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• Passos
• Adendo

Se você costuma ficar sobrecarregado com montanhas de tarefas diárias, sua agenda será uma ótima companhia para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência e organização. Você pode tentar usar um notebook, planejador ou um aplicativo para alocar seu tempo e escolher qual método funciona melhor para você. Certifique-se de definir metas sensatas e manter um equilíbrio entre trabalho e descanso. Para mantê-lo funcionando, crie o hábito de criar uma rotina como de costume e recompensar-se sempre que uma tarefa for concluída.

Passos

Parte 1 de 3: Agendamento

1. 

   Acompanhe quanto tempo você gasta em atividades diárias. Registre o tempo que você se prepara todas as manhãs, come, lava roupa, compra comida, responde a e-mails, faz a lição de casa e completa outras tarefas de rotina. Acompanhe por cerca de uma semana e faça anotações em um caderno, planilha ou aplicativo de anotações.
   • O rastreamento durante uma semana o ajudará a estimar a quantidade exata de tempo gasto em tarefas específicas.
   • Além disso, esta forma também o ajuda a encontrar uma forma mais eficiente de trabalhar. Por exemplo, você pode passar até 10 horas jogando um jogo e deveria ter passado mais tempo aprendendo.

2. 

   
   
   Tente usar uma variedade de mídias, como notebooks, planejadores e aplicativos de programação. Você pode experimentar métodos de escrita à mão e fazer anotações digitalmente. Se você quiser começar com uma página em branco, deve usar um caderno ou um aplicativo de anotações. Se você quiser usar as caixas de seleção com data e hora, pode escolher o planejador ou o aplicativo de calendário pessoal.
   • Escolha um método que se adapte ao seu gosto. Se você não gosta de papel, pode usar o aplicativo. Se você achar mais fácil acompanhar ao escrever à mão, use papel caneta.
   • Você saberá do que gosta e do que não gosta ao usar sua programação. Quando você escolher o método certo, atenha-se a ele. Coloque todas as suas atividades em um só lugar, seja um notebook, planejador ou aplicativo.

3. 

   
   
   Escreva o dia e o dia da semana, se necessário. Se o dia ou dia da semana não estiver disponível, anote-o no início de sua programação. Reserve uma página para cada dia para que você possa se concentrar nas tarefas em questão e escrever mais informações, se necessário.
   • Anote o dia da semana para acompanhar as atividades que acontecem em dias específicos, como aulas de música às segundas e quartas-feiras.
   • Se você está escrevendo uma programação em um caderno, pode usar a página à esquerda para registrar sua programação cronologicamente, enquanto a página à direita contém suas prioridades e outras notas.

4. 

   
   
   Preencha períodos de tempo fixos em uma programação. Sessões, reuniões regulares e outras atribuições permanentes formarão a estrutura do cronograma. Comece preenchendo um cronograma de horários definidos, como "8h30 - Introdução à Psicologia" ou "16h00 - Aula de Yoga".
   • Se estiver escrevendo em um papel em branco em um caderno ou planilha, preencha os intervalos de tempo em intervalos de meia hora no lado esquerdo da página. Deixe 2 ou 3 linhas entre cada espaço para dar espaço para anotações para cada tarefa.
   • Se você estiver usando um aplicativo de agendamento, talvez já tenha slots de tempo nele.

Parte 2 de 3: alocação de tempo

1. 

   Faça uma lista de tarefas em uma página separada. Preencher missões permanentes é fácil, mas alocar o tempo restante pode ser complicado. Comece anotando tudo a ser feito em uma folha de papel em branco ou em um novo documento no telefone ou computador. Priorize escrevendo um número ou palavra ao lado de cada tarefa.
   • Por exemplo, você pode escrever o número 1 (ou a letra A) ao lado das tarefas mais importantes. Esses serão os itens que serão colocados primeiro na programação. Escreva 2 (ou letra B) ao lado das tarefas de prioridade mais baixa e escreva 3 (ou C) ao lado dos itens não prioritários.
   • Ao preencher uma tarefa em uma programação, você pode marcar a prioridade ao lado dela ou apenas colocar um asterisco ou um ponto de exclamação nos itens de prioridade superior.
   • Se você está planejando uma semana, faça uma lista das tarefas semanais. Anote as tarefas diárias se estiver agendando um dia.

2. 

   Organize suas tarefas mais importantes nos momentos em que estiver mais alerta. Comece preenchendo as tarefas mais importantes. Faça uma estimativa de quanto tempo cada tarefa leva para ser concluída e defina suas prioridades nos momentos em que você estiver mais alerta e não distraído. Para destacar itens importantes, você pode marcar com estrela, sublinhar ou preencher com um marcador de texto.
   • Por exemplo, se você é mais produtivo pela manhã, programe projetos importantes antes do intervalo para o almoço, organize seus papéis e exclua e-mails para fazer mais tarde.
   • Tente estabelecer metas razoáveis. Não tente encher o tempo com o dever de casa ou encontrar clientes por 30 minutos, quando você sabe que pode levar uma hora.
   • Depois de preencher os itens mais importantes, você pode começar a incluir tarefas menores em sua programação, como lavar roupas ou fazer compras.

3. 

   Inclua detalhes para lembrar exatamente o que você precisa fazer. Ao concluir as tarefas em um cronograma, você também precisa anotar informações detalhadas para não esquecer o que o item é. Se for muito breve, você pode não se lembrar do que significa especificamente "ir a uma reunião" ou "procurar".
   • Se você tiver que ir a uma reunião, deve incluir a hora, local e participantes. Você também pode precisar marcar o conteúdo da reunião.
   • Observe que você não deve escrever um "ensaio" para cada tarefa. Basta anotar os detalhes necessários para um acompanhamento fácil.

4. 

   Registre os horários de início e término de cada missão. Seja agendando em aplicativos ou software de anotações, é uma boa ideia preencher os horários de início e término de seu trabalho para agendar uma hora do dia. Assim, você saberá como passou o seu dia e onde você está em horários específicos.
   • Por exemplo, você pode ter que preparar um esboço entre 9h30 e 10h30, chegar para a aula das 11h00 às 12h15, almoçar às 12h30 e ter uma reunião das 13h às 13h45.
   • Lembre-se de definir metas razoáveis. Revise seus registros de tempo para obter uma estimativa precisa do tempo gasto em cada tarefa.

5. 

   Passe algum tempo com a família, entretenimento e relaxamento. Você não pode ser produtivo o tempo todo, então passe mais tempo com seus entes queridos, saia e divirta-se. Se você é o tipo de trabalhador atemporal, lembretes de descanso e entretenimento são muito importantes.
   • Por exemplo, você pode escrever itens como “Terça-feira, 18h30 - Jantar com Ha e Mai (sair às 17:45!) Ou“ Sábado, 12h00 - Leve Chi para o parque. "

6. 

   Reserve cerca de 25% do tempo para deduzir o desperdício. Se um trabalho após o outro estiver muito perto, você não terá tempo para se ajustar. Em vez disso, reserve um tempo para lidar com o trabalho interrompido ou atrasado. Adicionar 15 minutos entre as tarefas é uma ótima maneira de adicionar um tempo confortável aos seus planos.
   • Se você tiver que se deslocar para algum lugar, lembre-se de levar cerca de 10-15 minutos para evitar congestionamentos na estrada.
   • Mesmo que não se atrase ou se distraia, você pode aproveitar esses momentos para descansar, fazer exercícios ou outras atividades.

Parte 3 de 3: siga um cronograma

1. 

   Faça uma programação na mesma hora todos os dias. Se você programar no mesmo horário todos os dias, ele se tornará parte de sua rotina diária. Seja revisando suas tarefas de café da manhã ou antes de dormir na noite anterior, faça disso sua rotina diária.
   • Pode ser útil criar uma programação semanal no domingo à noite e, em seguida, ajustar e organizar sua lista diária de tarefas todas as noites ou manhãs.

2. 

   Faça um calendário fácil de ver. Seja usando um notebook, planejador ou aplicativo, você deve sempre manter sua programação em um local visível. Se sua programação for "deixada de fora", você terá menos probabilidade de atingir sua meta de gerenciamento de tempo.
   • Se estiver usando o aplicativo, instale e sincronize sua conta em todos os seus dispositivos eletrônicos. Tente usar widgets de área de trabalho para fixar tarefas na tela inicial de seus dispositivos eletrônicos.
   • Você também pode pendurar um quadro ou calendário no trabalho para anotar informações breves, como data e metas semanais.

3. 

   Crie missões para completar mantenha-se motivado. Muito simplesmente, você se sentirá extremamente satisfeito ao marcar próximo a uma tarefa concluída. Ao riscar uma tarefa concluída, você saberá onde o progresso foi feito e terá uma visão geral de seus planos.
   • Não entre em pânico se não tiver completado todas as missões. Se algo não for feito hoje, revise sua programação e inclua as prioridades de amanhã.

4. 

   Recompense-se por completar missões. Quando há algo pelo qual esperar, é mais fácil concluir as tarefas, especialmente para trabalhos tediosos ou enfadonhos. Por exemplo, se você passou um dia inteiro fazendo apresentações, reuniões e prazos, recompense-se com momentos de descanso, uma casquinha de sorvete ou um pequeno presente.
   • Além das pequenas recompensas por concluir tarefas individuais, recompense-se com um grande presente após um dia produtivo. Passe um mergulho relaxante no banho relaxante, jogue um jogo, assista a um filme ou desfrute de algo que você mais gosta.

5. 

   Use aplicativos de melhoria de desempenho para bloquear distrações. Se você se sentir tentado a navegar na web ou nas redes sociais, baixe um aplicativo como StayFocused ou Focusbar. Esses aplicativos irão bloquear sites durante o tempo que você passa no trabalho.
   • Você também deve manter o telefone no bolso, em vez de sobre a mesa. Quando você mantém seu telefone fora da vista, não se distrai, mas ainda pode usá-lo quando necessário.

6. 

   Programe pausas regulares para evitar exaustão. Uma agenda lotada sem pausas pode ser opressora e pode fazer você hesitar. Além disso, você não conseguirá fazer um bom trabalho se ficar exausto. Reserve algum tempo de descanso para facilitar o controle da carga de trabalho e recarregar o corpo e a mente.
   • Por exemplo, é uma boa ideia aproveitar os fins de semana para fazer tarefas. No entanto, se você cortou a grama, lavou a roupa ou limpou a casa em um sábado, deve passar a maior parte do domingo relaxando.
   • Todas as noites, tente reservar pelo menos 1-2 horas para relaxar antes de ir para a cama. Aproveite para ler um livro relaxante, tomar um banho ou ouvir uma música relaxante.

Adendo

• Organize as tarefas em uma programação, seja usando um software de anotações, planejador de papel ou aplicativo. Você pode esquecer as missões se espalhar muitas programações.
• Seja flexível, escreva a lápis e revise sua programação, se necessário. Não se assuste quando as coisas não saem como planejado.
• Faça uso dos intervalos de tempo curtos. Em vez de navegar nas redes sociais 15 minutos antes de um compromisso, use esse tempo para concluir uma tarefa diária. Você também pode aproveitar um lanche saudável, fazer exercícios ou dar uma caminhada rápida.
• Planeje as distrações, mas tente mantê-las sob controle. Se alguém entrar em seu escritório ou ligar, diga "Só posso falar por alguns minutos" ou "Terei prazer em ouvir sua pergunta, mas responderei em breve".
• Não demore. Suas tarefas se acumularão e sua programação ficará cada vez mais presa se você adiar o que fazer.
• Não perca a confiança se você não consegue cumprir sua programação. Ajuste-o para um pouco mais de facilidade e tente ficar perto.