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• Passos

A precisão da contabilidade do estoque afeta vários aspectos das operações de uma empresa. O departamento de compras depende dos dados de estoque para iniciar as compras regulares de materiais. Os departamentos de manufatura e planejamento precisam de dados de estoque precisos para planejar o processo de produção. Dados de estoque imprecisos podem levar à escassez de certos materiais, o que resultará em atrasos na entrega dos produtos aos clientes e pode levar à interrupção dos negócios. As empresas podem melhorar a precisão de seus bancos de dados de inventário, desenvolvendo procedimentos contábeis específicos e monitorando a conformidade dos funcionários.

Passos

1. 1 Desenvolva procedimentos para manuseio de materiais na organização. Eles devem incluir uma descrição detalhada das etapas que devem ser seguidas pelos trabalhadores quando os materiais chegam à empresa e são liberados para a produção.
   • Os procedimentos também devem descrever as ações dos funcionários no caso de encontrarem estoques danificados, defeitos e escassez.
2. 2 Treine a equipe para trabalhar de acordo com os procedimentos. O pessoal da empresa deve conhecer profundamente todos os procedimentos.
   • Cada funcionário deve compreender a importância de um controle de estoque preciso e seu impacto na empresa como um todo.
   • Para grupos individuais de pessoal, sessões de treinamento separadas podem ser organizadas, com foco específico em sua área de trabalho. Por exemplo, o pessoal de manufatura terá seus próprios procedimentos para manusear materiais que são diferentes daqueles do departamento de compras.
3. 3 Monitore o desempenho da equipe e conduza auditorias. Os procedimentos de inventário só são valiosos se forem seguidos pelos trabalhadores. Certifique-se de que os funcionários sigam os procedimentos estabelecidos.
   • Uma auditoria de registros e faturas primárias pode verificar se os funcionários estão seguindo os procedimentos de gerenciamento de estoque.
4. 4 Estabeleça um ciclo de verificações intermediárias de estoque. Sua frequência dependerá da taxa de rotatividade ou do valor dos respectivos grupos de ações.
   • Para desenvolver um cronograma de estoques, os estoques podem ser divididos em grupos com diferentes frequências de recálculo. Por exemplo, uma empresa pode decidir inventariar a disponibilidade de peças de alta rotação todo mês, mas inventariar peças de baixa rotação duas vezes por ano.
   • A empresa deve treinar funcionários para manter um estoque contínuo. Neste caso, os contadores de estoque estarão bem familiarizados com a lista de estoque, as operações realizadas com eles e as ações em caso de falta.
   • A contabilidade de estoque contínua também implica identificar os motivos das faltas quando descobertas. Isso pode lançar um raio de luz sobre os problemas existentes nos procedimentos de contabilidade de estoque.
5. 5 Desenvolva um procedimento para lidar com a escassez. Em algumas organizações, o fato de dar baixa nas faltas deve ser certificado pela administração. Se uma falta for identificada, o contador do estoque deve alinhar os dados contábeis com a disponibilidade real dos estoques.
6. 6 Programe inventários anuais totais. Os inventários anuais podem ser realizados de 1 a 2 vezes por ano para recontar todos os estoques e alinhar os dados contábeis com a situação real.
   • As discrepâncias entre a quantidade real de estoques e os dados contábeis encontrados durante o inventário também permitem avaliar a eficácia da organização da contabilidade de estoque e dos próprios procedimentos contábeis.