Contente

• Dar um passo
• Parte 1 de 2: redigindo uma agenda
• Crie uma agenda do zero
• Usando um modelo de calendário
• Parte 2 de 2: Melhores práticas para usar um calendário
• Pontas

Uma reunião ordeira requer uma agenda bem escrita. Não deixe sua reunião ficar tão entediante e eficiente como muitas reuniões parecem ser. Ao aderir a uma agenda detalhada, mas flexível, você pode manter sua reunião simplificada e focada para que alcance todos os objetivos da reunião no menor tempo possível. Se você deseja escrever seu próprio calendário, usar um modelo ou aproveitar ao máximo um calendário que você já possui, consulte a Etapa 1 abaixo para começar!

Dar um passo

Parte 1 de 2: redigindo uma agenda

Crie uma agenda do zero

1. Comece dando um título ao seu calendário. Da melhor literatura à planilha mais seca, quase todos os documentos importantes precisam de um título, e as pautas das reuniões não são exceção. Seu título deve dizer ao leitor duas coisas: primeiro, que ele está lendo uma pauta e, segundo, o tópico sobre o qual a reunião é. Depois de se decidir, coloque o título no topo do documento em branco. O título não precisa ser florido ou complicado - em um contexto de negócios, títulos simples e diretos são geralmente os melhores.
   • Resista ao impulso de usar fontes separadas ou grandes para o seu título. Na maioria dos casos, você desejará usar uma fonte simples e digna, como Times New Roman ou Calibri, e deixar o título do mesmo tamanho que o resto das letras do documento (ou apenas um pouco maior). Lembre-se de que o objetivo do seu título é informar os leitores sobre o que eles estão vendo, não necessariamente para entretê-los ou distraí-los.
2. Adicionar "Quem?’, ’verdadeiro?" e "quando?"dados para o cabeçalho. Depois do título, as pautas das reuniões geralmente têm um cabeçalho que pode variar em detalhes dependendo de quão formal é seu local de trabalho. Este cabeçalho é geralmente sobre uma linha abaixo do título. Normalmente, no cabeçalho, você relaciona resumidamente informações factuais sobre a reunião que não têm nada a ver com o tópico que está sendo discutido. Isso é para que as pessoas que não estão presentes saibam quando e onde aconteceu, e quem esteve presente. Abaixo estão algumas coisas que você pode adicionar; independentemente dos dados que você escolher, certifique-se de identificar claramente cada informação (colocar o texto do rótulo em negrito funciona bem aqui):
   • Data e hora. Eles podem ser agrupados juntos ou em suas próprias seções separadas.
   • Localização. Se sua empresa tiver vários locais, você pode anotar o endereço, mas se houver apenas um local, você pode nomear a sala em que está se reunindo (por exemplo, Sala de reunião nº 3).
   • Participantes. Os cargos geralmente são opcionais, mas não obrigatórios.
   • Participação de pessoas especiais. Eles podem ser convidados especiais, palestrantes ou líderes de conferência.
3. Escreva uma declaração curta com objetivos. As reuniões que não têm um propósito claramente definido correm o risco de perder um tempo valioso enquanto os participantes decidem sobre o que falar. Pule uma linha após seu cabeçalho e use texto em negrito ou sublinhado para designar sua seção de metas com um título como "Meta" ou "Meta" seguido por dois pontos ou uma nova linha. Em seguida, você descreve, em algumas frases concisas e nítidas, os pontos a serem discutidos na reunião. Tenha como objetivo escrever cerca de 1-4 frases aqui.
   • Por exemplo, se quisermos escrever uma declaração de objetivos para uma reunião de orçamento, podemos usar estes: "Objetivo: Liste as principais metas orçamentárias para o ano financeiro de 2014-2015 e discuta as medidas de redução de custos de longo prazo. Além disso, o Diretor de P&D, Marcus Feldman, apresentará os resultados de uma pesquisa recente da concorrência. "
   • Se você já escreveu em um contexto científico, pense na declaração de objetivos como o resumo da reunião. Você está basicamente dizendo, de forma ampla, o que precisa ser discutido na reunião, sem entrar em detalhes.
4. Escreva uma programação para os principais pontos da reunião. As programações ajudam a combater a tendência de as reuniões de negócios durarem muito tempo. Pule uma linha após sua declaração de metas, dê à sua programação um título em negrito ou sublinhado e comece a criar horários (para coincidir com os principais pontos de discussão) em sua programação. Para mantê-lo fácil de ler, dê a cada período de tempo sua própria linha.
   • Indique cada período de tempo com qualquer o horário planejado de início e término, ou a quantidade de tempo que você deseja que cada parte leve. Escolha um sistema ou outro e seja consistente - misturar as coisas parece pouco profissional.
   • Em outras palavras, você deseja marcar cada período de tempo com a hora de início e de término desse tópico de conversa ou apenas anotar quanto tempo deseja que dure. Por exemplo, uma linha de exemplo poderia ser "14:00 - 14:05: Introduções e apresentação " ou ’5 min: Apresentações e Presença. ”No entanto, você deve evitar alternar entre os dois sistemas.
5. Reserve um tempo na programação para quaisquer convidados especiais. Se convidados vierem à reunião para discutir tópicos importantes, reserve um tempo na reunião para essas pessoas. Dê a cada convidado seu próprio horário, mesmo se eles tiverem mais de um tópico de conversa. Desta forma, todos podem organizar seus próprios tópicos conforme desejado.
   • Para evitar problemas de agendamento embaraçosos, entre em contato com os hóspedes com antecedência para saber quanto tempo cada um deles precisará em seu tópico de conversa.
6. Deixe um tempo extra ao final da reunião para qualquer outro assunto. Durante esse tempo, as pessoas podem pedir explicações sobre tópicos confusos de conversa, expressar suas próprias opiniões, sugerir tópicos para reuniões futuras e fazer outros comentários. Você pode tornar esta pesquisa explícita incluindo-a como o último item de sua programação ou pode trazê-la à tona após o último ponto da reunião.
   • Se você chegar ao final da reunião e ninguém tiver perguntas ou comentários adicionais, você sempre pode encerrar a reunião mais cedo. Muitos de seus participantes provavelmente agradecerão por isso!
7. Você também pode fornecer uma visão geral dos tópicos da conversa. Normalmente, o cronograma é a parte do leão da agenda da reunião - a parte que as pessoas procuram para orientar a discussão. No entanto, embora não seja essencial colocar esse esforço extra, fornecer uma visão geral extra dos pontos-chave pode ser muito útil para participantes distraídos. Um esboço lembra os participantes da disposição das idéias apresentadas na reunião e ajuda aqueles que têm dificuldade em acompanhar cada tópico mencionado. Abaixo está um exemplo do tipo de resumo que você provavelmente deseja usar:

   • I. Itens de orçamento de alta prioridade

     • A. Orçamento de viagem do funcionário

       B. Taxas do revendedor

       • eu. Está negociando um acordo melhor?

       C. Custos de lobby

     II. Medidas para melhorar a rotatividade

     • A. Acordos de serviço alternativos

       • eu. Apresentar opções aos clientes

         ii. Obter feedback

       B. Reinvestimento em tecnologia móvel

     ...e assim por diante.

8. Verifique se há erros no calendário antes de distribuí-los. Como alguns participantes podem confiar muito na pauta da reunião, é uma boa ideia verificar se há erros antes de distribuí-la. Fazer isso não é apenas um favor para os presentes - também reflete positivamente na sua atenção aos detalhes e no valor que você tem para o seu cargo.
   • Além disso, verificar se não há erros em seu diário pode ajudá-lo Tempo e te salvar Rosto Gastar tempo explicando uma agenda cheia de erros pode confundir sua reunião e ser constrangedor para você, especialmente quando pessoas importantes estão presentes.

Usando um modelo de calendário

1. Use um modelo incluído com o seu processador de texto. Muitos programas de processamento de texto, como Microsoft Office, Pages for Mac e assim por diante, possuem modelos padrão para todos os tipos de documentos pessoais e profissionais, incluindo agendas de reuniões. Com esses modelos, você pode criar um documento com aparência profissional de forma surpreendentemente rápida e fácil. Normalmente, esses tipos de modelos são organizados em seções lógicas com um layout esteticamente agradável - basta digitar os dados relevantes nos espaços correspondentes e pronto!
   • Embora cada processador de texto seja um pouco diferente, a maioria com a opção de modelo permitirá que você navegue até os modelos na barra de menu na parte superior da janela do programa.
   • Se o seu processador de texto pode usar modelos, mas não tem modelos de agenda de reunião apropriados, você pode baixar um do site do fabricante do programa. Modelos para Microsoft Word, por exemplo, estão disponíveis em office.microsoft.com, enquanto modelos para páginas para Mac podem ser encontrados na App Store da Apple.
2. Você também pode baixar um modelo de uma fonte externa. Se o seu processador de texto não vem com modelos de calendário por padrão e você não pode obtê-los no site oficial, não se preocupe - há muitos modelos gratuitos disponíveis online. Uma simples pesquisa em seu mecanismo de pesquisa preferido por, digamos, "modelo de agenda de reunião" fornecerá dezenas de resultados relevantes. No entanto, como nem todos esses resultados vêm de fontes oficiais confiáveis, é importante fazer uma distinção ao escolher quais modelos usar. Abaixo estão alguns sites externos que você pode querer visitar:
   • Salvar Modelos do Word - Este site profissional oferece muitos modelos de qualidade para o Microsoft Word.
   • Modelos do Word Online - Outro grande recurso para modelos do Word. No entanto, esta página oferece apenas algumas opções.
   • iWorkCommunity - um bom modelo de calendário para páginas. No entanto, este modelo é para versões mais antigas do Pages (antes de 2009).
   • A App Store também tem muitos modelos de páginas. Infelizmente, nem todos estão disponíveis gratuitamente.
3. Preencha os campos do seu modelo. Depois de encontrar um modelo adequado em seu processador de texto, ou fazer o download de um que goste, tudo o que você precisa fazer é preencher o modelo com as informações necessárias. A maioria dos modelos terá áreas claramente marcadas para você digitar nomes, horários, tópicos de conversa, títulos de seção e assim por diante. Preencha todos os campos relevantes para completar a sua agenda e, depois, verifique se há erros no seu trabalho. Por mais úteis que sejam os modelos de calendário, eles não o protegem de erros ortográficos, gramaticais e factuais.
   • Não deixe nenhum campo vazio. Nada parece mais amador do que, digamos, uma linha em uma programação que diz apenas "Digite aqui". Se por algum motivo houver partes do modelo que você não deseja preencher, exclua-as em vez de deixá-las vazias.
4. Faça pequenas alterações para adaptar seu calendário às suas necessidades. Os modelos de agenda de reunião podem ser muito úteis, mas não há razão para que você deva seguir exatamente o estilo e layout de calendário padrão. Sinta-se à vontade para fazer alterações no conteúdo e estilo do modelo conforme achar adequado para garantir que seu calendário atenda aos padrões que sua empresa definiu para você e que você definiu para a reunião.
   • Por exemplo, se você acha que um determinado modelo parece muito bom, mas seu cabeçalho é tão longo que pode distraí-lo, sinta-se à vontade para excluir quaisquer seções desnecessárias do cabeçalho como achar adequado, contanto que faça isso de forma o layout do documento não está arruinado ou a agenda parece feia.

Parte 2 de 2: Melhores práticas para usar um calendário

1. Primeiro selecione os tópicos mais importantes. Ao agendar reuniões, geralmente é uma boa política colocar o tópico mais importante no início da programação. Com isso, você consegue duas coisas. Primeiro, permite que todos discutam esses tópicos importantes quando estão no limite e ainda não cansados ​​no início da reunião. Em segundo lugar, caso a reunião termine prematuramente ou alguns participantes tenham que sair antes do final, isso garante que os tópicos importantes já foram discutidos.
   • As reuniões nem sempre acontecem como planejado. Se tópicos pequenos e sem importância forem descartados no final de uma reunião, você poderá resolvê-los sozinho ou agendar outra reunião posteriormente. No entanto, se você não conseguir cobrir os principais tópicos da conversa, sua reunião não atingiu parte do objetivo, o que pode ser frustrante e constrangedor para você. Colocar os tópicos mais importantes no topo de sua programação evita majoritariamente este problema.
2. Siga a programação do seu calendário, mas seja flexível. Ao planejar e conduzir uma reunião, um dos maiores perigos é que ela demora mais do que o planejado. Os funcionários geralmente têm um desgostar reuniões que são muito longas, e com razão, pois podem ser incrivelmente enfadonhas e impedir que as pessoas façam um trabalho real. Para manter sua reunião dentro da programação, fique de olho no relógio e, se tiver oportunidade, continue educadamente dizendo algo como: "Precisamos passar para o próximo tópico se quisermos sair daqui a tempo. "
   • No entanto, as reuniões geralmente não saem de acordo com o planejado, então você deve estar preparado para compensar se alguma parte da reunião demorar mais do que gostaria. Seja flexível ao discutir o máximo possível no tempo limitado de que você dispõe para a reunião. Por exemplo, se parte da reunião está atrasada, você pode cortar a discussão para outras partes da reunião ou omitir partes relativamente sem importância da reunião para garantir que ela termine no horário.
3. Comece a escrever sua agenda bem antes da reunião. Embora os calendários não sejam necessariamente tão importantes quanto outros tipos de documentos de negócios (como relatórios, planilhas de dados, slides de apresentação, etc.), você ainda deseja que seu calendário tenha uma aparência profissional e elegante, especialmente se você compartilhá-lo com seus colegas durante o reunião. reunião. Para garantir que você tenha tempo suficiente para produzir um documento de qualidade, comece a escrever seu diário o mais cedo possível.
   • Começar cedo também oferece a vantagem de obter feedback sobre a agenda da reunião. Compartilhar uma versão preliminar de sua agenda com colegas ou supervisores e pedir sua opinião pode ajudá-lo a corrigir falhas e adicionar detalhes ausentes que não existiam antes. Se você esperar até o último segundo para escrever sua agenda, pode não ter tempo para pedir este feedback.
   • Embora você possa escrever agendas para reuniões diárias regulares no dia anterior à reunião, pode levar semanas para se preparar para reuniões importantes.
4. Compartilhe a agenda com os participantes da reunião. Para garantir que todos compareçam à reunião com pleno conhecimento do tópico a ser discutido, você desejará compartilhar a agenda com todos com antecedência. Dependendo da cultura corporativa em que você trabalha, isso pode significar imprimir várias cópias e distribuí-las pessoalmente ou simplesmente enviar a agenda como anexo por e-mail. Independentemente de como você distribui sua agenda, certifique-se de que ela esteja livre de erros técnicos antes de enviá-la.
   • Dependendo da importância da reunião, você provavelmente desejará fornecer a agenda aos participantes pelo menos uma ou duas horas antes da reunião. Para reuniões grandes e importantes, pode ser necessário enviar a agenda com um dia ou mais de antecedência.
   • Como as pessoas costumam estar ocupadas ou esquecidas, é uma boa ideia trazer algumas cópias extras da agenda para a reunião, caso alguém se esqueça da delas.

Pontas

• Se alguém não puder comparecer à reunião, considere a criação de uma seção "Anunciado Ausente" no topo da agenda ou deixe um espaço para isso e simplesmente anuncie durante a reunião.
• Um excelente recurso para um produtivo reunião está usando "DARV": Metas, Agenda, Funções e Responsabilidades. Em primeiro lugar, sua reunião deve ter um objetivo Ter. Se você está apenas organizando uma reunião para fornecer informações, não perca o tempo das pessoas com uma reunião. Envie-lhes um boletim informativo. A meta deve ter um componente ativo e se possível um produto para exibir: "Defina as metas trimestrais para a equipe". A agenda é uma lista de tópicos que você abordará para atingir essa meta, com um limite de tempo para mantê-lo no caminho certo. Por exemplo, "1. Verifique o status das metas do último trimestre (15 minutos), 2. Quaisquer outras sugestões de negócios para metas (20 minutos), 3. Selecione as 5 principais metas (10 minutos), etc." Para funções e responsabilidades, você determina quem lidera a reunião, quem toma notas e quem atribui itens de ação resultantes da reunião.
• Se sua empresa possui um formulário especial para calendários, use este formulário como modelo. Para alguns lugares, ater-se à fórmula é essencial.
• Dependendo da preferência de seus colegas, pode ser útil ter um prazo para as pessoas proporem ideias para a agenda. Estabeleça uma data e hora de encerramento e cumpra-as. Abra espaço para acréscimos onde eles melhoram o calendário ou quando os eventos substituem seu calendário original.