Contente

• Dar um passo
• Método 1 de 3: usando uma lista
• Método 2 de 3: usando um cronograma
• Método 3 de 3: Eliminando distrações

Talvez você seja um estudante com uma carga horária completa de estudos e esteja tentando administrar melhor seu tempo, ou você é um empregador que deseja garantir que seus funcionários parem de perder tempo. Independentemente de qual seja sua função, você provavelmente desejará se concentrar em como criar uma rotina diária que garanta que você não perca tempo e obtenha o máximo possível do seu dia. Estratégias organizacionais, como listas e agendas, podem ser úteis, assim como tomar medidas para eliminar quaisquer distrações que consomem seu valioso tempo.

Dar um passo

Método 1 de 3: usando uma lista

1. Crie uma lista de suas tarefas para o dia. Comece com um pedaço de papel e uma caneta. Pense nas tarefas que deseja programar para o dia ou nas obrigações que tem e anote todas elas. Pode ser uma lista como "mantimentos, lavanderia, limpeza, lição de casa" ou "relatórios de status do cliente, e-mails, reunião, papelada".
   • Adicione quantas tarefas você puder à lista, das menores às maiores. Tente pensar em cada obrigação ou tarefa do dia para ter certeza de que entra em sua lista de prioridades.
2. Organize as tarefas da prioridade mais alta para a mais baixa. Uma maneira de trabalhar de maneira mais inteligente é primeiro se concentrar na prioridade mais alta e, em seguida, percorrer a lista até os pontos com a prioridade mais baixa. Isso é chamado de regra 80/20, em que as atividades que oferecerão a você o maior benefício devem ocupar 80% do seu tempo. As atividades que menos rendem você devem ocupar cerca de 20% do seu tempo.
   • Percorra sua lista e dê um número a cada tarefa, da prioridade mais alta para a mais baixa. Em seguida, você deve colocá-los em ordem, de modo que sejam ordenados da mais alta para a mais baixa, dada a prioridade e o que cada tarefa traz para você.
3. Crie grupos de tarefas relacionadas. Depois de ter uma lista numerada e ordenada de prioridades, crie grupos menores de tarefas que constituem um processo específico. Por exemplo, crie um grupo de tarefas, como responder a e-mails e ligar para clientes, que compõem um processo de uma hora e chame-o de "contato do cliente". Você pode, então, concluir qualquer tarefa de maneira fácil e suave dentro desse período de tempo alocado.
   • Tente fazer isso para todas as suas tarefas para que você não precise alternar entre processos diferentes ou perder seu tempo tentando descobrir qual tarefa concluir a seguir. O agrupamento de tarefas relacionadas o ajudará a melhorar o gerenciamento do tempo e a reduzir o estresse à medida que você trabalha na lista de prioridades.
4. Dê a si mesmo menos tempo para cada tarefa. De acordo com a lei de Parkinson, ter menos tempo para concluir uma tarefa reduzirá o tempo que você leva para executá-la. Em vez de sobrecarregar o tempo, limite o tempo que você libera para cada tarefa, de modo que seja forçado a concluí-la mais rápido. Você pode começar a fazer isso com cuidado, gradualmente levando menos tempo para cada tarefa, até chegar ao ponto ideal onde você não sente que precisa se apressar, mas também não tem tempo para perder tempo ou perder.
   • Com o tempo, você terá desenvolvido um bom senso de gerenciamento de tempo, especialmente se for forçado a gastar não mais do que uma quantidade limitada de tempo em cada tarefa. Isso é útil se você tende a seguir a mesma rotina ou se está lidando com uma lista semelhante de tarefas todos os dias.
5. Recompense-se quando a lista estiver completa. Depois de marcar todas as tarefas da lista, geralmente no final do dia de trabalho, você deve se dar uma pequena recompensa. Este pode ser um bom jantar, uma taça de vinho ou um momento de diversão e relaxamento. Recompensar-se garantirá que você tenha a motivação para concluir todas as suas tarefas todos os dias.
   • Você também pode determinar qual será sua recompensa antes de começar o dia, para que possa usar a recompensa como motivação para concluir suas tarefas. Por exemplo, digamos que você precise estudar para uma prova e tenha planos de sair para jantar com amigos. Em seguida, use esses planos para aquele jantar como um motivo para continuar estudando e concluir esta tarefa hoje, para não perder o jantar.

Método 2 de 3: usando um cronograma

1. Faça uma programação para cada hora do seu dia. Escreva isso em um pedaço de papel ou use um calendário em seu computador para criar caixas para cada hora do seu dia de trabalho ou para as horas do dia em que você está acordado. Isso pode ser de nove a cinco ou de dez a sete. Embora você não precise preencher cada período de tempo com precisão de minuto, pode ser útil certificar-se de que todas as horas do dia estejam incluídas em sua programação.
   • Comece preenchendo cada hora do dia com a tarefa necessária para aquele dia. Você pode começar com as tarefas mais importantes e continuar trabalhando até chegar às tarefas menos importantes. Se você se considera uma pessoa matutina, pode decidir agendar as tarefas mais difíceis no início do dia, mas se você sabe que geralmente só começa depois do almoço, pode decidir fazer as tarefas mais complicadas um pouco mais tarde. dia. Procure adequar sua programação às suas necessidades e hábitos de trabalho, pois assim, se começar a utilizá-la, as chances de sucesso da programação serão maiores.
   • Você pode criar um modelo para sua programação em um quadro branco ou calendário (no seu dispositivo móvel) para que possa atualizá-lo todos os dias, dependendo da sua programação para esse dia.
2. Faça uma pausa de 10 minutos a cada uma ou duas horas. Pode ser difícil se concentrar em uma tarefa ou grupo de tarefas por mais de 1-2 horas. Certifique-se de fazer um intervalo de 10 minutos a cada hora ou a cada duas horas para não se sentir sobrecarregado ou sobrecarregado. Durante esta mini-pausa, você deve se levantar e caminhar pelo escritório ou conversar com um colega no refeitório. Você pode tomar uma xícara de café ou dar um pequeno passeio ao ar livre. Tente fazer intervalos não superiores a 10 minutos ou menos para que sua programação não seja alterada.
   • Você também pode fazer 10 respirações profundas a cada hora para limpar a mente e fazer uma pausa. Isso pode ajudá-lo a obter uma perspectiva diferente sobre a tarefa que está fazendo ou fará, e mantê-lo focado em si mesmo por um tempo, apesar de seu dia de trabalho agitado.
3. Tente concluir cada tarefa corretamente na primeira vez. É melhor levar o seu tempo e realizar cada tarefa corretamente imediatamente do que apressar seu calendário e pular uma olhada em cada tarefa. Ler seus e-mails rapidamente pode levar a trocas persistentes de e-mail, especialmente se você estiver enviando e-mails enigmáticos ou confusos para os clientes. Pise no freio e reserve um tempo para escrever e-mails claros ou para ler suas anotações da escola. Fazer uma tarefa certa da primeira vez pode economizar muito tempo perdido a longo prazo.
4. Peça a um amigo ou colega para mantê-lo concentrado de vez em quando. Às vezes, precisamos do apoio de outras pessoas para manter o foco nas tarefas que precisam ser realizadas. Peça a um amigo próximo, pai, irmão ou colega de trabalho para verificar sua programação de tempos em tempos.
   • Eles podem trazer-lhe uma xícara de café ou dizer algo agradável para que você possa parar um momento para sorrir ou rir e depois voltar às suas tarefas diárias. Embora você possa estar ocupado, apenas socializar com um amigo pode melhorar seu humor e conduzir a uma melhor gestão do tempo.

Método 3 de 3: Eliminando distrações

1. Evite verificar seus e-mails a esmo. Verificar aleatoriamente seu e-mail pode criar um padrão “start-stop-start” em seu dia de trabalho e levar a perda de tempo. Evite abrir constantemente seu programa de e-mail ao longo do dia, especialmente se você pretende se concentrar em uma tarefa completamente diferente. Agende 3 horários durante o dia para verificar seu e-mail: de manhã cedo, depois do almoço e no meio da tarde. Isso garante que você não se distraia com um fluxo contínuo de e-mails durante todo o dia e que reserve um tempo para dedicar ao tratamento de seus e-mails.
   • O mesmo princípio pode ser aplicado a outras formas de comunicação, como correio de voz, mensagens de texto ou chamadas telefônicas. Não tente estar disponível o tempo todo, a menos que esteja esperando uma mensagem ou telefonema importante. Isso limita quaisquer interrupções em seu fluxo de trabalho e ajuda você a cumprir sua programação.
2. Desligue o telefone e a conexão com a Internet. Se possível, escolha pelo menos uma hora do seu dia de trabalho em que o telefone e a conexão com a internet estejam desligados. Desta forma, você pode se concentrar totalmente no seu trabalho quando necessário, sem nenhuma distração do seu telefone ou internet.
   • Evitar essa distração também pode ajudá-lo a escrever uma tese ou um relatório abrangente. Ao silenciar seu telefone, você garante que não terá uma desculpa para checar seu telefone a cada cinco minutos ou ser sugado para percorrer as redes sociais.
3. Deixe as outras pessoas ao seu redor saberem que você não quer ser incomodado. Tente não encorajar os outros a distraí-lo ou ser uma distração para os outros, deixando todos ao seu redor saberem que você está trabalhando.Isso pode significar fechar a porta ou colocar uma placa dizendo que você não quer ser incomodado. Você também pode enviar um e-mail pelo escritório para lembrar a todos que certos horários são silenciosos.
4. Tente não se distrair de sua rotina. Depois de fazer uma lista de tarefas (ou cronograma de trabalho), incluindo precauções de segurança para evitar se distrair, use sua força de vontade e concentração para seguir sua rotina. A maioria das pessoas sabe a diferença entre o tempo bem utilizado e o tempo desperdiçado, portanto, tome cuidado para não cair na armadilha da perda de tempo. Use a sua agenda como suporte, e ao final do dia você desfrutará da sensação de realização e de um tempo bem gasto.