certeza de que possui as informações corretas.
6. Atenda o telefone educadamente com uma saudação padrão, como "Bom dia, você está falando com ____ (seu nome), de ____ (nome da empresa), em que posso ajudá-lo?Certifique-se de atender o telefone após um ou dois toques. Não é normal colocar as pessoas em espera por mais de um minuto (mais do que você imagina).
   • Ouça com atenção o nome da pessoa que está ligando. Repita se quiser ter certeza. Pergunte se a pessoa que ligou sabe soletrar o nome, caso seja difícil de entender.
   • Transfira a conversa de forma organizada com uma frase padrão, como "Espere um minuto, vou encaminhá-lo para o Sr. Smith". Ou se a pessoa está em uma conversa: "Mister Smit está conversando no momento. Você gostaria de esperar ou devo passar a mensagem?". Agradeça educadamente ao chamador e transfira a chamada.
7. Cumprimente os entregadores de encomendas com o mesmo profissionalismo e cortesia de qualquer outro visitante. Você pode ter que assinar para uma entrega. Certifique-se de que sua assinatura seja legível. O entregador pode precisar de instruções sobre onde colocar o pacote. Certifique-se de entrar em contato com os funcionários certos para esses assuntos.
8. Receba os clientes que vêm ao negócio de maneira eficaz e educada. Depois que o visitante lhe diz quem ele é e quem está procurando, você se conecta com essa pessoa e lhe diz quem está lá. Uma frase padrão que você pode usar para isso é: "Sr. Smit, Sra. Jansen de XYZ b.v. está aqui para o compromisso das 2 horas". Sempre tente dar um nome e sobrenome, e a empresa que eles representam. É útil perguntar se ele tem hora marcada. O Sr. Smit dará então mais instruções sobre onde fazer o cliente esperar e quanto tempo isso levará. Você pode então dizer ao visitante: "O senhor Smit chegará em um minuto". Ou: "O Sr. Smit diz que está encerrando uma reunião e que chegará em 5 minutos. Por favor, sente-se".

Método 2 de 2: Parte 2: seja representativo

1. Tenha uma atitude positiva. Como mencionado acima, a recepcionista é o cartão de visita da empresa - os clientes veem você primeiro e respondem às perguntas das pessoas que não podem ir ao escritório. Ninguém quer ser saudado por uma cara azeda ou mal-humorada. Tenha sempre um sorriso no rosto e uma personalidade alegre. Seja paciente com clientes difíceis, mesmo que eles o irritem.
   • Mesmo se você tiver um cliente muito difícil, lembre-se de que você tem uma personalidade forte e feliz. Diga a si mesmo que eles estão descontando suas frustrações em você, mas saiba que, enquanto você fizer o possível para acomodá-los, não é você que está fazendo algo errado. Melhor manter a calma do que explodir.
2. Tenha uma saudação pronta. É sempre importante cumprimentar os clientes de forma amigável. Mesmo que você tenha que terminar algo antes de poder ajudar o cliente, é importante cumprimentá-lo, para que saiba que foi visto e que será ajudado.
   • Por exemplo, você pode cumprimentar com: "Bom dia! Se você se sentar, já estarei com você!".
3. Seja educado. Seja respeitoso. Trate a todos como se fossem a pessoa mais importante a entrar no escritório hoje. Este é o seu trabalho - ninguém se importa se você passou horas em um engarrafamento esta manhã, ou se acabou de derramar café sobre seus novos sapatos de couro. Deixe as preocupações pessoais em casa. Faça com que o cliente se sinta confortável e aprecie falar com você.
4. Representante de vestido. Você representa uma empresa, então precisa ter uma aparência organizada. Invista em roupas que combinem com a cultura corporativa. Se você for recepcionista em um tipo específico de negócio (por exemplo, uma marca de roupas), pode ser bom usar roupas dessa marca. Tenda para o lado conservador, a menos que você trabalhe em um lugar onde a moda ou outros fatores são importantes.
   • Verifique se sua empresa possui regulamentos específicos sobre vestuário. Sua empresa pode aceitar roupas de trabalho formais, mas nunca se lembre de você para vestir-se formalmente (calças de moletom podem não ser apreciadas).
5. Sempre esteja limpo.

Pontas

• Mantenha as coisas pessoais separadas do trabalho. Isso também significa que você não lida com conversas pessoais e e-mails no trabalho. O departamento de TI pode monitorar as atividades do seu computador.
• Seja legal com os gerentes, veja se você pode ajudá-los quando não tem nada para fazer.
• Lembre-se de quem paga seu salário e sempre respeite-o.
• Encontre alguém que possa ficar de olho na mesa ou no telefone quando você precisar ir ao banheiro, quando sair para almoçar, nas férias, etc. Dessa forma, não haverá ninguém bravo esperando por você quando você voltar.
• Pergunte aos colegas se você pode ajudar em alguma coisa. Você pode fazer amigos melhores ajudando do que inimigos reclamando.
• Lidar com a correspondência geralmente também faz parte do seu trabalho. No primeiro dia, descubra imediatamente para onde deve ir, quem vai entregá-lo e quando.
• Esteja sempre disposto a aprender uma nova tarefa. A versatilidade pode trazer muito a você.
• Escreva mensagens em duplicado e dê uma cópia à pessoa a quem se destina a mensagem. Ou use um diário, ele torna as coisas mais fáceis de encontrar, especialmente se você estiver procurando por um nome ou número de telefone.

Avisos

• Nunca diga "não vou". Então você perderá rapidamente o seu emprego.
• Não finja que você é legal. As pessoas enxergam através disso. Seja genuinamente interessado, educado e respeitoso. Se você não pode fazer isso, você não deve se tornar uma recepcionista. Você tira a reputação da empresa. Em vez disso, procure um trabalho de escritório onde não tenha que se expor em público.
• Não discuta com um cliente ou chamador. Indique-o a um superior.