Contente

• Dar um passo
• Parte 1 de 4: Mudando sua abordagem
• Parte 2 de 4: Reduzindo o e-mail em massa
• Parte 3 de 4: Defina seus próprios filtros
• Parte 4 de 4: Mudando seus hábitos
• Pontas
• Avisos

Se você usa o e-mail como a principal forma de comunicação, pode ter centenas de mensagens não lidas em sua caixa de entrada. Vagar por este pântano tentando descobrir quais e-mails valem a pena ler pode ser extremamente frustrante. Para evitar ter que lidar com uma montanha de e-mails todos os dias, tente reduzir o número de e-mails que você recebe. Portanto, é importante limitar o número de e-mails que você recebe àqueles que são do seu interesse.

Dar um passo

Parte 1 de 4: Mudando sua abordagem

1. Ensine seu programa de e-mail a reconhecer spam. Marque as mensagens que considera spam para que parem automaticamente na sua caixa de entrada no futuro. Ao receber spam, selecione a mensagem e marque-a como spam. Isso marcará o remetente como spammer e todas as mensagens subsequentes irão para a pasta de spam.
   • A maioria dos clientes de webmail (como Gmail e Hotmail) já possui um filtro de spam embutido que move automaticamente o spam de sua caixa de entrada para a pasta de spam. Os filtros de spam são capazes de reconhecer spam por seu texto e grande número de destinatários.
   • As mensagens de spam são e-mails enviados em massa aleatórios, geralmente para fins de marketing ou uma farsa.
   • Como as mensagens de spam podem conter vírus, é uma boa ideia não abrir a mensagem para marcá-la como spam. É melhor apenas excluir o e-mail em vez de pegar um vírus, porque você deseja marcar uma mensagem como spam como spam.
2. Experimente um serviço de e-mail diferente. Outros clientes de e-mail podem, às vezes, ter filtros de spam mais poderosos e outros recursos. Se você não está impressionado com seu serviço de e-mail, tente outro.
   • O Gmail é geralmente considerado um dos mais eficazes quando se trata de filtrar spam e tem muitas ferramentas disponíveis para ajudá-lo a gerenciar seus e-mails.
   • Se o seu endereço de e-mail exige que você use um cliente específico, mas ainda deseja tentar um diferente, encaminhe seu e-mail para que possa receber e-mails no outro endereço por meio de um cliente diferente.
3. Evite sites e serviços que solicitam um endereço de e-mail. Encaminhe seu e-mail apenas para sites nos quais você confia e pelos quais é conhecido. Nunca forneça seu endereço de e-mail, a menos que seja realmente importante. Um endereço de e-mail é uma das suas formas pessoais de contato, como o número do seu celular ou telefone fixo. Ser responsável ao se inscrever em sites geralmente ajuda a reduzir os e-mails.
   • Embora um site no qual você deixa um endereço de e-mail não possa enviar e-mail para você, pode acontecer que eles vendam para outra empresa que enviará spam para você.
   • As empresas onde você deixa seu endereço de e-mail fora da Internet também podem fazer isso. Desconfie especialmente de organizações notórias, como agências de viagens e rifas. Como eles sabem exatamente o que você está procurando, eles revenderão rapidamente seus dados para empresas ou serviços relacionados.
4. Não publique seu endereço de e-mail em sites. Às vezes, você pode ficar tentado a postar seu endereço de e-mail em um site. Pode ser o seu próprio site ou uma resposta a outro site (como sites de notícias ou blogs). Outro erro comum é postar seu endereço de e-mail em fóruns. Existem trolls que vasculham a web em busca de endereços de e-mail e os vendem para empresas que enviam spam. Ao tomar algumas medidas, você pode garantir que isso não aconteça.
   • Uma solução freqüentemente usada é cancelar a assinatura do e-mail completamente, em vez de como um endereço de e-mail. Por exemplo, "[email protected]" torna-se "jackjohn at email ponto com".
   • Se você quiser postar seu endereço de e-mail em seu próprio site, crie um link que irá gerar automaticamente um e-mail para você, em vez de listar o endereço de e-mail. Isso é chamado de link "mailto:".

Parte 2 de 4: Reduzindo o e-mail em massa

1. Cancele a assinatura de boletins informativos. Além do spam, os boletins informativos são um dos principais fatores que contribuem para um grande fluxo de e-mail. Quando você cria contas em vários sites (como jornais e lojas online onde você já comprou algo) em que é necessário fornecer um endereço de e-mail, esses sites o inscrevem automaticamente em seus boletins informativos.
   • Para parar de receber newsletters, tudo que você precisa fazer é abrir e rolar a mensagem para baixo. É obrigatório colocar um link no final da newsletter que possibilite ao destinatário cancelar a assinatura da newsletter. Clique no link unsubscribe ou unsubscribe e seu endereço de e-mail será removido da lista de mala direta, portanto você não receberá mais newsletters desse site.
   • Seu filtro de spam não filtrará essas mensagens porque elas vêm de sites legítimos.
2. Altere suas configurações de mídia social. Contas de mídia social, como Facebook e Twitter, costumam ser configuradas para enviar e-mails sempre que você receber uma mensagem, menção, curtir, favorito ou comentário. Se você está cansado de perder tempo verificando seu celular toda vez que indica que um like chegou, altere as configurações de sua conta para que você seja notificado apenas quando algo importante acontecer, ou para que você não receba notificações de eventos de forma alguma.
   • Em vez de receber essas notificações constantes, é melhor verificar manualmente as atividades de sua conta no final do dia. Isso é melhor do que vasculhar um mar de e-mails.
3. Configure um endereço de e-mail separado para spam. Outra opção, se você usar muitos sites em que precisa fornecer um endereço de e-mail ou deseja receber as mensagens em massa padrão, é solicitar um endereço de e-mail separado para receber essas mensagens específicas. Passe adiante para sites e empresas e use seu e-mail privado ou comercial como deve ser.
   • Você também pode inverter essa situação e solicitar um novo endereço de e-mail para uso privado e comercial.

Parte 3 de 4: Defina seus próprios filtros

1. Crie seu próprio filtro. A maioria dos clientes de webmail tem uma opção de filtro para filtrar mensagens. Os filtros de mensagens funcionam da mesma maneira que os filtros de spam, exceto que o primeiro é definido manualmente pelo usuário. Você pode criar um filtro para endereços de e-mail específicos de forma que toda vez que você receber uma mensagem dessa conta, ela vá automaticamente para a lixeira.
   • Para criar filtros, vá até as configurações da sua conta e selecione a opção "Filtro". Agora você pode especificar o endereço de e-mail que deve ser filtrado e para onde deve ser redirecionado (como para a lixeira ou uma pasta específica em sua conta).
2. Filtrar por remetente. Se você está constantemente recebendo e-mails indesejados de certos endereços de e-mail (como aquelas piadas diárias chatas que você recebe de um colega ou colega de classe), considere filtrá-los de sua caixa de entrada. Nesse caso, você provavelmente desejará filtrar pelo endereço de e-mail do remetente e não pelo site. Você pode então garantir que as mensagens desses endereços de e-mail acabem em uma pasta separada ou sejam movidas para o lixo eletrônico.
3. Filtre por assunto. Se o spam conseguir passar pela malha de filtros padrão, você pode escolher configurar seus próprios filtros, verificando se há frases de spam comuns. Aqui você filtra o conteúdo da linha de assunto da mensagem de e-mail.
   • Os exemplos podem incluir as seguintes palavras "Cialis", "Viagra" ou "pênis".
   • Certifique-se de não usar palavras que às vezes estão certas e às vezes erradas. Você pode estar cansado de e-mails sobre ofertas, mas usar a palavra "oferta" como um motivo para enviar uma mensagem para o lixo não é uma boa ideia. Pode acontecer que você esteja interessado em uma determinada oferta.
4. Filtre por conteúdo. Outra opção é configurar filtros que verificam o conteúdo de um e-mail em busca de palavras-chave ou expressões e, em seguida, redirecionam esse e-mail, se necessário. Isso é útil se você está cansado de receber e-mails sobre um determinado tópico que está muito nos jornais, ou se você sabe que haverá muitas mensagens sobre algo acontecendo.
   • Por exemplo, suponha que você dirige uma empresa de moda e acaba de lançar uma nova camisa para a série de sucesso "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Você pode configurar um filtro para que as mensagens sobre aquela camisa sejam encaminhadas para uma pasta especial, para que possa lidar com esses e-mails sem perder o controle dos outros e-mails importantes que receber.

Parte 4 de 4: Mudando seus hábitos

1. Verifique seu e-mail em horários específicos. É muito fácil gastar muito tempo verificando todos os seus e-mails ao longo do dia. Este é um problema comum, especialmente em um ambiente de escritório. É por isso que é uma boa ideia tentar mudar seus hábitos e gastar menos tempo processando seu e-mail. Estabeleça limites e dê-se apenas 2 ou 3 curtos momentos durante o dia permitindo-se verificar seu e-mail.
   • Por exemplo, verifique seu e-mail às 9h, 13h30 e 17h, e não gaste mais de 10 minutos por vez.
   • Se você é o proprietário de uma empresa ou gerente, também pode impor essas regras aos funcionários para aumentar a produtividade.
2. Evite enviar e-mails para ser educado. É uma má prática responder a um e-mail como cortesia. Eles tratam isso como uma conversa, mas isso faz com que todos recebam ainda mais e-mails. Não se sinta obrigado a responder a um e-mail com algo como "Tenha um bom dia" ou "Obrigado".
   • Responda apenas para indicar que recebeu a mensagem, se isso for importante. Por exemplo, se alguém lhe enviou alguma papelada, você só deve responder devolvendo o trabalho concluído ou verificado, ou enviando um e-mail quando ele puder esperar.
3. Tente se comunicar por outros canais tanto quanto possível. Os e-mails são úteis para mensagens rápidas e curtas. O tipo em que não são necessárias mais de duas ou três trocas de mensagens para completar uma conversa. Se for necessário enviar muito mais mensagens, é mais conveniente fazer isso por telefone ou marcar um encontro com a pessoa em questão, para que um para o outro economize todos os e-mails e muito tempo.
4. Limite o número de mensagens que você pode enviar por dia. Se você quiser ajudar a reduzir o tempo que você gasta com e-mail e a quantidade de e-mails que outras pessoas leem, tente limitar o número de e-mails que você pode enviar por dia. Isso faz você pensar melhor sobre quais mensagens são ou não importantes o suficiente para enviar.
   • Por exemplo, se você logo tiver que enviar uma mensagem ao seu chefe, será menos provável que você informe a todos que sua filha começou um novo negócio.
   • Se você deseja enviar a mesma mensagem para todos, existem métodos melhores. Tente pegar um post-it na lancheira de todos na geladeira, por exemplo.

Pontas

• Há casos em que você ainda recebe boletins informativos, mesmo depois de cancelar a assinatura. Quando isso acontecer, faça login diretamente no site de onde veio o boletim informativo e vá até as configurações da sua conta para parar de receber e-mails.
• Como a maioria dos clientes de e-mail da web é gratuita, há apenas uma quantidade limitada de espaço de armazenamento para seus e-mails em seus servidores. É por isso que faz sentido manter uma caixa de correio limpa.

Avisos

• Verifique sua pasta de spam de vez em quando para ter certeza de que não esqueceu nada importante.