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• Método 1 de 1: Escreva um e-mail para o atendimento ao cliente

Existem muitas situações diferentes em que um cliente precisa entrar em contato com empresas ou fabricantes para vários assuntos de negócios. Mas quando chega a hora de enviar um e-mail para o atendimento ao cliente, algumas pessoas podem se sentir perplexas. Freqüentemente surgem dúvidas sobre como escrever essas cartas em formato eletrônico, uma vez que geralmente são escritas em papel, e quais os padrões geralmente aceitos são mais frequentemente aplicados a cartas desse tipo. Embora esses padrões variem de acordo com o setor, a região e a cultura, existem algumas diretrizes gerais para garantir que o e-mail enviado ao helpdesk seja eficaz. Aqui estão as principais recomendações de quem já se deparou com esse tipo de e-mail.

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Método 1 de 1: Escreva um e-mail para o atendimento ao cliente

1. 1 Verifique o site. Certifique-se de que a empresa ainda não resolveu seu problema antes de enviar seu e-mail. Isso economizará tempo e esforço de todos, incluindo você, e será muito apreciado.
   • Enquanto você verifica o site, procure os melhores canais de comunicação. O e-mail nem sempre é o melhor canal, e você precisa respeitar essas políticas da empresa e contatá-los de uma forma diferente. Muitas empresas oferecem suporte por telefone e serviços de suporte adicionais, como uma caixa postal.
2. 2 Pesquise recursos online dedicados na Internet. Muitas empresas oferecem endereços de e-mail personalizados para questões especiais, como rastreamento de remessas, devoluções de produtos ou suporte técnico. É possível que a utilização dos canais de comunicação disponibilizados seja muito mais eficaz do que uma carta padrão para o e-mail geral da empresa. Além disso, se você ignorar as comunicações fornecidas, o processo de vinculação com a empresa pode demorar muito mais.
3. 3 Inclua informações de identificação pessoal em sua carta de suporte. A empresa precisa saber quais produtos ou serviços você adquiriu, bem como a data de compra e as datas de entrega previstas para o produto ou serviço. A empresa também pode precisar saber seu endereço residencial e o número de itens comprados. Certifique-se de que tudo isso esteja declarado em seu e-mail.
4. 4 Use um tom apropriado. Alguns especialistas apontam que cartas ao serviço de atendimento ao cliente escritas sem levar em conta a etiqueta podem ser ignoradas ou sua eficácia será muito menor.Tente aderir a um certo estilo de escrita que mostre seu nível de educação e conhecimento, sem usar declarações excessivamente provocativas.
5. 5 Peça o que você deseja diretamente. Muitos redatores experientes de e-mail de atendimento ao cliente acham melhor ser franco sobre suas expectativas. A empresa pode concordar ou não com seus requisitos, mas ao fornecer informações claras, você ajudará o representante da empresa não apenas a entender seu ponto de vista, mas também a mostrar sua opinião sobre todas as questões emergentes, produtos ou outros problemas no atendimento ao cliente.
   • Saiba mais sobre a política da empresa. Ao redigir sua solicitação, você pode primeiro fazer sua pesquisa para entender quais requisitos têm mais probabilidade de ser atendidos. Como resolver o problema que surgiu depende de você, mas entender a posição da empresa o ajudará a tornar suas mensagens mais eficazes.