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As informações de contato são simplesmente insubstituíveis para a cooperação e comunicação empresarial. Ao receber um cartão de visita com informações de contato, preocupe-se em fazer com que ele acabe em um lugar onde você possa encontrá-lo facilmente assim que for necessário. Não importa se você possui seu próprio negócio ou apenas se movimenta muito nos círculos de negócios, colocar as coisas em ordem nos cartões de visita que você recebe pode ajudá-lo a encontrar as pessoas certas com muito mais rapidez, o que, por sua vez, pode gerar vendas maiores e mais dinheiro no bolso. Aqui estão algumas idéias de como esses mesmos cartões de visita podem ser armazenados de forma organizada.

Passos

1. 1 Dê uma olhada no cartão de visita imediatamente após recebê-lo. Ler um cartão de visita com atenção e imediatamente após recebê-lo é uma ótima maneira de lembrar o nome do proprietário junto com seu rosto. O formulário de inscrição e o diploma também costumam ser escritos em um cartão de visita, então aqui está outra pista que dirá quem é e o que ele / ela faz.
2. 2 Tenha um lugar para colocar seus cartões de visita após recebê-los. Se você levar uma bolsa ou caderno para as reuniões, reserve um lugar nelas para guardar os cartões de visita recebidos. Onde quer que você decida colocá-los, em nenhum caso coloque-os entre suas folhas de anotações ou coloque-os no bolso - lá eles definitivamente se perderão ou serão lavados com suas coisas.
3. 3 Armazene as informações de contato das pessoas em seu computador. Ao retornar de um almoço de negócios, feira comercial ou reunião, coloque imediatamente todos os cartões de visita recebidos em um local seguro. Uma gaveta de escrivaninha ou outro lugar que outras pessoas geralmente não olham é o ideal. Assim que tiver tempo, retire todos os cartões de visita recolhidos na gaveta da sua secretária e introduza todas as informações de contacto deles no Outlook, Excel, Access ou mesmo apenas no Word.
4. 4 Crie uma coluna "Notas" em cada arquivo dedicado a um cartão de visita. Preencha todas as informações que não estejam no próprio cartão de visita: o que essa pessoa faz, quais informações ou promessa de cooperação ela delineou para você, quando você se conheceu, etc.
5. 5 Crie uma classificação de contato comercial. Divida-os em excelentes, mais ou menos potenciais e aqueles de que você quase nunca precisa. Para fazer isso, você pode usar a numeração, onde 1 é para marcar contatos valiosos, 2 - possíveis e 3 - aqueles com os quais é improvável que você negocie. Você também pode usar o código de cores: verde para contatos de negócios valiosos, amarelo para contatos em potencial e vermelho para os sem esperança, respectivamente. Escolha uma opção conveniente e memorável para você, que permitirá que você se lembre melhor das informações de contato de seus parceiros.
6. 6 Organize as informações de contato de seus parceiros para que você possa encontrá-las facilmente mais tarde. Pode ser organizado em ordem alfabética pela primeira letra do sobrenome da pessoa ou pela primeira letra do nome da empresa; pela primeira letra da cidade onde conheceu essa pessoa (se você viaja com frequência); ou o setor em que a pessoa trabalha. Assim, você pode simplesmente inserir as informações sobre a pessoa desejada que você lembra na barra de pesquisa, e o computador lhe dará uma lista de contatos que atendem aos parâmetros de pesquisa especificados.
   • Muitos programas de computador especiais, cujo objetivo é criar um banco de dados de seus contatos, podem classificar seus contatos da maneira que você quiser e torná-los fáceis de encontrar, caso você se lembre de apenas algumas palavras-chave para pesquisar. Se você usar um desses programas, economizará muito tempo classificando manualmente os cartões de visita com os dados.
7. 7 Armazene cartões de visita à moda antiga. Coloque-os em um arquivo de endereço ou titular de cartão de visita, disponível em lojas de materiais de escritório.
   • Essa maneira antiquada de armazenar informações de contato, mesmo que seja apenas uma pilha de cartões de visita, amarrados com um elástico, é uma boa apólice de seguro para o armazenamento eletrônico do computador.
   • Você terá que decidir como prefere classificar seus cartões de visita: por nome, nome da empresa, etc.
8. 8 Assim que receber um cartão de visita de alguém, imediatamente (no máximo em alguns dias) escreva no verso o local onde conheceu essa pessoa. Então você definitivamente não vai esquecer. Também é melhor escrever brevemente no verso o que você falou para que mais tarde, quando precisar entrar em contato com essa pessoa, você possa lembrá-la de onde se conheceu, perguntar como estão as crianças ou relembrar qualquer coisa que você discutiu .na primeira reunião.
9. 9 Preparar.

Pontas

• Se você recebe muitos cartões de visita, considere a compra de um software que permita classificá-los e armazená-los. Existem scanners de cartão de visita, bem como programas que podem ler, reconhecer e selecionar as informações de que você precisa em um cartão de visita em papel. Eles podem economizar uma enorme quantidade de trabalho digitando manualmente essas informações em seu computador.
• Se você precisa saber mais sobre seus parceiros de negócios do que apenas seus nomes e números de telefone, procure um software que permita armazenar e gerenciar grandes quantidades de informações sobre clientes ou parceiros.
• Comece a agir rapidamente se você prometeu algo a seus novos conhecidos ou se alguém está interessado em você e sua causa.
• Não deixe que os cartões de visita crus se acumulem. Classifique-os e insira os dados em seu computador pelo menos uma vez por semana antes de esquecer completamente quem conheceu e por quê.

Avisos

• Se você armazenar todas as informações de contato de clientes ou parceiros em seu computador, lembre-se de fazer backups regulares para o caso de o computador travar ou o disco rígido travar. Faça uma cópia de backup de suas informações automaticamente, se possível.