Contente

• Passos
• Método 1 de 1: Definindo a Agenda
• Pontas
• Avisos

Uma agenda é uma lista detalhada de tópicos que serão abordados em uma reunião ou reunião. É parte integrante do planejamento e da condução das reuniões, pois descreve o propósito da reunião e as questões a serem abordadas, relaciona os palestrantes e define o tempo para cada questão a ser considerada. Se precisar agendar uma reunião, reúna todas as informações de que precisa e organize de forma estruturada na agenda. As dicas a seguir o ajudarão a fazer a coisa certa.

Passos

Método 1 de 1: Definindo a Agenda

1. 1 Notifique todos os participantes com antecedência sobre a reunião.
   • Você pode enviar e-mails para eles ou distribuir avisos de serviço em formato impresso.
   • Inclua a data, hora, local e propósito da reunião.
   • Peça uma resposta aos destinatários. Informe que todos os que aceitam convites devem comparecer à reunião.
2. 2 Faça com que cada participante informe com antecedência sobre o assunto que planejam abordar na reunião.
   • Peça a cada colega para descrever a essência e os detalhes do problema que desejam abordar na reunião, para que você possa colocá-lo na ordem do dia de maneira correta e precisa.
   • Especifique quanto tempo levará para o participante considerar sua pergunta.
3. 3 Liste todos os itens da agenda.
   • Faça uma tabela de três colunas com os títulos “Item da agenda”, “Apresentador” e “Tempo para discussão”.
   • Liste as questões em consideração na ordem de sua aparência, relevância ou importância.
   • Escreva uma breve descrição de cada tópico fornecido por cada apresentador.
   • No título, inclua os detalhes da reunião - a data, hora e local, propósito e duração.
4. 4 Verifique com cada apresentador se eles concordam com sua linha de discurso e com o tempo alocado para a pergunta.
5. 5 Corrija a agenda conforme necessário.
6. 6 Envie cópias da agenda aprovada a todos os participantes da reunião. Faça isso com antecedência para que eles possam revisar o conteúdo e se preparar para a reunião. Dois dias devem ser suficientes.

Pontas

• Se você receber uma solicitação para incluir um item na pauta que não esteja relacionado ao tópico da reunião, convide o apresentador a considerar o assunto na próxima reunião.

Avisos

• Aloque tempo suficiente para que cada apresentador apresente seu tópico. Esteja atento aos seus clientes potenciais e não tente incluir muitas informações em uma reunião. Lembre-se de que os participantes podem ter perguntas ou desejar discutir tópicos adicionais.