Escreva um relatório de trabalho

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Contente

Dar um passo
Parte 1 de 3: Planejando um relatório de trabalho
Parte 2 de 3: Elaboração de um relatório de trabalho
Parte 3 de 3: Tornando o relatório eficaz
Pontas
Avisos

Escrever um relatório de trabalho pode ser impressionante, embora possa ser mais fácil do que você imagina. Os relatórios de trabalho são geralmente usados para explicar o andamento de um projeto de trabalho ou para fornecer conclusões e recomendações sobre questões do local de trabalho. Para escrever facilmente um relatório de trabalho eficaz, comece considerando seu objetivo, seu público, a pesquisa e a mensagem. Em seguida, prepare seu relatório usando um formato de relatório de negócios padrão. Finalmente, você pode modificar o relatório para torná-lo eficaz.

Dar um passo

Parte 1 de 3: Planejando um relatório de trabalho

Determine o objetivo e o assunto do relatório. Talvez alguém tenha te pedido um relatório. O objetivo ou tópico provavelmente será incluído na solicitação. Se você não tiver certeza de qual é o objetivo ou tópico, considere o que você está transmitindo ao seu público. Você também pode pedir esclarecimentos ao seu chefe ou supervisor.
- Por exemplo, o objetivo pode ser analisar um problema de negócios, explicar os resultados de um projeto em que você trabalhou ou dar ao seu supervisor uma visão geral do andamento do trabalho.
Determine o tom e a linguagem apropriados para o público-alvo. Considere o que o público-alvo já sabe, bem como o jargão que ele entenderá. Ao escrever um relatório de trabalho, muitas vezes você pode usar mais linguagem profissional e jargão do que ao escrever para o público em geral.
- Quem vai ler o relatório? Inclua qualquer pessoa em seu público que possa usar o relatório de maneira razoável.
- Se você estiver escrevendo para diferentes tipos de leitores, inclua todas as informações necessárias para que mesmo o leitor menos informado possa entendê-las facilmente. No entanto, use títulos para cada seção para que os leitores informados possam pular informações que são desnecessárias para eles. Você também pode incluir seções para cada público para atender às suas necessidades individuais.
Reúna sua pesquisa e materiais de apoio, se aplicável. Inclua os materiais que você usou para tirar conclusões ou desenvolver recomendações. Você vai se referir a isso ao preparar o relatório e pode ser necessário incluí-lo nos anexos do relatório. Estes são os tipos de itens a serem incluídos na preparação do relatório:
- Detalhes financeiros
- Mesas
- Gráficos
- Estatisticas
- pesquisas
- Questionários
- Conversas com especialistas, colegas, clientes, etc.
Visualize seu progresso ao escrever um relatório de progresso. Um bom relatório de progresso fornece uma visão geral rápida do trabalho que você fez, o que fará e se o projeto está no caminho certo. É melhor pensar nisso como uma resposta às perguntas que as pessoas têm sobre o seu projeto. Aqui está o que incluir em seu relatório:
- O prazo do projeto mudou?
- Que tarefas você tem feito desde o último relatório de progresso?
- Que tarefas você fará a seguir?
- Você está no caminho certo para concluir o projeto no prazo? Se não, por quê?
- Quais gargalos você encontrou e como vai resolvê-los?
- Você aprendeu alguma coisa este mês?
Faça um esboço com as informações a incluir em seu relatório. Escreva suas idéias em um esboço e use-o como um auxílio para escrever. Ao fazer isso, desenvolva as manchetes de seu relatório para ajudá-lo a organizar o que dizer. A visão geral não precisa ser organizada ou bem desenvolvida, porque é apenas para seu próprio uso.
- Na maioria dos casos, você deve iniciar o relatório explicando os resultados e as conclusões ou recomendações. Em seguida, explique como você chegou a esse ponto e seu raciocínio, se aplicável.
- Se você está prestes a fazer uma conclusão ou recomendação controversa, explique o processo e o raciocínio primeiro para que seu público-alvo possa entender por que você teve essa ideia.

Parte 2 de 3: Elaboração de um relatório de trabalho

Use uma capa ou página de título. A página de título deve incluir o nome do relatório, seguido pela data - em uma linha separada - quando você o enviou. Em uma terceira linha, você indica os nomes de todos os autores. Em seguida, escreva o nome da sua organização na quarta linha.
- Em alguns casos, você também pode incluir uma carta de motivação explicando por que escreveu o relatório, o que ele acarreta e o que você acha que deve fazer a seguir. Isso é mais comum com relatórios que levam muito tempo para serem preparados ou exigem explicação adicional antes que o leitor veja o relatório em si.
- Com um relatório de progresso, você declara seu nome, nome do projeto, data e período do relatório em uma página de título. Coloque cada item em uma linha separada. Você pode rotular cada linha com "nome", "nome do projeto", "data" e "período do relatório" ou pode apenas listar as informações.
- Pergunte a seu chefe se há alguma recomendação específica para formatar seu relatório de trabalho. Ele ou ela é a melhor fonte para preparar seu relatório.
Forneça um resumo das informações mais importantes. Inclua suas conclusões, justificativas e recomendações. Isso permite compreender os principais pontos do seu relatório sem ter que ler o relatório na íntegra. Você não precisa escrever explicações detalhadas, mas o leitor deve ser capaz de entender do que se trata o relatório. O resumo deve ter de uma a cinco páginas.
- Você não precisa resumir o relatório completo. Concentre-se apenas nas ideias principais do relatório, como as principais recomendações ou conclusões que apresentar.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, pode pular esta seção.
Inclua um índice com o que está no relatório. Indique os títulos das seções no índice e os números das páginas onde essa seção começa. Isso permite que os leitores naveguem facilmente pelo relatório para encontrar as informações necessárias.
- Use títulos e cabeçalhos para cada seção para que o relatório seja fácil de ler.
- Ao escrever um relatório de progresso, você geralmente não precisa incluir um índice, a menos que seu chefe prefira. No entanto, adicione títulos e cabeçalhos para cada seção para facilitar a navegação no relatório.
Escreva uma introdução para dar uma visão geral do relatório. Diga ao leitor por que você escreveu este relatório de trabalho. Resuma o contexto em torno do relatório e explique seu objetivo. Declare as perguntas que você responderá ou o problema que resolverá. Indique a duração do relatório e um plano de ação com seu conteúdo.
- A introdução não precisa ser longa. Seja direto e específico para que o leitor entenda o contexto e o propósito sem uma explicação longa.
- Escreva de dois a quatro parágrafos para a introdução.
- Em um relatório de andamento, a introdução não pode conter mais do que um ou dois parágrafos. Deve resumir o projeto e o que você espera alcançar. Você também pode indicar o que já concluiu e o que fará a seguir.
Explique os resultados ou conclusões que você apresenta. Forneça uma visão geral básica da pesquisa ou avaliações que você concluiu em relação a este projeto. Em seguida, discuta e interprete suas observações e como elas se relacionam com o assunto do relatório.
- Na maioria dos casos, esta seção contém um parágrafo introdutório e uma lista das conclusões a que você chegou.
- Esta é a seguinte conclusão: "1. Nossa população está envelhecendo, o que acarreta mais riscos à saúde de nossos clientes. "
- Quando você escreve um relatório de progresso, você não tem resultados ou conclusões para apresentar. Em vez disso, liste suas realizações ou tarefas concluídas na seção seguinte à sua introdução. Você também pode escrever um parágrafo curto de 2 a 4 frases nesta seção. No entanto, uma lista geralmente é suficiente. Você pode listar: "€ 200 arrecadados para pagar a barraca do festival", "Contratado com o plano da festa para gerenciar o planejamento do festival" e "entrevistou 1.500 residentes para coletar a opinião do público."
Dê a você recomendações para o futuro. Suas recomendações devem explicar o que acontecerá no futuro. Explique o que as soluções produzirão e como elas se relacionam com suas conclusões. Depois de escrever sua explicação, dê suas recomendações na forma de pontos de ação em uma lista numerada. Liste suas recomendações da mais importante para a menos importante.
- Por exemplo, você pode escrever: "1. Treine todos os funcionários para realizar a RCP. "
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, em vez disso, indique as tarefas ou objetivos que deseja realizar no próximo período de trabalho. Por exemplo, você pode listar "Encontrar fornecedores para o festival", "Aprovar designs do festival" e "Solicitar pôsteres promocionais".
Discuta o processo e o raciocínio que levou às suas conclusões. Explique como você abordou o tópico, problema ou questão. Reveja suas observações e, em seguida, explique como elas levam às suas recomendações. Separe a discussão em diferentes seções com títulos que informam ao leitor o que há nessa seção.
- Isso inclui uma discussão mais longa sobre as pesquisas e avaliações.
- Esta seção deve ser a mais longa do registro.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, pode pular esta seção. Em vez disso, inclua uma seção sobre os obstáculos que encontrou ao trabalhar no projeto e como você os superou. Você poderia escrever: "Muitos residentes não devolveram a pesquisa porque não era postal. No futuro, incluiremos correspondência pré-paga em nossas pesquisas ou permitiremos que os residentes completem suas pesquisas digitalmente. "
Liste todas as referências que você usou na preparação do relatório. As referências podem incluir artigos de revistas, notícias, entrevistas, pesquisas, questionários, estatísticas e outras informações relacionadas. Cite essas referências no final do relatório e rotule a página como "Referências".
- A menos que especificado de outra forma, use o formato APA para relatórios de negócios.
- Você pode pular esta seção se estiver preparando um relatório de progresso.
Forneça anexos de materiais como pesquisas, questionários ou e-mails. Nem todo relatório de trabalho precisa de anexos. No entanto, você pode incluí-los se quiser fornecer aos leitores o material que você fez referência ou se quiser fornecer informações adicionais que podem ajudá-los a compreender melhor o tópico ou suas observações. Identifique cada anexo com uma letra separada.
- Por exemplo: "Apêndice A", "Apêndice B" e "Apêndice C."
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, não precisa incluir esta seção.
Feche uma breve conclusão junto com um resumo de suas observações ou progresso. Você pode não precisar fazer uma conclusão, mas escrevê-lo pode ser um bom resumo de seus esforços. Resuma sua conclusão em três a quatro frases, resumindo as informações que você apresentou em seu relatório.
- Você poderia escrever: "O projeto de planejamento do festival de artes está em andamento e será concluído dentro do cronograma. Concluímos 90% de nossas atividades de pré-planejamento e agora estamos mudando o foco para a compra do equipamento necessário. O projeto não tem obstáculos pendentes, mas iremos abordar gradualmente quaisquer obstáculos futuros. "

Parte 3 de 3: Tornando o relatório eficaz

Use títulos claros para ajudar seu público a navegar pelo relatório. Crie títulos diretos e diretos. O leitor deve saber exatamente o que o relatório contém.
- As manchetes podem incluir introdução, tarefas concluídas, metas para o próximo trimestre, obstáculos e soluções e conclusão.
- Combine os títulos com as informações do relatório.
- Em um relatório de progresso, é provável que os leitores sejam seu supervisor, a equipe ou os clientes.
Use uma linguagem simples e direta para comunicar suas idéias. Um relatório de trabalho não deve conter palavras difíceis e frases criativas. Você só precisa transmitir seu ponto de vista ao leitor. Expresse suas idéias com as palavras mais simples possíveis e diretas.
- Você poderia escrever: "As receitas aumentaram 50% no quarto trimestre", em vez de "As receitas aumentaram 50% para gerar ótimas receitas no quarto trimestre".
Escreva brevemente para manter o relatório o mais curto possível. A escrita redundante desperdiça seu tempo e o dos leitores. Não seja superficial e vá direto ao assunto.
- Lembre-se de que alguns relatórios de trabalho podem ser bastante longos, pois podem conter muitas informações. No entanto, sua redação deve ser sempre concisa.
- Não há problema em escrever, `` As vendas aumentaram no último trimestre depois que a força de vendas aplicou ligações não solicitadas '', em vez de, `` Vimos um aumento exponencial nas receitas no último trimestre, quando nossos talentosos e dedicados vendedores foram clientes em potencial começando ligando para pedir que comprem mais produtos. '
Expresse suas idéias em linguagem objetiva e não emocional. Atenha-se aos fatos e deixe o leitor tirar suas próprias conclusões com base em uma visão objetiva do assunto. Embora você possa fazer recomendações para um problema, não tente evocar as emoções dos leitores para convencê-los. Deixe o leitor formar suas próprias idéias e julgamento com base em uma visão objetiva dos fatos.
- Em vez de escrever, "Funcionários descomprometidos têm moral baixo, tornando o escritório uma máquina sem alma", você poderia escrever: "Funcionários cujas classificações de produtividade obtiveram pontuação inferior à de outros relataram que não se envolveram.
Evite usar gírias, bem como a palavra "I" na maioria dos relatórios. Pode ser apropriado usar "eu" em um relatório de progresso quando você está escrevendo sobre um projeto no qual está trabalhando sozinho. Do contrário, não use a palavra "eu" ou outra gíria em seu relatório de trabalho. No entanto, não há problema em usar "você" ao dirigir uma frase ao leitor pretendido.
- Mantenha seu idioma profissional ao longo do relatório.
Reveja o seu relatório para se certificar de que não contém erros. Erros gramaticais e ortográficos prejudicam o profissionalismo de seu relatório de trabalho. É essencial que você analise o relatório para certificar-se de não ter usado erros de digitação, palavras incorretas ou palavras incorretas. É melhor verificar o relatório pelo menos duas vezes.
- Se possível, peça a outra pessoa que verifique o relatório para você, pois é difícil detectar seus próprios erros.
- Se o tempo permitir, você deve deixar o relatório de lado por pelo menos 24 horas antes de verificá-lo.

Pontas

Depois de escrever seu primeiro relatório de trabalho, você pode usá-lo como um modelo para relatórios futuros.
Você provavelmente já tem um modelo para relatórios de trabalho em seu local de trabalho. Entre em contato com seu supervisor para ver se você pode usar um modelo para o seu relatório.
Se possível, baseie seu formato de relatório em um relatório de trabalho existente de sua empresa ou organização. Verifique os arquivos em seu escritório ou peça a um colega ou supervisor uma cópia de um relatório existente.