Contente

• Passos
• Método 1 de 9: Desenvolva uma Agenda
• Método 2 de 9: enviar convites
• Método 3 de 9: Prepare o local da reunião
• Método 4 de 9: Forneça as ferramentas necessárias para a reunião
• Método 5 de 9: Prepare um questionário ou questionário
• Método 6 de 9: Envie um lembrete de reunião
• Método 7 de 9: Comece a reunião dentro do cronograma
• Método 8 de 9: concentre-se no tópico da reunião
• Método 9 de 9: Responda o máximo de perguntas possível

Qualquer pessoa que mediar ou organizar uma reunião se beneficiará com essas dicas. As responsabilidades do organizador incluem convidar os participantes e fornecer-lhes tudo de que precisam para trabalhar da forma mais eficiente possível.O anfitrião também é responsável pelo andamento da reunião em si. Ele deve assegurar a máxima concentração no tema da reunião, evitando que os participantes se tornem pessoais e discutam as regras da reunião. Este material facilitará a organização e andamento da reunião para que seja um sucesso.

Passos

Método 1 de 9: Desenvolva uma Agenda

1. 1 Especifique os horários de início e término da reunião e os limites de tempo para discussão de cada assunto. Os participantes da reunião considerarão isso uma cortesia de sua parte.
2. 2 Pergunte às pessoas em sua organização ou à pessoa que está convocando a reunião quais tópicos precisam ser incluídos na agenda e também peça uma breve descrição de cada questão.

Método 2 de 9: enviar convites

1. 1 A melhor maneira de enviar convites é por e-mail, especialmente se seus funcionários tiverem um programa que combina funções de e-mail com calendário e lembretes.
2. 2 Especifique um prazo para reservar assentos. Isso permitirá que você prepare a quantidade necessária de recursos para não interromper a reunião para preparar os materiais que faltam.

Método 3 de 9: Prepare o local da reunião

1. 1 Para uma reunião tranquila, você precisa preparar adequadamente a sala. Ao alugar um espaço que costuma ser usado para reuniões (por exemplo, em um quarto de hotel ou serviço dedicado), você pode contar com a equipe local que está bem informada e familiarizada com as nuances da preparação do espaço.
   • Colocação da palestra - as cadeiras são alinhadas de forma que o palestrante fique no centro das atenções. Esse posicionamento é especialmente eficaz se o objetivo principal for comunicar algumas informações.
   • Arranjo teatral - um presidium é instalado na frente da sala (uma mesa na qual se sentam palestrantes e especialistas). A disposição das cadeiras dos outros participantes lembra uma sala de aula.
   • Layout da escola - as mesas são colocadas em frente às fileiras de cadeiras para permitir que os participantes da reunião façam anotações enquanto falam. O foco está no alto-falante.
   • Mesa redonda. Escolha este arranjo se os participantes devem atuar como equipes separadas e para estimular a troca de idéias entre grupos ou participantes individuais.
   • Configure uma mesa em forma de U. Este é um estilo de sala de reuniões que permite que os participantes se vejam e interajam conforme necessário.
   • Se você estiver planejando uma reunião aberta que envolva comunicação com o público, coloque as cadeiras em um círculo com o palestrante no centro.

Método 4 de 9: Forneça as ferramentas necessárias para a reunião

1. 1 Uma preparação completa para a reunião inclui um conjunto de canetas, cadernos, materiais de apoio, apostilas e qualquer outra coisa de que você possa precisar durante a reunião.
2. 2 Reserve um espaço para perguntas. Pode ser um pôster ou quadro no qual os participantes podem escrever suas perguntas ou colá-las com adesivos de papel adesivo. Os participantes da reunião saberão que em determinado momento receberão uma resposta às suas perguntas, e a reunião será mais tranquila.
3. 3 Prepare bebidas e lanches para os participantes da longa reunião. Para reuniões curtas, basta colocar garrafas de água e uma tigela de doces em cada mesa.

Método 5 de 9: Prepare um questionário ou questionário

1. 1 Os participantes da reunião podem avaliar sua qualidade imediatamente após a reunião ou preencher um questionário e enviá-lo por e-mail em 1-2 dias.
2. 2 As fichas de avaliação e questionários permitem determinar como a reunião foi percebida pelos participantes.

Método 6 de 9: Envie um lembrete de reunião

1. 1 Os lembretes são enviados no último dia de inscrição dos participantes ou 1-2 dias antes disso.
2. 2 Peça para relatar se alguém mudou de plano e foi forçado a desistir de participar.

Método 7 de 9: Comece a reunião dentro do cronograma

1. 1 Os retardatários a uma reunião são capazes de "recuperar o atraso", mas fazer os outros esperar é considerado rude.
2. 2 No início da reunião, faça anúncios organizacionais, incluindo intervalos e horários de almoço, locais dos banheiros e onde e como os participantes da reunião podem fazer perguntas.

Método 8 de 9: concentre-se no tópico da reunião

1. 1 O organizador da reunião deve orientar os participantes sobre o tema da reunião. Permitir que você fale sobre tópicos relacionados arrisca atrapalhar sua agenda de trabalho.
2. 2 Atenha-se aos horários de intervalo e almoço designados.

Método 9 de 9: Responda o máximo de perguntas possível

1. 1 Colete perguntas dos participantes da reunião. Dê tempo suficiente para que as respostas satisfaçam o interesse do maior número possível de pessoas.
2. 2 Após a reunião, fique ao seu alcance para que possa ser abordado por participantes da reunião que têm vergonha de falar na frente de outras pessoas ou por aqueles que têm problemas específicos que exigem uma discussão cara a cara.
3. 3 Lembre os participantes da reunião de preencher o questionário ou lista de verificação e agradeça-lhes por comparecerem à reunião.