Contente

• Dar um passo
• Método 1 de 4: Ajuste seu estilo de comunicação
• Método 2 de 4: lidando com funcionários e colegas
• Método 3 de 4: lidando com situações emocionalmente carregadas
• Método 4 de 4: comunicar-se com grupos grandes

Para aprender a se comunicar com eficácia, você deve adaptar as coisas que diz e escreve a diferentes contextos. Isso significa que você deve adaptar seu estilo de comunicação ao seu público. No local de trabalho, isso significa fazer o melhor para ser claro, respeitoso e profissional. Ao lidar com uma situação emocionalmente carregada, concentre-se em validar os sentimentos da outra pessoa, em vez de colocar sua própria opinião. Ao se comunicar com um grande grupo de pessoas ou fazer uma apresentação, você pode se adaptar mantendo uma estrutura clara, enfatizando pontos importantes e interagindo com o público para manter sua energia e atenção.

Dar um passo

Método 1 de 4: Ajuste seu estilo de comunicação

1. Adapte seu vocabulário ao público. É importante falar em diferentes registros, alguns formais e outros informais. No seu trabalho ou na sua vida profissional, provavelmente é importante que você pareça bem-educado, informado e polido. No entanto, é mais provável que seus amigos esperem ver um lado mais casual em sua personalidade. Adaptando seu vocabulário à situação, você pode se conectar melhor com outras pessoas.
   • Certifique-se de usar palavras que outras pessoas entendam.
   • Por exemplo, gírias e gírias podem ser apropriadas para conversar com amigos, mas podem atrapalhar sua carreira se você as usar no local de trabalho. Da mesma forma, palavras complicadas e linguagem profissional no trabalho podem fazer você parecer mais inteligente, mas podem ser irritantes e alienantes se você usar essa linguagem entre amigos.
2. Espelhe a linguagem e os gestos da pessoa com quem você está falando. Espelhar a atitude da outra pessoa pode fazer com que ela se sinta confortável. Também o torna mais convincente. Você pode copiar gestos, postura e / ou escolha de palavras.
   • Imite apenas alguns de seus gestos e escolhas de palavras. Fazer isso demais pode começar a irritá-los.
   • Espelhe alguém apenas quando for considerado apropriado. Por exemplo, se você é um homem conversando com uma mulher segurando uma bolsa, não é uma boa ideia segurar o braço ao lado do corpo como se você também estivesse segurando uma bolsa.
3. Varie seu tom de acordo com a situação. Toon pode dizer muito à outra pessoa sobre a situação. Você pode usar um tom sério ao discutir negócios no local de trabalho, um tom encorajador ao avaliar um funcionário ou um tom casual ao sair com amigos.
   • Ao ajustar seu tom, certifique-se de que sua comunicação verbal e não verbal sejam compatíveis, o que mostrará sinceridade. Por exemplo, um tom firme e sério seria prejudicado se você risse e fosse magro. Um tom sério seria adequado para um rosto sério e gestos leves, enquanto um tom encorajador iria bem com acenos de cabeça e mais alguns gestos.

Método 2 de 4: lidando com funcionários e colegas

1. Agende reuniões cara a cara para tópicos novos ou complicados. Opte pelo contato pessoal, mesmo que sinta que pode levantar o assunto em um e-mail ou boletim informativo. Desta forma, você dá às pessoas a oportunidade de fazer perguntas e de fornecer esclarecimentos quando necessário.
   • Por exemplo, você pode pensar que pode explicar novas regras para quebras de funcionários por e-mail ou pendurando as regras na cantina.
   • No entanto, se você tiver uma reunião com seus funcionários, pode ter certeza de que todos entendem as regras e podem ser responsabilizados.
2. Discuta os problemas em particular com os subordinados. Nunca responsabilize um colega de trabalho na frente de outros funcionários, pois isso pode causar ressentimento. Os e-mails podem ser mal interpretados, portanto, é melhor não querer abordar os problemas dos funcionários também dessa forma. Em vez disso, agende uma reunião privada para conversar.
   • Use palavras que possam ser compreendidas pelo outro.
   • Abra a conversa com algo como "Frank, gostaria de falar com você sobre algumas das coisas que observei em seu trabalho recentemente e como podemos fazer algo a respeito". Isso cria um tom forte, mas voltado para o futuro, em vez de um tom excessivamente crítico.
   • Depois, escreva um resumo de cada reunião e envie por e-mail para todos os envolvidos. Isso torna a comunicação ainda mais clara.
3. Use a mídia social profissionalmente. Não envie reclamações pessoais ou informações confidenciais sobre o trabalho pelas redes sociais. Em suma, mantenha seu negócio profissional. Se você normalmente usa as mídias sociais apenas para se conectar com amigos, isso pode significar mudar o tom e o conteúdo de suas postagens.
   • Mantenha suas postagens nas redes sociais positivas e concisas: "Ei, Groningen, venha ao Totaalsport hoje para obter um desconto de 20% em todos os equipamentos!"
   • Ao se comunicar com colegas, funcionários ou clientes pelas redes sociais, fique longe de ataques pessoais, desabafos, reclamações e imagens inadequadas.
   • Saiba que qualquer coisa que você poste online pode ser vista por qualquer pessoa.
   • Muitas pessoas gostam de manter uma conta de mídia social separada - uma para uso pessoal e outra para uso comercial.
4. Gostaria de saber o que você deseja transmitir se não se comunicar pessoalmente. Leia um e-mail ou texto antes de clicar em "enviar". Se precisar falar ou usar o telefone com alguém, faça algumas anotações sobre o que deseja dizer antes de iniciar a conversa. A comunicação por meio de texto pode ser difícil de interpretar porque você não tem dicas contextuais, como tom e expressões faciais. Certifique-se de que está completamente claro:
   • Se você estiver escrevendo no local de trabalho, coloque o ponto principal do seu e-mail na linha de assunto ou, se for em uma mensagem de texto, na parte superior. O destinatário apreciará que você economize tempo sendo direto.
   • Use a linha de assunto do email com cuidado. Evite tópicos vagos ou óbvios, como "Job Notice". Em vez disso, use títulos específicos como "Encontro com Berend Wijmans em 16 de novembro!"
   • Quando estiver ao telefone, use dicas verbais claras, como "Então, Natasha, estou ligando para falar sobre a queda nas vendas" e "André, quero ter certeza de que entendi. Você pode repetir o slogan novamente?
5. Reserve um tempo para pequenas conversas se você for introvertido. Faça o possível para falar informalmente também, para que, quando falarem com você, as pessoas se sintam confortáveis ​​e confortáveis, independentemente do contexto. Mesmo se você for introvertido e falar não vier naturalmente, é fácil encontrar maneiras de ter conversas neutras com as pessoas.
   • Atenha-se a tópicos neutros e não controversos. Por exemplo, você pode falar sobre programas de televisão populares, comida ou um que você sempre pode usar: o clima.
     • Por exemplo, tente algo como "Ei, o que você achou do último episódio de Game of Thrones?
   • Se você está em uma posição gerencial ou gerencial, conversar ou tratar de assuntos do dia-a-dia fará com que seus funcionários sintam que você está chegando ao nível deles e que é acessível. Falar sobre coisas com um gerente ou chefe ajuda a criar um vínculo, tornando mais fácil falar sobre assuntos mais complexos ou sérios mais tarde.

Método 3 de 4: lidando com situações emocionalmente carregadas

1. Use declarações "eu" em vez de "você". Reformule as coisas que deseja dizer para transmitir como se sente ou pensa, em vez de se concentrar no que outra pessoa fez. Isso fará com que a outra pessoa tenha menos probabilidade de se sentir atacada. Por exemplo:
   • No trabalho, você pode dizer algo como "Lembro-me de ter aprendido isso quando era um novo funcionário", em vez de "Você não entende como isso funciona".
   • Da mesma forma, é melhor não dizer a um amigo algo como: "Você fica chateado com muita facilidade. Em vez disso, diga algo como: "Sinto que você realmente se preocupa com isso".
2. Procure um vínculo com quem está chateado. Mesmo quando alguém o aborrece, ou quando você está tentando mediar entre duas partes, você deve fazer tudo o que puder para encontrar um terreno comum em situações emocionais. Quando a situação está carregada de emoção, estabelecer laços ajuda a evitar que as pessoas se sintam atacadas. Isso também pode impedir que alguém fique na defensiva.
   • Enfatize a parceria na maneira como você expressa as coisas.Por exemplo, use frases como "Podemos fazer isso" ou "Estamos nisso juntos".
3. Mostre empatia pela outra pessoa, ao invés de críticas. Às vezes, quando as pessoas estão chateadas, elas precisam falar abertamente e precisam de alguém para apenas ouvir. Mostre que você leva as preocupações deles a sério e está disposto a tentar entender o que está acontecendo. Isso significa ajustar a maneira como você se comunica para se concentrar mais em responder ao que a outra pessoa está dizendo.
   • Diga algo como "Eu entendo perfeitamente por que você está chateado" ou "Você estava certo, isso seria irritante para qualquer pessoa."
   • Evite comentários como "Você não precisa ficar muito chateado com isso" ou "Não entendo por que isso o incomoda", mesmo que se sinta assim.
4. Faça o seu melhor para mostrar respeito. Desarmar uma situação emocionalmente carregada requer reconhecer a contribuição e o valor de outras pessoas para que não se sintam impotentes ou não reconhecidas. Deixe claro o que o outro fez bem ou quais direitos e poderes o outro tem, como:
   • Você realmente trabalhou duro nisso, não é?
   • Acho que você lida com isso com muita paciência.

Método 4 de 4: comunicar-se com grupos grandes

1. Adapte sua apresentação ao seu público. É importante conhecer o seu público para que você possa adequar sua mensagem ao seu público. Você precisa saber quem está na plateia, entender um pouco o histórico deles e por que estão assistindo à sua apresentação. Quanto mais informações você tiver, melhor será o design de sua apresentação.
   • Por exemplo, se você estiver fazendo uma apresentação para um grupo de executivos acima de você na hierarquia corporativa, sua linguagem deve ser profissional e polida, e desconsiderar piadas ou jargões. No entanto, você pode usar piadas, jargão e linguagem simples ao falar com um grupo de subordinados, pois isso pode ajudar a aliviar a tensão na sala.
   • Esteja atento ao histórico das pessoas na platéia para se certificar de que não está usando linguagem ou exemplos que sejam ofensivos.
2. Mapeie o que você quer dizer. Para se comunicar claramente com um grupo grande, você precisa de um plano para o que quer dizer, em vez de falar informalmente com algumas pessoas. Caso contrário, você corre o risco de perder a atenção do seu público. Planeje o seguinte:
   • Os principais pontos que você deseja enfatizar. Por exemplo, se você estiver apresentando a nova estratégia de vendas de sua empresa em três pontos, planeje falar um pouco mais alto ao mencionar cada ponto pela primeira vez.
   • Momentos em que você pode querer diminuir o ritmo (como a introdução de informações novas ou complicadas).
   • Lugares naturais em sua apresentação quando você pode fazer uma pausa, como depois de apresentar cada ponto de uma estratégia de vendas de três pontos. Isso dá aos participantes tempo para absorver as informações.
3. Indique os principais pontos da sua apresentação. Use frases-chave para delinear os pontos principais de sua conversa. Pode ser difícil acompanhar apresentações orais, mas essas "placas de sinalização" ajudam seu público a acompanhar o texto. Boas frases para sublinhar são:
   • "Continue ..." (para introduzir um novo ponto).
   • "Como eu disse antes ..." (para lembrar o público de seu ponto principal).
   • “Para embrulhar ...” (para avisar que o fim do seu texto se aproxima).
   • Diga às pessoas quando você vai responder a perguntas. Você pode dizer: "Guarde suas perguntas para depois da apresentação, então eu as responderei.
4. Crie recursos visuais para enfatizar os pontos mais importantes. Monte uma apresentação de slides simples. Use a apresentação de slides como uma forma de enfatizar pontos importantes, não explicá-los em detalhes. Caso contrário, seu público assistirá aos slides em vez de prestar atenção ao que você diz.
   • Use apenas uma pequena quantidade de texto ou imagens por slide. Por exemplo, se você está delineando três metas para sua organização para o próximo ano, crie um slide que diz "Meta 1: Aumentar o quadro associativo em 10%".
   • Essas informações são suficientes para lembrar ao público o que você quer dizer, mas não tanto a ponto de diminuir sua atenção.
5. Interaja com o seu público. Inclua pausas na apresentação, faça perguntas e incentive as pessoas a fazerem perguntas se precisarem de esclarecimento sobre qualquer uma das apresentações. Você também pode se dirigir às pessoas na platéia diretamente, pelo nome ou olhando-as nos olhos. Isso ajuda a tornar a apresentação mais envolvente, envolvendo o público e aumentando a quantidade de informações que eles podem derivar de sua conversa.