Autor:
Monica Porter
Data De Criação:
13 Marchar 2021
Data De Atualização:
1 Julho 2024
Contente
Os relatórios de negócios são um dos meios mais eficazes de comunicação das operações de negócios hoje. Apesar de seus objetivos gerais, eles geralmente são usados quando uma empresa ou indivíduo precisa tomar decisões importantes. Para escrever relatórios de negócios eficazes, primeiro você precisa entender o que são e como podem ser usados.
Passos
Parte 1 de 2: Determine o tipo de relatório a escrever
Apresentar ideias. Este é o tipo relatórios / propostas explicativas. Esses relatórios podem ser usados para fazer recomendações aos principais gerentes ou tomadores de decisão em uma empresa, geralmente compostos de duas partes: resumo e conteúdo. O resumo destaca sua sugestão. A seção de conteúdo (corpo) analisa ainda mais benefícios, custos, riscos, etc. venha com isso.
- Digamos que você queira oferecer uma impressora 3D para seu departamento. Para persuadir seu gerente a aprovar a compra deste dispositivo, você precisa escrever um relatório de explicação / recomendação para fazer uma petição formal à gerência.
Descreva os riscos associados a uma oportunidade particular.Relatório de investigação ajudando a determinar o grau de risco associado a um determinado curso de ação. Esse tipo de relatório é extremamente útil para ajudar uma empresa a prever possíveis consequências. Inclui uma introdução, conteúdo investigativo e conclusões. A introdução destaca a questão em consideração. O conteúdo da pesquisa é usado para discutir fatos e resultados da investigação. A conclusão é usada para resumir o problema.- Suponha que a Pharmaceutical Company X queira trabalhar com a Pharmaceutical Company Y, mas ainda tenha preocupações. A empresa X não deseja cooperar com uma empresa com problemas financeiros atuais ou passados. Esta empresa conduzirá uma investigação e usará o relatório da investigação para discutir em profundidade as informações financeiras da empresa Y e seus diretores.
Apresenta informações sobre a conformidade com uma agência reguladora específica. Isto é relatório de Conformidade, é usado para ajudar uma empresa a demonstrar sua responsabilidade. Ele demonstra conformidade com as leis / regulamentos e gastos razoáveis da empresa na frente do corpo de governo (cidade, província, governo, etc.). Este relatório inclui a introdução, o conteúdo do relatório e a conclusão. A introdução geralmente contém uma visão geral do conteúdo principal do relatório. A seção de conteúdo representa dados, eventos, etc. As agências executivas precisam saber. As conclusões são usadas para resumir.- Por exemplo, a Nestlé precisa mostrar ao seu conselho de administração que está seguindo as políticas do país anfitrião e as diretrizes legais ao longo dos anos. Como resultado, eles usaram seus relatórios anuais de conformidade para serem transparentes sobre suas atividades durante o ano.
Apresentação da viabilidade da ideia ou projeto proposto. Relatórios de exploração usados para determinar se uma ideia é prática ou não é chamado relatório possível. Este relatório deve ser estruturado em duas partes: o resumo e o conteúdo do relatório. O conteúdo mostra os benefícios, possíveis problemas, custos envolvidos e assim por diante. da ideia proposta. Uma empresa pode usar um relatório de viabilidade para explorar questões semelhantes às seguintes:- Este projeto pode ser concluído dentro do orçamento?
- Este projeto será lucrativo?
- Este projeto pode ser concluído dentro do prazo estipulado?
Apresentação de resultados de pesquisas investigativas.Relatório de pesquisa investigativa apresentar pesquisas sobre um problema ou problema. Geralmente é uma análise aprofundada de um determinado assunto e deve incluir as seções: resumo, introdução, metodologia de pesquisa, resultados obtidos, conclusões e recomendações. Pesquisas relevantes também devem ser incluídas neste relatório.- Por exemplo, uma empresa pode conduzir uma pesquisa em toda a empresa sobre se deve ou não proibir o fumo no lobby dos funcionários. O operador preparará um relatório de pesquisa investigativa.
Ajude sua empresa a melhorar suas políticas, produtos ou processos de negócios por meio de monitoramento contínuo. Formulado em intervalos fixos, como semanas, meses, trimestres, etc., Relatórios periódicos desempenho, lucros e perdas ou qualquer outro critério podem ser revistos em detalhes durante um determinado período de tempo.- Por exemplo, todo mês, um representante de vendas farmacêutico provavelmente criará uma tabela resumindo o número de suas ligações de vendas.
Relate uma situação específica. Ao contrário de períodos de tempo fixos, situações específicas são necessárias relatar a situação. A situação aqui pode ser tão simples quanto informações obtidas em um seminário ou tão complexa como relatar uma resposta a um desastre natural. Este relatório inclui as seções: introdução, conteúdo e conclusões. Use a introdução para identificar o evento e descreva o que será abordado no conteúdo do relatório. A conclusão é usada para declarar o compromisso ou ação necessária nesta situação.- Por exemplo, após uma grande tempestade, o corpo diretivo precisará de um relatório da situação.
Apresente a solução para o problema ou situação.Relatório de comparação Considere várias soluções possíveis para uma determinada situação. Com base nos resultados, o redator proporá um curso de ação específico. Geralmente consiste em três partes: introdução, conteúdo e conclusão. A introdução delineia o objetivo do relatório. A seção intermediária descreve a situação ou problema e as possíveis soluções / opções. A conclusão revela a melhor solução ou alternativa.
- Considere que a fabricante de automóveis ABC quer abrir uma fábrica na Ásia. Com base nas necessidades da empresa, o relatório poderia restringir a seleção a três países. Em seguida, concluirá qual é o melhor local de fábrica dos três países.
Parte 2 de 2: redação do relatório de negócios
Defina as metas e o formato do seu relatório. Pergunte a si mesmo o que você deseja alcançar com o relatório. Com base na meta desejada, selecione o tipo de relatório apropriado na lista listada acima.
- Seja qual for a resposta, você precisa garantir a brevidade de seu objetivo. Se o objetivo não for claro, o relatório apenas confundirá os leitores e possivelmente comprometerá sua credibilidade.
- Por exemplo, se você deseja obter um orçamento de publicidade maior para seu departamento. O relatório deve então enfocar seu orçamento atual e como você pode usar efetivamente seu orçamento maior.
Identifique o público. Os leitores podem incluir outsiders (pessoas que não trabalham na sua empresa) ou internos. Considere seu conhecimento existente ou familiaridade com seu tópico de destino e pense em como eles usarão as informações apresentadas no relatório.
- Lembre-se de que, não importa quem seja o seu público, não há conclusão mais convincente do que a quantidade de dinheiro que você pode trazer para sua empresa ou clientes.
- Digamos que você queira executar um programa de compartilhamento de cargos em seu departamento e definir que o público-alvo aqui é o diretor de recursos humanos, o diretor executivo e o gerente geral. Considere seu nível atual de interesse neste programa. A resposta moldará o tom do relatório. Se a empresa nunca considerou tal programa, este relatório será estratégico e informativo. Caso contrário, o relatório deve ser menos informativo e mais convincente.
Determine o que aprender. A parte mais difícil não está na parte de escrever, mas em tirar a conclusão e coletar os dados necessários para apoiá-la. São necessárias muitas habilidades, incluindo coleta de dados e análise de mercado. O que você e a gerência precisam saber para tomar uma decisão informada sobre o tópico que está sendo dado?
Obtenha os dados certos para o relatório. É importante que seus dados sejam bem pesquisados. Caso contrário, o relatório pode carecer de credibilidade. A coleta de dados em si depende do tipo de relatório que você escreve. Certifique-se de que os parâmetros de dados selecionados sejam concisos e consistentes com o ponto do relatório.
- Os dados podem ser informações privilegiadas - o que significa que você pode coletá-los rapidamente. Por exemplo, você pode obter números de vendas do departamento de vendas com apenas uma chamada. Em outras palavras, você pode obter os dados e colocá-los no relatório rapidamente.
- Os dados externos também podem ser armazenados internamente. Se determinados departamentos coletaram dados analíticos de clientes, pergunte a eles. Você não precisa fazer essa investigação sozinho. Embora seja inconsistente em diferentes tipos de negócios, muitas vezes o relator de negócios não precisa conduzir uma investigação direta.
- Digamos que você esteja escrevendo um relatório de explicação / proposta. Em seguida, você deve estudar todos os benefícios decorrentes de suas sugestões e incorporar esses estudos ao seu relatório.
Organize e escreva relatórios. Como escolher um layout e escrever um relatório depende de seus objetivos. Por exemplo, o layout do relatório de conformidade será diferente do layout do relatório de viabilidade. Depois de ter uma ideia de como o relatório deve ser organizado, você pode começar com seu conteúdo.
- Divida os dados relacionados em partes separadas. Os relatórios de negócios não podem ser confundidos com muitos dados e informações. Organizar os dados em partes separadas é a chave para um bom relatório de negócios. Por exemplo, você pode separar os dados de vendas dos dados de análise do cliente e definir títulos separados para eles.
- Organize o relatório com títulos relevantes, que podem ser rapidamente apresentados como um estudo independente, mas ao mesmo tempo apoiam o propósito subjacente do relatório.
- Uma vez que algumas seções podem depender da análise ou da entrada de outros, muitas vezes é possível trabalhar em cada parte separadamente enquanto espera pelos resultados da análise.
Tire conclusões com propostas específicas. A conclusão feita deve ser clara e deve ser um resultado razoável de um exame cuidadoso dos dados apresentados no relatório. Se apropriado, proponha claramente o melhor curso de ação com base nessas conclusões.
- Cada meta deve conter ações específicas e mensuráveis. Anote todas as mudanças na descrição do trabalho, programação ou despesas necessárias para concluir o novo plano. Cada reclamação deve apresentar novas abordagens diretas - aquelas que ajudarão a cumprir a meta / solução delineada no relatório.
Escreva um resumo do projeto. O resumo do projeto deve ser a primeira página do seu relatório, mas também a última coisa a ser escrita. Este resumo apresenta os resultados e as conclusões da pesquisa, bem como uma visão geral muito breve do que será apresentado se o leitor decidir continuar lendo o relatório completo. É como o trailer de um filme ou a abstração de um artigo acadêmico.
- O Resumo Executivo tem o nome acima porque é quase a única coisa que um conselheiro ocupado lerá. Apresente tudo o que é importante para seu chefe aqui, no máximo 200-300 palavras. O restante pode ser examinado mais de perto se quiserem saber mais.
Use infográfico para os dados a serem usados, se necessário. Em alguns casos, pode ser útil apresentar dados quantitativos por meio de um gráfico ou gráfico. Use cores em sua apresentação, pois elas atrairão mais atenção e ajudarão a distinguir as informações. Sempre que possível, use marcadores, números ou dados de quadro para torná-los mais fáceis de ler. Dessa forma, você separará os dados do restante do relatório e mostrará o que isso significa.
- No geral, os efeitos visuais são um grande fator, tornando os relatórios de negócios mais interessantes quando o texto e as próprias figuras podem ser relativamente secos. Mas não vá longe demais, use somente quando apropriado e necessário.
- Uma página cheia de texto e sem tabelas ou figuras pode ser cansativa. Por favor, enquadre o conteúdo lá. A caixa de informações também pode resumir com eficácia sua apresentação.
Cite as fontes conforme necessário. Dependendo do tipo de pesquisa que está sendo conduzida, você pode precisar explicar sua fonte de informação. O objetivo da página do documento ou fonte de referência no relatório de negócios é fornecer uma fonte de informações para que outras pessoas possam descobrir mais ou encontrar dados, se desejado.
- Use o formato certo para relatar citações, dependendo do seu setor.
Leia novamente duas vezes. Erros ortográficos ou gramaticais podem fazer com que os leitores sintam que você não está dedicando esforços suficientes ao relatório e questionem a confiabilidade dos resultados da pesquisa. Além disso, certifique-se de apresentar as informações de maneira clara e concisa.
- Por exemplo, não exagere nas palavras bonitas ou use frases muito longas.
- Evite usar gírias.
- Se o relatório e o leitor estiverem intimamente relacionados a um determinado setor, você pode usar jargão técnico ou terminologia. Mas tenha cuidado, não exagere.
- Em geral, os relatórios de negócios são escritos na forma passiva e são um dos poucos casos em que quanto mais passivo, melhor.
- Freqüentemente, você pode não perceber erros ao reler seu trabalho por se sentir familiarizado no momento em que escreve. Considere a possibilidade de ter outra pessoa na sala que também queira relatar o sucesso e leia. Esteja aberto ao feedback recebido. É melhor quando o erro é apontado por colegas de trabalho em vez de superiores. Revise cada comentário e reescreva o relatório.
Crie um índice analítico. Formate os relatórios de negócios da forma mais formal possível, criando um índice para fácil acompanhamento e leitura rápida. Inclua todas as seções importantes, especialmente o resumo e a conclusão da governança.
Faça a capa do seu relatório de negócios. A melhor maneira de preencher um relatório bom e bem investigado é cobri-lo de maneira adequada. Você pode usar o fichário, punhos ou papel de boa qualidade. O ponto principal aqui é que o relatório de negócios deve ser atraente, agradável aos olhos, o suficiente para despertar o interesse dos leitores.
- Isso também se aplica a todas as tabelas e gráficos incluídos no relatório.
