Autor:
Tamara Smith
Data De Criação:
26 Janeiro 2021
Data De Atualização:
2 Julho 2024
Contente
Preparar uma proposta de gerenciamento é útil se você vir oportunidades de melhorar processos, aumentar a rotatividade ou realizar economias. Você também pode escrever uma proposta se perceber algo que deve ou pode ser mudado em seus olhos. Se você deseja preparar uma proposta para a gestão de sua empresa, reserve um tempo para reunir as informações necessárias. Discuta a proposta com os colegas para ver se eles concordam. Aborde a gestão de forma adequada.
Dar um passo
Parte 1 de 2: redigindo sua proposta
Identifique o problema. Se você deseja fazer uma proposta sobre a simplificação de processos ou sobre a redução de custos, você precisa ter uma imagem clara de qual é o problema. Freqüentemente, você mesmo tem uma ideia disso, mas se quiser deixar claro e resolver algo, certifique-se de que consegue descrever o problema de maneira concisa. 
Faça sua pesquisa. Antes de começar a escrever sua proposta, é importante que você verifique todos os fatos. Converse com as partes interessadas. Podem ser colegas, supervisores ou clientes. Leia sobre empresas comparáveis e o que elas podem fazer de forma diferente. - Por exemplo, se você acha que sua empresa deveria mudar de fornecedor, converse com os funcionários da cozinha que trabalham para o fornecedor atual. O que eles acham? Talvez eles tenham trabalhado com outros fornecedores em outro lugar? Que diferenças eles veem? O que seus colegas pensam do fornecedor? Se você não estiver satisfeito com a comida, pode ser apenas o seu gosto pessoal, em vez da qualidade estar abaixo da média.
Escreva uma descrição do problema. Para apresentar sua proposta, descreva qual é a situação atual. Por favor, declare todos os fatos relevantes. Por exemplo, quem está envolvido, datas e locais. Não faça um julgamento de valor nesta seção ainda; limite-se a um esboço objetivo da situação atual. - No exemplo do bufê, você pode escrever por exemplo: “A empresa X trabalha com o bufê Y há 7 anos. Durante este período, o número de refeições disponíveis diminuiu de cinco para duas. O número de pratos vegetarianos diminuiu e, em alguns dias, nenhum prato vegetariano é oferecido. ”
Explique qual é a sua solução. Depois de identificar o problema, descreva a solução que você propõe. Se sua proposta consiste em vários elementos, comece com o elemento mais importante em sua proposta. Mostre que suas descobertas são baseadas em pesquisas. - Por exemplo, você pode escrever: “Aconselho a Empresa X a mudar para um fornecedor diferente. A empresa X tem várias opções aqui. Caterer W e Caterer Z oferecem mais opções de refeições e têm um nível de custo comparável ao fornecedor atual. Além disso, o Cateraar Z pode atender melhor às necessidades de nossos funcionários, pois eles possuem uma ampla variedade de pratos vegetarianos, veganos e sem glúten. Embora o Cateraar W ofereça menos pratos veganos, eles também seriam uma boa opção. A pesquisa no início deste ano mostra que 40% dos nossos funcionários são vegetarianos, 10% são veganos e 2% dos nossos funcionários seguem uma dieta sem glúten. ”
Faça um plano. Descreva cada etapa a ser realizada para implementar a proposta. Indique para cada etapa quais custos estão associados a essa etapa e qual é o tempo de espera. Seja transparente no que diz respeito a quais custos são certos e quais dependem de certos fatores. Se desejar, você pode numerar as etapas. Em seguida, forneça informações mais detalhadas. Não superestime os retornos de sua proposta. Indique o mais objetivamente possível quais são os retornos esperados. - ”Para mudar de fornecedor, é necessário: 1. Cancelar o contrato em vigor com o fornecedor Y; 2. Convide Caterer W e Caterer Z para uma sessão experimental; 3. Escolha um dos dois fornecedores; 4. Faça um contrato com o fornecedor selecionado. Espera-se que os custos do novo contrato sejam comparáveis aos custos do contrato atual com o Caterer Y. Se cumprirmos o período de notificação acordado no contrato atual com o Caterer Y, não há custos associados ao cancelamento. A mudança para um fornecedor diferente pode, portanto, ser neutra em termos de custos, com possíveis efeitos positivos na satisfação dos funcionários porque o fornecimento na cantina é aumentado. ”
Declare quais objeções podem existir. Mostre que você percebe que existem possíveis objeções à proposta. Por exemplo, deve-se esperar resistência dos funcionários? Talvez alguns colegas sejam grandes fãs do atual fornecedor. Indique o que pode ser feito para remover quaisquer objeções e minimizar os riscos. 
Indique o que é necessário para implementar a proposta. Se sua proposta significar que itens devem ser comprados ou funcionários extras devem ser empregados para a implementação, indique isso. Indique também o compromisso de tempo necessário. Você pode fazer isso na forma de uma lista de verificação. Por exemplo: - "Obrigatório: grupo de trabalho que avalia os diferentes fornecedores (4 funcionários de diferentes partes da organização), 2 horas para a sessão experimental, 3 horas para preparar o relatório de avaliação."
Termine com os principais benefícios. Qualquer mudança que você propor, repita no final. Resuma seus três pontos mais importantes e conclua com uma frase de resumo. Pense nisso como um resumo executivo. Por exemplo: - Como mostra esta proposta, o Caterer Y reduziu a variedade de pratos nos últimos 7 anos. Caterer W e Caterer Z oferecem uma variedade maior com o mesmo custo. Recomendo organizar uma sessão experimental com estes dois fornecedores com o objetivo de selecionar um novo fornecedor para a nossa empresa. Espera-se que isso aumente a satisfação e a retenção dos funcionários. "
- Identifique benefícios financeiros e quantitativos. Por exemplo, sua inovação resulta em economia de custos? Então indique isso.
- Identifique benefícios qualitativos. Às vezes, as vantagens de uma proposta não podem ser indicadas com números concretos. Por exemplo, se sua proposta aumenta a satisfação do funcionário, indique isso. Os benefícios qualitativos podem ser tão valiosos quanto os quantitativos.
Parte 2 de 2: Enviando sua proposta
Peça que a proposta seja lida para um colega. Peça a um colega para dar feedback sobre sua proposta. Talvez seu colega concorde totalmente com sua proposta. Se o seu colega não concordar totalmente com a sua proposta, pense nas objeções dele. Se você acha que as objeções são justificadas, ajuste sua proposta. Se você acredita que as objeções se justificam em si mesmas, mas não levam a uma conclusão diferente, indique as objeções na seção em que explica as possíveis objeções à proposta. 
Raspar. Assim que sua proposta estiver pronta e você a revisou por outra pessoa, repasse-a completamente. Todas as frases estão funcionando bem, não há erros de ortografia, é conciso o suficiente. Você não quer que sua proposta seja muito longa, porque a gerência pode não lê-la. Um máximo de duas páginas é um bom comprimento. 
Envie a proposta à gerência. Quando sua proposta estiver concluída, determine a quem enviá-la. Em algumas organizações, é claro quem tem a palavra a dizer sobre um determinado tópico. Isso é menos claro em outras organizações. Pergunte a quem entrar em contato. Freqüentemente, as secretárias estão bem cientes disso. - Depois de encontrar a pessoa certa, tente agendar uma reunião física com ela para discutir a proposta. Dessa forma, você ganha mais atenção com a proposta do que quando a envia em papel ou por e-mail.
