Contente

• Passos
• Parte 1 de 2: formato da carta comercial
• Parte 2 de 2: como escrever uma carta comercial
• Pontas

Se você tem seu próprio negócio, provavelmente terá de escrever cartas comerciais para seus clientes. Os objetivos podem ser diferentes: notificar sobre novos eventos ou condições, responder às reclamações dos clientes em nome da empresa. Independentemente do motivo da escrita, é importante manter sempre um tom profissional e um estilo de negócios.

Passos

Parte 1 de 2: formato da carta comercial

1. 1 Use um papel timbrado profissional. A carta comercial representa sua empresa. Nesse sentido, a carta deve ter o formato adequado. Além disso, não se esqueça de usar o logotipo ou a marca de sua empresa.
   • Você pode criar um cabeçalho de carta usando modelos de cores prontos para o Microsoft Word. Use um logotipo ou marca real da empresa.
2. 2 Abra um editor de texto. Todas as cartas comerciais da empresa devem ser sempre digitadas em um computador.
   • Crie um novo documento e defina as margens para 2,54 centímetros.
   • Use uma fonte serifada como Times New Roman, Georgia ou Arial. Portanto, o tamanho da fonte não deve ser superior a 12, mas não inferior a 10. O tipo ou tamanho da fonte não deve afetar negativamente a legibilidade da letra.
   • Use espaçamento entre linhas simples.
3. 3 Personalize a forma do bloco. A forma de bloco é o formato mais comum para cartas comerciais. Também é o mais fácil de configurar e seguir. Cada item é justificado à esquerda e separado por um espaço. Do início ao fim da página, uma carta comercial deve incluir os seguintes itens:
   • A data de hoje ou a data em que a carta foi enviada. Não se esqueça de incluir a data, pois esta é utilizada para fins de contabilização do remetente e do destinatário, bem como para efeitos jurídicos. Dê a data exata.
   • Endereço do remetente. Este é o seu endereço no formato padrão. Se o seu endereço já estiver listado no cabeçalho da carta, você pode pular esta etapa.
   • Endereço de saída. Digite o nome e o endereço do destinatário da carta. Você pode usar o endereço "Master" ou "Mistress". Portanto, se o destinatário for Nina Serova, você pode escrever “Sra. Nina Serova” e “Nina Serova”.
   • Saudações. Você pode escrever “Dear Mrs. Serova” ou “Dear Nina Serova”. Se você não tem certeza de quem vai ler a carta, escreva “Prezados Senhores”. Existe também a opção "Para informação de todos os interessados", mas deve ser deixada como último recurso se o destinatário for desconhecido.
   • O corpo principal da carta. Esta parte será discutida com mais detalhes na próxima seção.
   • Parte final e assinatura. Escreva: "Atenciosamente" - ou: "Muitas felicidades."

Parte 2 de 2: como escrever uma carta comercial

1. 1 Defina seu público-alvo. O tom da carta deve ser sempre profissional, independentemente do público, mas a escolha das palavras e dos meios de linguagem depende do destinatário da carta. Se a carta for para o departamento de RH de outra empresa, uma linguagem mais formal deve ser usada. Ao se dirigir a um cliente específico, você pode recorrer a uma linguagem informal e simples.
   • Também o ajudará a evitar mal-entendidos. Não use termos incompreensíveis para o leitor. Por exemplo, os clientes podem não saber as abreviações usadas para o programa espacial em sua empresa, portanto, não as use em sua carta.
   • A regra mais importante da redação comercial é que o texto seja claro, conciso e cortês.
2. 2 Declare o propósito da carta na primeira linha. Considere o propósito da carta. Você deseja fornecer um novo endereço comercial? Lembrar o cliente da dívida? Responder à reclamação? Lembre-se disso quando precisar escrever a primeira frase da carta. Não use palavras vagas e vá direto ao ponto.
   • Escreva na primeira pessoa se você expressa sua opinião como proprietário de uma empresa. Escreva na segunda pessoa se estiver falando em nome de uma empresa ou organização.
   • Use uma declaração inequívoca, como: "Nós, por meio deste, informamos você" - ou: "Queremos saber o seguinte." Escreva na primeira pessoa se está a dirigir-se como dono da empresa assim: “Quero entrar em contacto”, - ou: “Recentemente soube ..., por isso gostaria de ...”.
   • Por exemplo, você (o dono da empresa) quer informar a Nina Serova sobre a dívida de um mês. Comece sua carta assim: “Gostaria de informar que em março de 2015 há uma dívida em sua conta.”
   • Se você é funcionário de uma empresa e está respondendo a uma reclamação de um cliente sobre o programa espacial de sua empresa, comece assim: “Recebemos seus comentários sobre nosso programa de colonização em Marte”.
   • Às vezes você precisa dizer ao leitor que ele ganhou um concurso ou conseguiu uma vaga em uma instituição de ensino. Comece assim: "Fico feliz em informar ...", - ou: "Temos o prazer de informar ...".
   • Se você precisar relatar más notícias, comece com esta frase: "Lamentamos informá-lo ...", - ou: "Depois de uma consideração cuidadosa, foi decidido ...".
3. 3 Use uma voz válida. No discurso oficial, a voz passiva é freqüentemente usada, mas pode tornar o texto da carta monótono ou incompreensível. Uma voz válida permite que a informação seja transmitida em um tom decisivo.
   • Um exemplo de voz passiva: "Que passos podem ser dados?" Nesse caso, o sujeito “passos” não é o executor da ação, mas experimenta a ação em si mesmo.
   • Exemplo de uma voz válida: "Que passos podemos dar?" Nesta versão, uma voz ativa é usada, o que permite que você transmita a ideia de forma clara e clara.
   • Às vezes, a voz passiva permite que você transmita sua mensagem e não chame muita atenção para um erro ou fato desagradável. Use-o apenas neste caso. Normalmente, uma voz válida é preferida.
4. 4 Link para eventos anteriores ou comunicação com o leitor. Você pode ter informado Nina Serova anteriormente sobre a dívida. O leitor pode expressar sua insatisfação com seu programa espacial na última conferência. Se você já se comunicou, lembre-se desse fato. O leitor será capaz de se lembrar de detalhes importantes, e sua carta será muito mais importante e urgente.
   • Use frases como: “Conforme a carta anterior de…”, “Obrigado por seu pagamento pontual no mês passado,” - ou: “Ficamos muito satisfeitos em ouvir seus comentários construtivos na conferência em maio”.
5. 5 Faça um pedido ou ofereça ajuda. Defina um tom positivo com um pedido educado ou ofereça cooperação na forma de ajuda.
   • Digamos que você seja proprietário de uma empresa e queira convencer um cliente a pagar uma dívida. Use a frase: "Ficaria muito grato por sua ajuda e pagamento imediato."
   • Se você estiver escrevendo em nome de uma empresa, use a frase: “Gostaríamos de marcar uma reunião pessoal para você com nosso gerente de RH”.
   • Ofereça-se também para responder a todas as perguntas possíveis e dissipar as dúvidas do leitor. Exemplo: “Teremos o maior prazer em responder qualquer uma de suas perguntas ou esclarecer quaisquer dúvidas sobre o pagamento”, - ou: “Quer saber mais detalhes sobre nosso programa?”
6. 6 Complete a carta. Use uma frase de chamariz do seu lado ou do lado do cliente. Pode ser um pedido para saldar a dívida dentro de um prazo especificado ou uma oferta para marcar uma reunião com um cliente.
   • Escreva uma proposta com a esperança de se comunicar no futuro: “Ansioso por conhecê-lo na reunião de orçamento da próxima semana,” - ou: “Teremos o maior prazer em discutir todos esses aspectos com você em mais detalhes quando nos encontrarmos em nosso escritório . ”
   • Indique se os documentos estão anexados à carta. Adicione uma frase como: "Estamos enviando a você uma fatura do mês passado," - ou: "Uma cópia do programa espacial está anexada à carta."
   • Use uma frase de fechamento no final. É melhor que os clientes escrevam: "Atenciosamente", - ou: "Muitas felicidades".
   • Use a expressão “Atenciosamente” em cartas formais para estranhos.
   • Escreva: “Tudo de bom” se você conhece ou coopera com uma pessoa.
7. 7 Corrija os erros. A formatação e o texto corretos não desempenharão nenhum papel se houver erros gramaticais na carta!
   • Tente encontrar todos os casos de voz passiva e faça os ajustes apropriados.
   • Preste atenção às frases longas e confusas. Em uma carta comercial, a regra “Melhor menos é melhor” se aplica, portanto, frases longas devem ser descartadas.

Pontas

• Imprima a carta em papel A4 sem forro. Se for enviar pelo correio, dobre a carta três vezes e coloque-a em um envelope padrão.