Contente

• Passos
• Parte 1 de 3: Escolha do estilo e idioma do memorando
• Parte 2 de 3: Preparação para escrever um memorando
• Parte 3 de 3: Escrevendo um memorando

Um memorando é uma forma mundialmente aceita de comunicar informações dentro de uma empresa. As notas de serviço também podem ser usadas na correspondência entre duas empresas. O memorando deve ser profissional e transmitir informações de forma clara. Não se preocupe se você nunca escreveu memorandos - este artigo irá ensiná-lo como.

Passos

Parte 1 de 3: Escolha do estilo e idioma do memorando

1. 1 Não use linguagem informal. A linguagem do memorando deve ser simples, mas formal.
   • Não escreva uma nota como “Olá! Finalmente é sexta-feira! Eu quero falar sobre um assunto importante. "
   • Em vez disso, escreva: "Esta nota o manterá atualizado sobre o andamento do Projeto 319."
2. 2 Em seu memorando, mantenha um tom neutro - não seja excessivamente emocional e subjetivo. Faça o seu melhor para confiar em fatos e evidências ao fazer uma reclamação.
   • Por exemplo, você não deve escrever assim: "Acho que todos seremos muito mais felizes se viermos trabalhar às sextas-feiras no que quisermos."
   • Em vez disso, pesquise se todos os funcionários querem se vestir com roupas casuais às sextas-feiras e como isso afeta a ética corporativa.
3. 3 Use frases de sinalização. Quando você for fornecer evidências ou citar uma fonte, certifique-se de usar frases apropriadas.
   • Por exemplo: "Segundo os nossos dados, ..." ou "Os estudos realizados mostram que ...".
4. 4 Escolha uma fonte e tamanho adequados. O memorando deve ser fácil de ler, portanto, evite usar letras pequenas demais; 11 ou 12 é o tamanho da fonte padrão.
   • Você também deve escolher um estilo de fonte simples, como Times New Roman. Não escreva sua nota em uma fonte engraçada ou extravagante como Comic Sans (eles vão rir de você se você fizer isso!).
5. 5 Use campos padrão. As margens de 2,5 cm são o padrão para memorandos, embora alguns editores de texto possam incluir modelos de memorandos com margens grandes (por exemplo, 3 cm).
6. 6 As notas de serviço são escritas com espaçamento de linha simples. Deixe uma linha em branco entre parágrafos e seções.
   • Não indente parágrafos.

Parte 2 de 3: Preparação para escrever um memorando

1. 1 Se você precisar informar várias pessoas sobre algo importante (no trabalho), envie-lhes um memorando. Você pode até mesmo enviar para uma pessoa se o fato de você ter transmitido informações precisar ser documentado.
   • No entanto, em alguns casos, é melhor apenas falar com as pessoas que você deseja.
   • Além disso, algumas informações não podem ser transmitidas por escrito.
2. 2 Dependendo das informações transmitidas, o conteúdo e o formato da nota podem variar. A maioria dos memorandos contém as seguintes informações:
   • Uma nova ideia ou solução para um problema.Por exemplo, se você sabe como resolver um problema de planejamento de custos de horas extras, escreva sobre isso em um memorando e envie para seu chefe.
   • Pedidos Por exemplo, o envio de um memorando é uma maneira eficaz de distribuir responsabilidades em uma conferência futura organizada por seu departamento.
   • Relatório. Você também pode enviar uma nota para informar os colegas de um evento recente, ou para informá-los de novas informações sobre o projeto, ou para apresentar um relatório sobre os resultados de um estudo.
3. 3 Talvez você esteja trabalhando em muitos projetos e queira compartilhá-los em um memorando. Não deveria estar fazendo isso. As notas de serviço contêm informações sobre um problema específico (tópico, projeto e assim por diante).
   • O memorando deve ser curto, informativo e fácil de ler. Assim, ao focar em apenas um tema, você garante que a informação seja lida e levada em consideração.
4. 4 O conteúdo e o estilo de sua nota dependem do público-alvo, então pense em quem vai ler sua nota.
   • Por exemplo, o estilo do memorando para seus colegas de trabalho sobre o planejamento de uma data importante e o estilo da nota para seu chefe com o relatório de progresso serão muito diferentes.

Parte 3 de 3: Escrevendo um memorando

1. 1 Dê um título à nota. É uma prática comum em correspondência comercial para títulos de documentos.
   • Por exemplo, no topo da página, escreva "Memorando" ou "Memorando".
   • Você pode colocar o título no centro ou pressioná-lo à esquerda da página. É melhor olhar os memorandos recebidos anteriormente e copiar o formato deles.
2. 2 Escreva um título para sua nota. Deve incluir as seguintes informações:
   • PARA: Escreva os nomes e cargos das pessoas para as quais você está enviando a nota.
   • OT: escreva seu nome e cargo.
   • DATA: Escreva a data exata incluindo o ano.
   • TÓPICO: Forneça uma descrição curta, mas precisa do assunto da nota.
   • Observe que em vez de "Assunto", você pode escrever "Ref."
3. 3 Na lista de destinatários da nota, certifique-se de incluir todas as pessoas para quem você vai enviá-la. Limite os destinatários da nota às pessoas afetadas pelas informações nela contidas.
   • Não envie uma nota a todos em seu departamento ou empresa se o problema nele envolver apenas algumas pessoas.
   • Se você enviar notas a todos os funcionários da empresa de uma só vez, eles serão bombardeados com notas e não as lerão com atenção ou não as lerão.
4. 4 Na lista de destinatários da nota, inclua nomes completos e títulos. Mesmo que você esteja se saindo mal com seu chefe, é melhor manter um tom formal na correspondência comercial. Por exemplo, você pode chamá-lo de "Vladimir" quando for ao escritório, mas em seu memorando, refira-se a ele como "Sr. Dmitriev" ou "Vladimir Nikolaevich".
   • Lembre-se disso ao listar os destinatários da nota - inclua o nome completo e o título.
5. 5 Se você estiver enviando uma mensagem para alguém de outra empresa, é muito importante determinar a forma correta de contatá-la. Reserve um tempo para encontrar informações sobre essa pessoa; muito provavelmente, isso pode ser feito no site de sua empresa.
   • Por exemplo, se a pessoa tem doutorado, certifique-se de incluí-lo.
   • Além disso, certifique-se de localizar a posição que essa pessoa ocupa e incluí-la em sua nota.
6. 6 Pense no assunto de sua nota. Deve ser conciso e direto.
   • Por exemplo, "Novos clientes" é um tópico um tanto vago e, se alguém quiser encontrar sua nota em alguns dias ou semanas, terá muita dificuldade para fazê-lo.
   • O melhor tópico é: "Relatório de expansão do cliente".
7. 7 Como regra, as saudações não são gravadas em memorandos de serviço. Mas, se desejar, pode iniciar o texto da nota com "Caro Sr. Dmitriev" ou "Caros colegas".
   • A nota deve ser curta e informativa, portanto, a saudação pode ser omitida.
8. 8 Escreva a seção introdutória da nota. Nele, indique claramente o propósito de redigir e enviar o memorando.
   • Por exemplo, "Estou escrevendo para ...". A parte introdutória da nota deve conter uma breve visão geral das informações nela apresentadas.
9. 9 A seção introdutória deve ser curta. Não há necessidade de fornecer detalhes e outros detalhes nele.
   • Faça a seção introdutória de várias frases curtas (parágrafo curto).
10. 10 Decida o estilo de apresentação das principais informações. Deve ser colocado em 2-4 parágrafos. O estilo de apresentação dependerá da própria informação.
    • Por exemplo, você pode apresentar as informações em ordem de importância ou de acordo com os processos em que seu projeto está dividido.
11. 11 A nota de serviço deve ser dividida em seções (parágrafos) para que seus leitores possam assimilar facilmente as informações; além disso, as seções os ajudarão a identificar pontos importantes na nota.
12. 12 Dê um título a cada seção; o título do parágrafo deve indicar claramente as informações nele contidas.
    • Por exemplo, você pode dividir sua nota de mudança de escritório nas seguintes seções: Novo local de escritório, Instruções para embalagem de equipamentos e documentos e Cronograma de realocação.
13. 13 A primeira frase de cada seção deve informar aos leitores do que trata este parágrafo.
    • Parágrafos ou seções individuais de sua nota devem enfocar um ponto específico do tópico em consideração.
14. 14 Para destacar pontos importantes, crie uma lista ou lista. Isso ajudará os leitores a se concentrarem nos pontos-chave e a ler e absorver informações com mais rapidez.
15. 15 O tamanho de um memorando não deve exceder 1-2 páginas.
    • Este é um tamanho de memorando padrão com espaçamento de linha simples e uma linha em branco entre os parágrafos.
16. 16 Considere incluir um parágrafo resumindo as informações apresentadas. Na maioria dos casos, isso não é necessário, especialmente se você escreveu uma nota curta.
    • Mas se as informações apresentadas forem muito complexas ou se o tamanho do memorando for mais do que o padrão, então é melhor incluir um pequeno parágrafo resumindo as informações apresentadas (a saber, os pontos-chave).
17. 17 Certifique-se de incluir um parágrafo de fechamento, mesmo se você achar que não precisa dele. Considere o seguinte:
    • Quais são os objetivos do memorando? Incentivar os leitores a fazer algo? Os funcionários precisam apresentar relatórios dentro do prazo? Em caso afirmativo, declare isso claramente no parágrafo final.
    • Se nenhuma ação adicional for necessária, escreva a seguinte conclusão: "Terei prazer em discutir este assunto" ou "Se você tiver perguntas ou comentários sobre este tópico, terei prazer em respondê-los."
18. 18 Se desejar, coloque seu nome ou assinatura no final da nota (mas isso não é obrigatório). Se for esse o caso, consulte os memorandos que recebeu de outros funcionários.
    • Se eles assinarem notas (por exemplo, “Atenciosamente, Ivanov AA), faça o mesmo.
    • Se você não quiser assinar a nota, pode colocar suas iniciais no final do documento.
19. 19 Faça um lembrete sobre quaisquer anexos, se houver tabelas, gráficos ou relatórios anexados à nota. Para isso, no final do documento escreva, por exemplo, "Apêndice: Tabela 1".
    • Os anexos devem ser mencionados no texto principal da nota.
    • Por exemplo, se você estiver escrevendo sobre uma mudança para um novo escritório, pode escrever algo como: “Pretendemos concluir a mudança até o final do trimestre. Consulte a tabela 1 em anexo para obter um cronograma de mudança detalhado. "
20. 20 Certifique-se de verificar antes de enviar sua nota. Verifique se as frases estão gramaticalmente corretas, se não há erros de ortografia ou sintaxe na nota e se as informações são significativas.
    • Não envie a nota depois de verificada pela primeira vez (a menos, é claro, que seja uma nota urgente). Deixe o documento de lado e verifique-o novamente em uma hora. Talvez você encontre novos erros e imprecisões que não percebeu antes.
    • Se a nota contiver informação confidencial, verifique a política de privacidade da sua empresa e descubra o nome da pessoa que irá rever a sua nota e dar a sua opinião sobre a sua conformidade com as regras estabelecidas.