Como criar uma rotina para não perder tempo

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Passos
Método 1 de 3: use uma lista
Método 2 de 3: use um gráfico
Método 3 de 3: Elimine distrações
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Você pode ser um estudante em tempo integral tentando melhorar no gerenciamento de seu tempo, ou pode ser um empregador tentando encontrar uma saída para que seus funcionários parem de perder tempo. Seja qual for a sua função, você provavelmente está focado em como criar uma rotina diária que lhe permita parar de perder tempo e aproveitar ao máximo o seu dia. Estratégias organizacionais, como listas e programações, bem como medidas para reduzir as distrações que consomem um tempo valioso, podem ser úteis.

Passos

Método 1 de 3: use uma lista

1 Liste os edifícios do dia. Pegue um pedaço de papel e uma caneta. Pense nas tarefas que planeja fazer naquele dia ou nas responsabilidades do dia e anote tudo no papel. A lista pode ser semelhante a uma das seguintes: “Compras, Lavandaria, Limpeza, Trabalho de Casa” ou “Relatórios para clientes, verificação de correspondência e envio de cartas, reunião, manuseamento de documentos”.
- Adicione quantas tarefas você puder imaginar à lista, de pequenas a grandes. Você precisa se lembrar de todos os compromissos e tarefas do dia para ter certeza de colocá-los na lista de prioridades.
2 Priorize tarefas. Uma maneira de trabalhar com eficácia é se concentrar nas tarefas de prioridade mais alta primeiro e, em seguida, descer na lista até as tarefas de prioridade mais baixa. Isso é chamado de Regra 80/20, onde as atividades que fornecem o maior benefício devem ocupar 80% do seu tempo e as atividades que fornecem o menor benefício devem ocupar 20%.
- Percorra a lista e atribua a cada atribuição um número que corresponderá à sua importância. Em seguida, organize-os de forma que a lista comece com as tarefas de maior prioridade e mais úteis e termine com as de menor prioridade e mais lucrativas.
3 Agrupe tarefas relacionadas. Depois de criar e priorizar sua lista de tarefas, você precisa agrupar pequenas tarefas em grupos para que formem um processo. Por exemplo, você pode agrupar tarefas como responder e-mails e ligar para clientes em um grupo, reservar uma hora para eles e chamá-los de “falar com os clientes”. Então, você pode trabalhar com facilidade e calma em cada tarefa dentro do prazo estipulado.
- Tente agrupar todas as tarefas dessa forma, para que você não precise alternar para processos diferentes e perder tempo tentando descobrir em qual tarefa trabalhar a seguir. O agrupamento de tarefas relacionadas pode ajudá-lo a organizar seu tempo com mais eficiência e reduzir o nível de estresse ao trabalhar nas tarefas da lista.
4 Dê a si mesmo menos tempo para cada tarefa. De acordo com a Lei de Parkinson, dar a você menos tempo para concluir uma tarefa reduz o tempo necessário para concluí-la. Em vez de reservar um tempo de sobra, limite a quantidade de tempo que você reserva para cada tarefa de forma que você tenha que concluí-la mais rapidamente. Você pode fazer isso lentamente, reduzindo gradualmente a quantidade de tempo que dedica a cada tarefa até atingir aquele meio-termo dourado onde você não sente muita pressão e pressa, mas não tem tempo para procrastinar ou perder tempo.
- Em algum ponto, você desenvolverá um bom senso de gerenciamento de tempo, especialmente se precisar gastar uma quantidade limitada de tempo em cada tarefa. Isso pode ser muito útil se você tende a ter a mesma rotina ou uma lista semelhante de tarefas todos os dias.
5 Recompense-se após completar todas as tarefas da lista. Depois de cruzar todas as atribuições da lista, geralmente no final do dia, você deve dar a si mesmo um pequeno elogio e mimos. Este pode ser um jantar delicioso, uma taça de vinho ou um momento de lazer quando você pode fazer algo divertido e agradável. Uma pequena recompensa servirá como um incentivo para completar todas as tarefas do dia.
- Você pode determinar qual será sua recompensa antes mesmo de começar o dia, para que possa usar a recompensa como motivação para concluir tarefas. Por exemplo, digamos que você precise se preparar para um exame e tenha planos de jantar com amigos. Use seus planos para a noite como uma desculpa para continuar aprendendo e concluindo tarefas ao longo do dia, para não perder o jantar mais tarde.

Método 2 de 3: use um gráfico

1 Faça uma programação para cada hora do seu dia. Pegue um pedaço de papel ou use o calendário do computador para criar células para cada hora do seu dia de trabalho ou todas as horas de vigília. Pode ser das nove às cinco ou das dez às sete. Embora você não precise preencher cada período de tempo até o minuto, seria útil ter certeza de que cada hora do seu dia está incluída em sua programação.
- Comece a preencher cada hora com as tarefas que você precisa concluir. Você pode começar com as tarefas mais importantes e passar para as menos importantes. Além disso, se você se considera uma pessoa matutina, tente reservar a primeira metade do dia para tarefas mais difíceis. Mas se você sabe que tem um segundo fôlego depois do almoço, pode reservar tarefas importantes para essa hora do dia. Tente planejar sua programação de acordo com suas necessidades e hábitos de trabalho. Isso o preparará para o sucesso e tornará sua agenda mais eficiente.
- Você pode criar um modelo para sua programação em um quadro-negro ou calendário para que possa atualizá-lo todos os dias de acordo com suas atribuições para um dia específico.
2 Faça uma pausa de dez minutos a cada uma ou duas horas. Pode ser difícil se concentrar em uma tarefa ou grupo de tarefas por mais de duas horas. Certifique-se de programar um intervalo de dez minutos a cada uma ou duas horas, para não se sentir estressado ou oprimido pelo trabalho. Durante esta pequena pausa, você pode sair do local de trabalho e caminhar pelo escritório ou conversar com um colega de trabalho na cozinha do escritório. Você pode preparar uma xícara de café ou dar um passeio ao ar livre. Tente limitar-se a 10 minutos para cumprir sua programação.
- Você também pode fazer 10 respirações longas, lentas e profundas a cada hora para refrescar sua mente e fazer uma pequena pausa. Isso pode ajudá-lo a ter uma nova perspectiva sobre a tarefa que você está fazendo ou prestes a concluir e garante que você não se esqueça de si mesmo, apesar de um dia agitado.
3 Tente concluir a tarefa corretamente na primeira vez. Em vez de se apressar e tentar realizar todas as tarefas o mais rápido possível, reserve o tempo necessário para realizar cada tarefa corretamente na primeira vez. Apressar o correio pode arrastar sua troca de e-mail, especialmente se você estiver enviando mensagens incompreensíveis ou obscuras para o cliente. Diminua o ritmo e reserve um tempo suficiente para escrever e-mails claros ou reler cuidadosamente suas notas de estudo. Fazer tudo certo da primeira vez vai economizar muito tempo perdido no longo prazo.
4 Peça a um amigo ou colega de trabalho para verificar seu progresso de vez em quando para que você fique no caminho certo. Às vezes, precisamos do apoio de outras pessoas para manter o foco na tarefa que temos em mãos. Peça a um amigo próximo, pai, colega de trabalho, irmão ou irmã que verifique você a cada duas horas para ter certeza de que está dentro do cronograma.
- Seu companheiro pode trazer uma xícara de café ou animá-lo com palavras bonitas para que você possa se distrair um pouco, rir ou sorrir, e voltar às suas tarefas diárias. Embora você possa estar ocupado, alguns minutos com um amigo irão animá-lo e ajudá-lo a administrar seu tempo com mais eficiência.

Método 3 de 3: Elimine distrações

1 Você não precisa verificar constantemente seu e-mail. Isso pode criar um padrão start-stop-start em seu dia de trabalho e levar à perda de tempo. Tente não abrir seu e-mail durante o dia, especialmente se você precisar se concentrar em outra tarefa. Reserve três intervalos de tempo para verificar seu e-mail em sua programação: de manhã cedo, logo após o almoço e no final do dia. Isso evitará que você se distraia com o fluxo contínuo de e-mails ao longo do dia e garantirá que você dedique tempo para trabalhar com os e-mails.
- Os mesmos princípios podem ser aplicados a outros meios de comunicação, como correio de voz, mensagens de texto e chamadas telefônicas. Tente não ficar parado perto do telefone o tempo todo, a menos, é claro, que esteja esperando uma mensagem de texto ou chamada telefônica importante. Isso ajudará a limitar as interrupções no fluxo de trabalho e ajudá-lo a cumprir o cronograma.
2 Silencie o telefone e desligue a Internet. Se possível, escolha pelo menos uma hora em seu dia de trabalho quando você pode silenciar o telefone e desligar a conexão com a Internet. Isso permitirá que você se concentre no trabalho que exige concentração total e ausência de distrações, como o telefone ou a internet.
- Eliminar esses fatores, que podem facilmente distraí-lo, será especialmente útil quando você estiver trabalhando em um projeto escolar ou em um grande relatório. Desconecte o telefone para não ter motivo para checá-lo a cada cinco minutos ou se deixar levar pelas notícias nas redes sociais.
3 Avise os outros para não distraí-lo. Tente não encorajar os outros a distraí-lo e não distraia você mesmo. Apenas diga a eles que você está trabalhando. Você pode fechar a porta ou colocar um sinal de ocupado.Você também pode enviar um e-mail para seu escritório para lembrá-lo de que um determinado período de tempo no escritório é um horário silencioso.
4 Tente não se desviar de sua rotina. Depois de montar uma lista de trabalho ou cronograma e se proteger de distrações, use sua força de vontade e concentração para seguir sua rotina. A maioria das pessoas entende a diferença entre o tempo bem gasto e o tempo perdido, então tente não cair na armadilha de perder tempo. Acompanhe sua programação e, no final do dia, você poderá desfrutar de uma sensação de realização e de um tempo bem gasto.