Contente

• Dar um passo
• Método 1 de 3: Escolha do formato correto
• Método 2 de 3: Escreva sua mensagem
• Método 3 de 3: Prepare seu e-mail para enviar

Muitas pessoas relutam em escrever um e-mail formal. Você geralmente usa o e-mail para enviar mensagens pessoais e informais. Se você precisar enviar um e-mail para um professor, empregador, cliente, agência governamental ou outro destino formal, existem algumas diretrizes simples que você pode seguir. Mantenha sua mensagem clara e concisa e siga os padrões geralmente aceitos de estilo, tom e formatação. E não se esqueça de ler e verificar seu e-mail antes de enviá-lo.

Dar um passo

Método 1 de 3: Escolha do formato correto

1. Use um endereço de e-mail neutro. É melhor usar um endereço de e-mail que seja uma variação do seu nome real e não um nome de usuário, apelido ou apelido. Para criar um endereço de e-mail que consista no máximo em seu nome, sem números ou letras extras, você pode usar pontos e / ou hifens ou hifens.
   • Por exemplo, um endereço de e-mail como [email protected] não parece muito profissional. O endereço [email protected], por outro lado, causa uma impressão muito mais séria.
2. Use uma fonte profissional. A maioria dos provedores de serviços de e-mail não permite que você escolha entre um grande número de fontes e estilos de layout diferentes. De qualquer forma, é melhor manter um estilo tradicional em um e-mail formal, com uma fonte como Times New Roman ou Arial. Não use fontes decorativas, como Comic Sans ou Old English. Além disso, tenha em mente o seguinte:
   • Digite seu e-mail em um tamanho de fonte legível, como tamanho de fonte 12.
   • Evite estilos especiais, como itálico, fontes destacadas ou multicoloridas, a menos que seu uso seja justificado em conexão com o conteúdo e a finalidade do seu e-mail.
   • Não escreva todo o texto em letras maiúsculas. Se você digitar tudo em letras maiúsculas, parece que está gritando com o destinatário.
3. Escolha um assunto curto e preciso. No assunto, use palavras-chave que descrevam exatamente do que se trata o e-mail, em apenas algumas palavras. Dessa forma, você evita que o leitor ignore sua mensagem porque o e-mail não tem assunto, é um assunto muito vago ou dá a impressão de que o e-mail não é importante.
   • Tópicos como: "Pergunta", "Mensagem minha" ou "E-mail sobre um tópico importante" são muito vagos ou redundantes e, portanto, completamente inúteis.
   • Por outro lado, um tópico como "Agenda, lista de convidados, preferências de almoço e visão geral das reuniões em 12 de março" é muito longo para lidar. Além disso, este título cobre vários tópicos.
   • Um título como "Encontrando danos à escada rolante em 12 de março" é curto e claro. Ele aponta o destinatário para um único assunto principal e a data correspondente.

Método 2 de 3: Escreva sua mensagem

1. Escolha uma saudação adequada. Sempre comece um e-mail formal com uma saudação apropriada. É melhor chamar o destinatário pelo nome (se você os conhecer). Em princípio, a saudação de um e-mail formal sempre começa com "Prezado ...", seguido do título (senhor / senhora), o sobrenome da pessoa e uma vírgula. Se já conhece a pessoa a quem se dirige o e-mail, pode iniciar a saudação com "Caro ..." seguido do primeiro nome.
   • Se não souber o nome da pessoa a quem se dirige o seu e-mail, use uma saudação como "Prezado Senhor / Senhora", "Prezado Presidente / Prezado Conselho" ou, se necessário, "A quem se refere".
   • Não comece seu e-mail com "Olá", "Olá", "Adeus" ou outras saudações casuais.
2. Apresente-se no primeiro parágrafo, se necessário. Se sua mensagem for endereçada a alguém com quem você atualmente não tem um relacionamento existente, como um novo cliente, o chefe do departamento de Recrutamento e Seleção da empresa para a qual deseja se candidatar, ou um funcionário do município, diga primeiro quem você é e qual o motivo da sua mensagem. Faça isso em uma ou duas frases no início do seu e-mail.
   • Por exemplo, se quiser enviar um e-mail a um potencial empregador, você pode dizer: "Meu nome é Erik van Raam. A razão para este e-mail é que eu gostaria de me candidatar ao cargo de assistente administrativo mencionado no site CarrièreXYZ.nl. "
3. Comece com as informações mais importantes. Depois de se apresentar e resumir o motivo de sua mensagem, você pode passar para o corpo principal do e-mail. Coloque as informações mais importantes quase no topo. Desta forma, você mostra respeito pelo precioso tempo do destinatário e esclarece rapidamente o propósito do seu e-mail.
   • Por exemplo, se você estiver escrevendo para um funcionário público de uma agência governamental, a primeira coisa que poderá dizer é: "Meu nome é Aletta van Raam. Encontrei seu endereço de e-mail no site do Ministério Público. Estou escrevendo para você questionar a intimação que recebi em 31 de dezembro de 2009 em relação a uma infração de trânsito. "
4. Diga como é diretamente. Em um e-mail formal, não há nenhum problema em ser direto, desde que você seja educado. Ao contornar o problema, você só consegue que a atenção do leitor diminua, tornando mais difícil para ele determinar exatamente o que você quer ou precisa.
   • Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um professor, não perca espaço com preenchimentos desnecessários, como "Sou Diana Franssen. Você me conhece? Química 221 é minha matéria favorita no momento. Gosto da forma como as palestras são organizadas. Sempre posso acompanhar tudo perfeitamente e sempre sei exatamente o que esperar de um exame. Falando em exames, eu queria perguntar sobre a próxima semana de exames. "
   • Em vez disso, é muito mais claro escrever algo como: "Meu nome é Diana Franssen e estou cursando Química 221 com você. Estou escrevendo para você com uma pergunta sobre um possível conflito nos próximos tempos de exames."
5. Mantenha breve. Não existe uma regra padrão para o comprimento prescrito de um e-mail. No entanto, é melhor manter o comprimento máximo da superfície de uma tela (de um laptop ou PC) para um e-mail.
   • Se o seu e-mail for relativamente longo, divida-o em vários parágrafos curtos. Insira uma linha em branco entre dois parágrafos, em vez de recuar no início de cada parágrafo.
6. Mantenha sua linguagem formal. Você escreve um e-mail formal em um contexto profissional, e é por isso que você naturalmente deseja causar uma boa impressão. Use frases completas e frases educadas. Evite coisas como:
   • Gíria
   • Abreviações ou contrações desnecessárias
   • Emoticons e smileys
   • Linguagem vulgar
   • Piadas
7. Feche seu e-mail corretamente. O que se aplica à saudação também se aplica ao encerramento. Você pode fechar um e-mail formal de várias maneiras aceitáveis. Sempre inclua seu nome completo e cargo abaixo do fechamento. Dependendo do conteúdo do seu e-mail, você pode usar um ou mais dos seguintes encerramentos:
   • "Aguardando sua resposta, eu permaneço,"
   • 'Com os melhores cumprimentos,'
   • 'Sinceramente,'
   • 'Muito obrigado antecipadamente,'
   • 'Amigável obrigado,'

Método 3 de 3: Prepare seu e-mail para enviar

1. Adicione todos os anexos que deseja incluir. Se precisar incluir certos anexos em seu e-mail, liste-os no corpo do e-mail para que o destinatário saiba que há anexos com o e-mail. Mantenha o número e o tamanho dos anexos pequenos e opte por tipos de arquivo tradicionais e amplamente compatíveis.
   • Por exemplo, adicione um comentário como: "Em anexo enviarei uma cópia do meu currículo e portfólio em formato PDF."
2. Verifique seu e-mail com atenção para erros de ortografia e gramática. Não confie cegamente no corretor ortográfico do seu provedor de serviços de e-mail ou programa de processamento de texto. Ler seu e-mail em voz alta ou pedir a alguém para verificá-lo é uma ótima maneira de identificar erros de digitação, ortografia ou frases pouco claras.
3. Certifique-se de que não haja informações confidenciais em seu e-mail. Lembre-se sempre de que o e-mail não é um sistema de comunicação 100% seguro. Lembre-se de que os servidores de e-mail podem ser hackeados ou que o destinatário pode, propositalmente ou não, compartilhar informações que você não deseja divulgar a terceiros.
   • Evite incluir senhas, números de contas ou outras informações confidenciais em um e-mail.