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• Passos
• Método 1 de 1: escrever um plano de emergência
• Pontas

O plano de contingência inclui um conjunto de ações a serem tomadas em caso de um grande incidente, como falha do servidor ou incêndio em um edifício. Um plano de emergência é um guia escrito das ações necessárias para evitar a perda de informações críticas e também para reduzir o impacto prejudicial de um acidente em seus negócios. Muitas organizações e empresas que se concentram na qualidade do produto têm planos de contingência não apenas para sistemas individuais, mas para departamentos inteiros.

Passos

Método 1 de 1: escrever um plano de emergência

1. 1 Comece criando um comitê de planejamento de contingência e escolha alguém para presidir o comitê. O responsável pelo plano de contingência fornece as informações necessárias sobre habilidades, ferramentas e conhecimentos básicos para que cada departamento faça o seu próprio plano.
2. 2 Liste cada fluxo de trabalho em cada departamento. Por exemplo, o departamento de folha de pagamento pode ser incluído no plano de RH.
3. 3 Reúna os chefes de departamento ou funcionários seniores e liste todas as premissas-chave para o seu plano de contingência.
4. 4 Priorize suposições e examine os “se” e as possíveis consequências negativas para sua empresa. Explore quais tendências, eventos ou problemas poderiam teoricamente surgir.
5. 5 Liste as ações que você planeja realizar no caso de uma situação imprevista. Como você compensará ou se ajustará a esses desafios para manter sua empresa lucrativa?
6. 6 Construa seu plano de ação de forma positiva. Elaborar um plano não é uma tarefa fácil, portanto, obtenha o número de pessoas que deseja envolver, pois isso exigirá o fornecimento de muitos dados.
7. 7 Releia o plano novamente. Revisar novamente o ajuda a encontrar perguntas que foram perdidas da primeira vez.
   • Você será capaz de lidar com situações imprevistas em certos departamentos assim que compreender as funções do trabalho em detalhes. Às vezes, surgem situações inesperadas no nível departamental, no nível da tarefa e também no nível do processo.
8. 8 Teste seu plano de contingência. Você pode tornar esse teste gerenciável e econômico executando o teste em 4 etapas. Se você encontrar deficiências no plano ou disputas sobre esses planos em outros departamentos, pode corrigi-los e testá-los novamente.
   • Etapa 1 - Revisão da equipe de gestão. A gerência escolhe uma data e hora para revisar todos os planos de ação propostos e identificar as pessoas que fizeram um bom trabalho.
   • Etapa 2 - revisão interdepartamental. Envolve um processo em que cada departamento revisa os planos do outro departamento. Esta fase aloca recursos e identifica divergências.
   • Etapa 3 - Deficiências no sistema. Essa fase de teste pode ser concentrada nos departamentos. O teste inclui modelar o sistema e / ou identificar deficiências. Você pode percorrer todos os tipos de cenários para o desenvolvimento de eventos sem interromper ou parar o trabalho de equipamentos ou processos importantes.
   • Etapa 4 - Teste na prática. É aqui que você poderá testar totalmente seu plano de contingência. Inclui uma interrupção do trabalho em tempo real de curto prazo.

Pontas

• Desastres naturais (inundações, tornados, terremotos) e sua crise de negócios são alguns dos problemas e desastres que você deve considerar ao pensar em seu plano de contingência. Isso pode incluir fraude, vandalismo, falha de servidor, questões de segurança e questões legais.
• Você encontrará algumas situações em que é impossível encontrar uma solução eficaz aceitável. Por exemplo, se ocorrer uma queda de energia e você não tiver um gerador de backup, você não poderá continuar a operar e perderá lucros.