Contente

• Dar um passo
• Método 1 de 2: Crie um plano para gerenciar a mudança organizacional
• Método 2 de 2: rastrear alterações em um projeto
• Pontas

Existem dois tipos de planos de gerenciamento de mudanças. Um está preocupado com o impacto que uma mudança tem em uma organização e suavizando a transição. O outro faz alterações em um projeto e produz um registro claro dos ajustes ou alterações feitas no produto no nível do projeto. Ambos os planos visam comunicar claramente sobre o que precisa ser feito de forma adequada e precisa.

Dar um passo

Método 1 de 2: Crie um plano para gerenciar a mudança organizacional

1. Mostre os motivos da mudança. Liste os fatores que levaram à decisão de mudança, como lacunas de desempenho, nova tecnologia ou uma mudança na declaração de missão da organização.
   • Uma abordagem possível é descrever a situação atual da organização e a situação futura que esse plano deseja gerar.
2. Determine que mudança fazer e sua magnitude. Descreva resumidamente a natureza esperada do plano de gerenciamento de mudanças. Especifique se isso afetará as descrições de cargos, procedimentos, política e / ou a organização estrutural. Liste os departamentos, grupos de trabalho, sistemas ou outras áreas que sofrerão mudanças.
3. Liste o apoio das partes interessadas. Liste todas as partes interessadas afetadas pelo plano, como, por exemplo, alta administração, gerentes de projeto, patrocinadores do projeto, usuários finais e / ou funcionários. Escreva para cada grupo se a parte interessada apoiar a mudança.
   • Você pode exibir um gráfico para comunicar esses dados de maneira breve e clara. Você pode dividir os gráficos em "Conscientização", "Nível de suporte" e "Influência" para cada parte interessada, com base em uma classificação alta / média / baixa.
   • Se possível, você pode ter conversas individuais para obter suporte.
4. Monte uma equipe de gerenciamento de mudanças. Essa equipe é responsável por se comunicar bem com todas as partes interessadas, listando as preocupações e garantindo que o processo de mudança seja o mais tranquilo possível. Escolha pessoas que tenham grande credibilidade na empresa e que tenham boa capacidade de comunicação.
   • Essa equipe inclui um iniciador do processo de mudança do mais alto nível de gerenciamento. Enfatize que isso envolve um trabalho realmente ativo para impulsionar as mudanças e que não se trata apenas de aprovar o plano.
5. Desenvolva uma abordagem para envolver o pessoal executivo da organização. É de extrema importância obter o apoio dos líderes da organização para que a mudança seja um sucesso. Faça com que cada membro executivo da equipe forneça feedback sobre a mudança e trabalhe com cada pessoa para ter um papel ativo na promoção da mudança.
6. Prepare um plano para cada parte interessada. Para cada parte interessada, incluindo aqueles que apóiam a mudança, avalie os riscos e preocupações. Encarregar a equipe de gerenciamento de mudanças de resolver essas questões.
7. Elabore um plano de comunicação. A comunicação é a parte mais importante do plano de gerenciamento de mudanças. Comunique-se regularmente com qualquer pessoa cujo trabalho seja afetado pelas mudanças. Enfatize os motivos para fazer as mudanças e os benefícios que vêm com elas.
   • As partes interessadas devem ter a opção de comunicação bidirecional face a face. As reuniões privadas são muito importantes.
   • A comunicação deve vir do principal iniciador da mudança, do supervisor imediato de cada funcionário e de qualquer porta-voz adicional de confiança da parte interessada. Toda comunicação deve transmitir uma mensagem consistente.
8. Descubra de onde vem a oposição. Mudanças sempre levam à oposição. Isso acontece em um nível individual, portanto, converse com as partes interessadas pessoalmente para descobrir o porquê. Rastreie as reclamações para que a equipe de gerenciamento de mudanças possa resolvê-las. Estes incluem em particular:
   • as pessoas não têm motivação para mudar ou nenhum senso de urgência
   • as pessoas não entendem o quadro geral ou por que as mudanças são necessárias
   • falta participação no processo
   • as pessoas estão incertas sobre seu trabalho, posição futura ou requisitos e habilidades
   • a gestão está falhando em atender às expectativas em relação à implementação ou comunicação das mudanças
9. Lidar com bloqueios. Muitas reclamações podem ser tratadas com uma comunicação mais intensa ou mudando a estratégia de comunicação para que problemas específicos sejam discutidos. Outras reclamações requerem abordagens diferentes que podem ser integradas ao seu plano ou atribuídas à equipe de gerenciamento de mudanças para implementá-las. Pense em qual dessas abordagens se adapta à situação em sua organização:
   • Para mudanças nas descrições ou procedimentos de cargos, faça do treinamento dos funcionários uma prioridade.
   • Se você espera uma transição estressante ou com pouca motivação, organize um evento ou ofereça benefícios para os funcionários.
   • Se as partes interessadas não estiverem motivadas para mudar, forneça incentivos.
   • Se as partes interessadas se sentirem excluídas, organize uma reunião para coletar feedback e considerar quais mudanças você pode fazer no plano.

Método 2 de 2: rastrear alterações em um projeto

1. Defina as funções de gerenciamento de mudanças. Liste as funções que serão atribuídas a este projeto. Descreva as responsabilidades e habilidades de cada posição. Você deve fornecer pelo menos um gerente de projeto para implementar a mudança no dia a dia e um patrocinador do projeto para monitorar o progresso geral e tomar decisões de gerenciamento de mudança de alto nível.
   • Para grandes projetos em uma grande organização, você pode dividir a função de gerente de projeto entre diferentes pessoas, cada uma com habilidades específicas.
2. Pense em criar um comitê de controle de mudanças. Os projetos de software geralmente têm um comitê de controle de mudanças composto por representantes de cada grupo de partes interessadas. Este comitê aprova as solicitações de mudança no lugar do gerente de projeto e comunica as decisões às partes interessadas. Essa abordagem funciona bem para projetos que envolvem diferentes partes interessadas e projetos cujo escopo e objetivos precisam ser reavaliados.
3. Estabeleça um procedimento para emitir solicitações de mudança. Depois que alguém da equipe do projeto encontra uma maneira de seguir em frente, como você torna essa ideia uma realidade? Neste plano, descreva o procedimento aprovado pela equipe. Aqui está um exemplo:
   • Um membro da equipe preenche um formulário para solicitar uma mudança e o envia ao gerente de projeto.
   • O gerente de projeto insere o formulário no log de solicitação de mudança e atualiza esse log conforme as solicitações são executadas ou rejeitadas.
   • O gerente designa os membros da equipe para desenvolver um plano mais detalhado e estimar o esforço necessário.
   • O gerente de projeto envia o plano ao patrocinador do projeto para aceitação ou rejeição.
   • A mudança é implementada. As partes interessadas são regularmente informadas sobre o progresso.
4. Crie um formulário para solicitar uma mudança. As seguintes informações devem ser incluídas com cada solicitação e adicionadas ao log:
   • data de mudança de aplicação
   • número da solicitação de mudança, que é fornecido pelo gerente de projeto
   • título e descrição
   • nome, e-mail e número de telefone do remetente
   • prioridade (alta, média ou baixa). Os planos de gerenciamento de mudanças urgentes têm prazos diferentes.
   • número e versão do produto (para projetos de software)
5. Adicione informações adicionais ao log de alterações. Este registro também deve registrar as decisões e sua execução. Além das informações fornecidas no formulário de solicitação de mudança, você deve fornecer espaço para as seguintes informações:
   • aprovação ou rejeição
   • assinatura da pessoa que aprova ou rejeita o pedido
   • prazo para implementação da mudança
   • data de rescisão da mudança
6. Acompanhe as grandes decisões. Além do registro de alterações que mantém o controle das alterações diárias, você também pode manter um registro de todas as principais decisões tomadas. Graças a este relatório, é mais fácil localizar projetos de longo prazo ou projetos em mudança na sua gestão. Esse relatório também pode servir como base para a comunicação com clientes ou com o pessoal da alta administração. Para qualquer mudança no prazo, tamanho do projeto ou requisitos do projeto, níveis de prioridade ou estratégia, mantenha o controle das seguintes informações:
   • quem tomou a decisão
   • quando a decisão foi tomada
   • um resumo dos motivos da decisão e o procedimento para a sua aplicação. Adicione documentos relacionados a este procedimento.

Pontas

• Conquiste a confiança e a lealdade de sua equipe e de seus clientes. Muitas vezes as pessoas se sentem desconfortáveis ​​com a mudança. Ao transmitir a mensagem de que você coloca os interesses de seus funcionários em primeiro lugar, você ganha o apoio deles.