Autor:
Peter Berry
Data De Criação:
17 Julho 2021
Data De Atualização:
1 Julho 2024
Contente
A maneira como você escolhe responder a alguém pode afetar a maneira como essa pessoa e os outros o percebem. Felizmente, saber como e quando dar feedback é algo que você pode aprender a melhorar. Se você estiver conversando com alguém cara a cara, a chave é prestar atenção nessa pessoa e deixá-la expressar seus pensamentos antes de você dar uma resposta ponderada. Quando você está conversando com mensagens de texto, existem algumas regras tácitas que você precisa seguir para se comunicar com sucesso. O e-mail é a forma mais formal de comunicação com as convenções profissionais que você precisa seguir para se comunicar com eficácia e responder de forma adequada.
Passos
Método 1 de 3: responder a mensagens de texto
Use uma linguagem cotidiana ao enviar mensagens. Email, correspondência e até bate-papo cara a cara podem ocorrer de uma maneira mais formal.Devido à natureza concisa e limitada das mensagens de texto, usar uma linguagem mais descontraída é apropriado e transmite a mensagem de que a conversa é mais pessoal.
- Por exemplo, você pode usar “b” em vez de “você” para economizar espaço, enviar uma mensagem mais rápido e expressar um tom relaxado.
- As regras de pontuação são geralmente mais confortáveis em mensagens de texto. Por exemplo, a regra obrigatória das vírgulas pode tornar a conversa bombástica e formal.
- Nem sempre presuma que enviar mensagens de texto está certo, mas se a outra pessoa usar a linguagem cotidiana, responda a ela para ajudá-la a relaxar.
Faça perguntas abertas para desenvolver a conversa. Se você quiser manter o chat de texto, fazer perguntas abertas ajuda a outra pessoa a falar mais e expressar sua opinião sobre um assunto. Fazer perguntas que forneçam uma resposta concisa, sim ou não, tornará a conversa enfadonha.- Por exemplo, se estiver conversando com alguém sobre sua empresa, você pode perguntar: "Como você se sente em relação a um novo projeto?"
- Se você quiser saber mais sobre os pensamentos de uma pessoa sobre um assunto, tente enviar mensagens de texto como: "Eu concordo com você, mas por que você acha isso?"
Evite enviar respostas ásperas ou de uma única palavra. As mensagens de texto devem ser relativamente curtas, mas uma resposta brusca ou apressada pode transmitir a mensagem de que você está zangado ou chateado com a pessoa. Se você estiver respondendo à mensagem de alguém, envie uma resposta significativa contendo pelo menos 1 ou 2 frases.- Às vezes, é perfeitamente aceitável responder "OK" se fizer sentido no contexto. No entanto, evite enviar a palavra "K" novamente, pois parece rude e rude.
Adendo: Se você costuma dar respostas curtas, pode continuar fazendo isso.
Use pontuação e emojis para transmitir o tom. Devido à natureza objetiva das mensagens de texto, as pessoas podem entender o tom ou as emoções por meio de uma linguagem concisa. Você pode comunicar claramente suas ideias usando pontuação e emojis se sua mensagem parecer vaga.
- Por exemplo, você pode responder: “Eu sei, obrigado. :) ”então o texto não parece que você está sendo irritado ou abrupto com a pessoa.
- Às vezes, usar pontos dá a sensação de que você está com raiva. Por exemplo, é mais confortável dizer "Não, não está lá" em vez de dizer "Não. Não têm".
Reveja a mensagem antes de enviar. Antes de enviar a mensagem, você deve verificar rapidamente. Verifique se há erros de digitação e certifique-se de transmitir a mensagem certa e usar o tom correto.
- Depois de enviar a mensagem, você não poderá recuperá-la! Portanto, é melhor verificar rapidamente antes de enviar.
Não envie o próximo lote de mensagens. Lotes de notificações e tópicos de mensagens de texto podem irritar e frustrar outras pessoas. Envie uma resposta que inclua tudo o que você deseja dizer, em vez de enviar muitas mensagens curtas.
- Também é normal enviar um texto extra se você se esquecer de sua mente ou precisar esclarecer algo.
- Se alguém não responder a 2 mensagens consecutivas, provavelmente não deseja falar com você ou não está ao telefone. De qualquer forma, você deve dar a eles tempo e espaço para responder.
Peça um telefonema se a conversa se tornar muito complicada para enviar mensagens de texto. As mensagens de texto devem ser curtas e concisas. Se a conversa de texto começar a ficar muito desajeitada a ponto de você não conseguir expressar seus pensamentos corretamente, pergunte se a pessoa pode ligar para você para que você possa falar em detalhes ou discutir Declaração de tese completa.
- Tente enviar mensagens de texto assim: “Será mais fácil explicar pelo telefone. Você pode me ligar, obrigado! "
Método 2 de 3: converse diretamente com alguém
Ouça com atenção quando alguém falar com você. Sempre que alguém falar com você, faça contato visual e preste atenção ao que eles dizem. Isso mostra que você está ouvindo e entendendo o que eles estão dizendo.
- Preste atenção ao orador para que ele se sinta confortável para falar com você.
- Aproxime-se ou pergunte ao seu parceiro se você pode ir para um lugar mais silencioso se tiver dificuldade em ouvir claramente.
Preste atenção às dicas não verbais do locutor. A linguagem corporal pode transmitir mais do que apenas as palavras de uma pessoa. Enquanto alguém está falando, observe sua linguagem corporal para ver como você deve responder.
- Por exemplo, se alguém fica olhando em volta ou virando os pés para a frente e para trás, pode ficar preocupada ou com medo. Pergunte se eles estão bem em vez de responder ao que eles dizem.
- Você também deve ouvir a maneira como eles falam. Se falarem em voz alta ou ofensiva, provavelmente estão chateados ou zangados com a conversa. Você precisará de uma abordagem diferente ao responder para evitar mais estresse.
Evite responder enquanto alguém está falando. Se você ficar muito animado ou entusiasmado demais para responder antes que alguém termine de falar, essa pessoa perceberá e poderá ficar chateada. Espere até que eles terminem de falar e você tenha ouvido tudo o que eles querem dizer antes de dar qualquer resposta.
- Seria rude interferir com seus próprios pensamentos enquanto outra pessoa está falando.
Adendo: Ouça e tenha em mente os pontos principais aos quais você planeja responder enquanto alguém está falando, mas não ignore o que essa pessoa disser depois para que possa dar respostas mais inteligentes ou mais rápidas. velozes.
Espere até que terminem de falar antes de falar. Quando você estiver conversando com alguém, deixe-a terminar o que ela está pensando antes de você responder. Dessa forma, você conhecerá todos os fatos e informações que eles desejam transmitir para que possa dar respostas perspicazes e perspicazes.
- Às vezes, as pessoas acrescentam um pouco mais de informações depois de terminarem de falar. Por exemplo, eles podem dizer: "Oh, espere, esqueci de dizer isso." Deixe-os dizer tudo o que quiserem.
Pense na resposta para que possa falar com confiança. Antes de responder, pare um momento para considerar todas as informações que você já conhece. Se você der uma resposta fora do assunto, a outra pessoa pensará que você não estava realmente ouvindo o que ela disse.
- Reservar um momento para pensar sobre como responder também garante que você dê uma resposta inteligente.
Faça perguntas se precisar de explicação ou mais informações. Se você não consegue ouvir ou entender o que alguém está dizendo, não tente responder com mal-entendido ou concepção errônea. Pergunte o que disseram ou o que quiseram dizer para que você possa responder de acordo.
- Se você não tiver certeza das intenções de alguém ou quiser que ela explique seu verdadeiro significado antes de responder, faça uma pergunta aberta: "O que você quer dizer?"
- É normal perguntar a alguém novamente se você não consegue ouvir ou entender totalmente o que ela disse.
Fale direta e claramente ao responder. Depois de pesar as informações que você obtém e pensar sobre o que você quer dizer, fale com clareza e confiança. Não use linguagem ambígua ou conflitante para tentar parecer mais rápido ou inteligente. As pessoas apreciam a verdade, então dê um feedback honesto para mostrar que você se importa e as compreende.
- Certifique-se de que estão prestando atenção para não ter que repeti-los.
- Saiba se outra pessoa deseja falar e dê a ela uma chance de falar.
- Peça à pessoa que responda ao que você disse. Não saia ou termine a conversa porque você teve a chance de falar.
Esteja preparado quando alguém se opõe. Mesmo que você tenha considerado o que deseja dizer, sempre há uma chance de que alguém se oponha às suas palavras. Isso também está bom! Esteja preparado para o caso de alguém discutir ou tentar desprezar o que você diz.
- Fique calmo e não se zangue se alguém tentar provocá-lo.
- Deixe que os outros confirmem suas crenças e opiniões. Não tente forçá-los a aceitar seu ponto de vista.
Método 3 de 3: enviar um e-mail de resposta
Responda aos e-mails em 48 horas. Responder atempadamente aos emails é importante para mostrar cortesia e profissionalismo.Você não precisa responder imediatamente, mas deve responder em pelo menos 2 dias.
- Quer o e-mail seja irrelevante para você ou por engano, responda ao remetente para informá-lo de que enviou a pessoa errada.
Use uma saudação profissional no e-mail de resposta. O e-mail costuma ser mais formal do que mensagens de texto ou telefonemas. Responda com "Olá" ou "Olá" antes do nome de uma pessoa para iniciar o e-mail corretamente.
- Se a pessoa a quem você está respondendo tiver uma saudação específica ou quiser que você a chame pelo nome, faça o necessário. Por exemplo, se eles quiserem que você os chame de um nome curto, como "Bob" em vez de "Robert", use esse nome.
Limite o uso de pontos de exclamação. A resposta deve ter gramática, ortografia e pontuação adequadas. No entanto, usar muitos pontos de exclamação pode fazer você parecer insincero ou excessivamente agressivo. Evite usá-los, a menos que seja apropriado.
- Pontos de exclamação são uma ótima maneira de parabenizar alguém ou transmitir entusiasmo, mas se abusados, eles serão ineficazes.
Evite fontes que são difíceis de ver ao enviar e-mails. Escolha uma fonte básica para tornar seu e-mail profissional. Não use uma fonte colorida ou tipo de letra como o Comic Sans ao enviar e-mails de feedback.
- Uma escolha básica é um tamanho de 10 ou 12 para a fonte Arial ou Times New Roman.
Preste atenção ao destinatário no e-mail de resposta. Às vezes, ajuda incluir outra pessoa na resposta para que você possa incluí-la na discussão. No entanto, enviá-lo a um conselheiro ou colega não relacionado irá, na verdade, aborrecer ou irritar a pessoa a quem você está respondendo.
- Se precisar incluir outra pessoa no e-mail, use o recurso “BCC”, que significa enviar e-mails para várias pessoas, mas as informações sobre essas pessoas serão mantidas em sigilo.
Especifique a quem você deseja responder em um e-mail de grupo. Se a resposta para todos no grupo for a resposta certa, escolha “Responder a todos” ao enviar de volta. No entanto, se você precisar perguntar ou esclarecer um tópico ou problema específico com uma pessoa, envie-o diretamente para essa pessoa.
- Se houver um grande grupo de pessoas em um e-mail, mas você só precisa responder a algumas pessoas, basta escolher responder a essas pessoas.
Evite enviar um e-mail de agradecimento, a menos que seja necessário. Um breve e-mail que não seja útil para uma conversa não será necessário. A menos que o remetente lhe peça para confirmar que recebeu e entendeu o e-mail, enviar e-mails de "Obrigado" será desnecessário e incômodo.
Adendo: Se alguém lhe enviar uma mensagem "visualizada", confirme se recebeu o e-mail clicando na mensagem para enviar uma notificação.
Leia o e-mail novamente e verifique o destinatário antes de enviar. Erros ortográficos ou gramaticais podem fazer seu e-mail parecer pouco profissional. Antes de enviar, reserve um momento para reler a resposta. Verifique a ortografia e a gramática corretas e certifique-se de enviar a pessoa certa.
- Não dependa da verificação ortográfica para encontrar todos os erros!
- Tente ler o e-mail em voz alta antes de enviá-lo para ouvir o conteúdo com clareza.
- Os aplicativos ou programas de e-mail costumam preencher automaticamente os endereços de e-mail conforme você digita nos campos de dados do destinatário, o que pode fazer com que você envie e-mails acidentalmente para a pessoa errada.
