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• Dar um passo
• Parte 1 de 2: Obtendo a postura certa
• Parte 2 de 2: Delegar apropriadamente

Quer você seja um gerente de loja, tenha uma posição de liderança em uma grande empresa ou cuide de seus filhos em casa, para obter o melhor de si mesmo e ter um desempenho o mais eficiente possível, é muito importante que você possa compartilhar alguns dos suas responsabilidades. para delegar.No entanto, delegar pode ser bastante complicado - por um lado, você tem que ser firme com quem está delegando suas responsabilidades, por outro, também precisa mostrar que confia nele. Neste artigo, você encontrará as respostas para muitas perguntas frequentes sobre delegação e o acompanharemos passo a passo pelo próprio processo de delegação, para que você também possa aprender a delegar de maneira diplomática e respeitosa .

Dar um passo

Parte 1 de 2: Obtendo a postura certa

1. Coloque seu ego de lado por um momento. Um grande obstáculo mental no caminho da delegação é o pensamento de que, se você deseja fazer algo certo, é melhor fazer você mesmo. Você não é a única pessoa no planeta que pode fazer isso da maneira certa. Tu es talvez o único que pode fazer bem neste exato momento, mas se você dedicar um tempo para treinar alguém, ele acabará sendo capaz de fazê-lo muito bem. Talvez a outra pessoa possa até fazer isso mais rápido ou melhor do que você e isso não é apenas algo que você tem que aceitar, mas também é algo que você tem que acolher.
   • Pense de forma lógica e realista - você pode fazer esse trabalho sozinho? Você terá que trabalhar até a morte para ser capaz de combinar este trabalho com suas responsabilidades normais? Nesse caso, é melhor delegar parte do seu trabalho. Você não precisa ter vergonha ou sentir que não é bom o suficiente - na verdade, você está fazendo seu trabalho com mais eficiência quando procura ajuda quando é necessário.
2. Não espere que as pessoas sejam voluntárias. Se você tem dificuldade em delegar tarefas, pode estar sofrendo de uma forma branda da chamada síndrome do mártir - tudo pode ser demais para você, e você frequentemente se pergunta por que as pessoas nunca se oferecem para ajudá-lo. Seja honesto consigo mesmo - quando o fazem, você não recusa a ajuda deles, mais ou menos automaticamente ou por cortesia, na maioria das vezes? Você está se perguntando por que eles não pressionaram um pouco mais? Você acha que, se seus papéis fossem invertidos, você provavelmente ajudaria outras pessoas sem hesitar? Se você respondeu "sim" a essas perguntas, precisará melhorar sua capacidade de controlar a situação. Cuide de você mesmo que você também recebe a ajuda de que precisa - e não espere que a ajuda venha até você, porque pode nem chegar.
   • Muitas pessoas não estão cientes do que o outro está passando e não há muito que você possa fazer para mudá-los. Por um momento, esqueça a frustração que sente em relação às pessoas que não ajudam a si mesmas e lembre-se de que, em última análise, cabe a você dizer a elas o que você precisa.
3. Pare de ver um pedido de ajuda como algo negativo. Muitas pessoas se sentem desconfortáveis ​​em pedir ajuda. Você pode se sentir culpado, ou um fardo para os outros, ou ter vergonha disso, porque (por algum motivo) você acha que deveria ser capaz de resolver tudo sozinho.
4. Aprenda a confiar nos outros. Se você tem medo de delegar porque acha que ninguém pode fazer o trabalho tão bem quanto você, lembre-se de duas coisas: primeiro, o fato é que, com prática suficiente, quase todo mundo pode se tornar bom em alguma coisa e, segundo, talvez você não seja tão talento global como você pode pensar. Ao delegar trabalho, você não apenas libera tempo para si mesmo - também dá à pessoa que o está ajudando a chance de praticar uma nova habilidade ou fazer um novo tipo de trabalho. Seja paciente - se você lhe der tempo suficiente, seu assistente provavelmente fará o trabalho que você delegou tão bem quanto você poderia. A menos que o trabalho que você delega seja muito importante, provavelmente não será um problema se seu assistente aprender a executá-lo bem com o tempo. Se o trabalho é muito importante, é melhor pensar com cuidado antes de delegá-lo!
   • E mesmo se você for realmente o melhor no trabalho que planeja delegar, perceba que, ao delegar o trabalho, você pode fazer outras coisas com seu tempo. Se em seu escritório você é o melhor na instalação de discos rígidos ou em alguma tarefa monótona, mas tem uma apresentação importante para preparar, então não há problema algum em fazer a tarefa ser realizada por um estagiário. Melhor priorizar tarefas difíceis e complexas - não se sinta culpado por delegar tarefas relativamente simples e monótonas quando você tem coisas mais importantes para fazer.

Parte 2 de 2: Delegar apropriadamente

1. Deixe a bola rolar. O primeiro passo é o mais difícil, mas ao mesmo tempo o mais importante. Você precisa se arriscar e pedir a alguém para ajudá-lo (ou, se você for o supervisor, diga a alguém que ele ou ela devo Não se sinta culpado por isso - contanto que você seja educado, legal e elegante, não há nada de rude em pedir (ou direcionar) a alguém para ajudá-lo. Tente ser gentil e compreensivo e, ao mesmo tempo, não perder de vista a seriedade do seu pedido.
   • Se você não sabe como pedir especificamente a alguém que faça parte de seu trabalho, tente ser breve e amável. Por exemplo, diga algo como: "Ei, posso falar com você por um minuto? Gostaria de saber se você poderia me ajudar a instalar aquela grande pilha de discos rígidos que acabamos de inserir. Não posso porque estou fora do escritório hoje.. Você pode me ajudar? " Não pressione o ajudante, apenas certifique-se de que ele sabe que sua ajuda é necessária.
   • Peça ajuda e (provavelmente) a obterá também. Não tenha medo de delegar porque você acha que vai parecer rude ou autoritário. Veja as coisas assim: Como você se sente quando os outros lhe pedem para fazer algo por eles? Você se sente insultado ou tratado injustamente? Ou você (normalmente) fica muito feliz em ajudar? Provavelmente o último é o caso!
2. Não leve o declínio para o lado pessoal. Às vezes, as pessoas simplesmente não podem ajudá-lo, mesmo que queiram - é uma pena, mas é verdade. Isso pode ocorrer por vários motivos - o mais comum é que a pessoa para quem você está pedindo ajuda já está muito ocupada com seu próprio trabalho. Não leve isso para o lado pessoal - só porque alguém não pode (ou não quer) ajudá-lo nesse ponto, não significa que ele o odeie. Na maioria das vezes, significa apenas que a outra pessoa está ocupada ou com preguiça - nada mais, nada menos.
   • Se o seu pedido de ajuda for recusado, considere suas opções - normalmente você pode dizer educadamente, mas com urgência novamente que você realmente precisa da ajuda da pessoa (e isso geralmente funciona especialmente bem se você for o supervisor ou alguém com autoridade), você pode pedir a alguém outra coisa, ou você pode fazer o trabalho sozinho. Se você realmente precisa de ajuda, não tenha medo de tentar as opções um e / ou dois!
3. Delegue o objetivo final, não o procedimento. Esta é a chave para evitar o pesadelo do que é conhecido como microgerenciador. Estabeleça diretrizes claras para o tipo de resultado que você espera e mostre ao outro como fazê-lo, mas diga que eles podem fazer à sua maneira, desde que seja feito corretamente e no prazo.
   • Isso também é inteligente porque não só economiza seu tempo, mas também seus nervos. O que você deseja é usar o tempo que reservou para fazer algo mais importante, em vez de se preocupar com o progresso de seu assistente o tempo todo.
4. Esteja preparado para treinar seu assistente. Em quase todos os casos, você terá que reservar um pouco de seu tempo para ensinar a pessoa que irá ajudá-lo a realizar a tarefa que você delegou a ela, mesmo que seja um trabalho relativamente simples. Lembre-se de que processos que parecem bastante simples e diretos para você podem não ser tão simples para alguém que nunca lidou com eles. Esteja pronto não apenas para explicar ao seu assistente, passo a passo, o trabalho que você delegou a ele, mas também para responder pacientemente a quaisquer perguntas que ele possa lhe fazer.
   • Pense no tempo que você gasta treinando seu assistente como um investimento sábio e de longo prazo. Ao sacrificar um pouco do seu tempo e ajudar a pessoa a ajudá-lo a aprender como fazer a tarefa corretamente, você economizará tempo no futuro que poderia ter gasto corrigindo os erros dela.
5. Determine quais ferramentas são necessárias para executar a tarefa. Você pode ter certas ferramentas à sua disposição que são necessárias para realizar a tarefa, enquanto a pessoa a quem você confia a tarefa não tem acesso a elas. Coisas como dados protegidos por senha, dispositivos especializados e certas outras ferramentas podem ser necessárias para completar a tarefa, portanto, certifique-se de que seu assistente possa usar tudo o que for necessário para completar a tarefa com sucesso.
6. Entenda que seu ajudante não pode fazer mais de uma coisa por vez. Enquanto seu assistente o está ajudando, essa pessoa não está ocupada com suas responsabilidades habituais. Lembre-se, como você, seu assistente provavelmente tem uma agenda lotada. Faça a si mesmo a seguinte pergunta: Que tipo de trabalho ele perderá para fazer o seu? Ao delegar uma tarefa a alguém, certifique-se de saber a resposta a essa pergunta.
7. Seja paciente. De qualquer forma, quem quer que você delegue cometerá erros enquanto aprende a fazer a nova tarefa. Isso faz parte do processo de aprendizagem, portanto, inclua-o em seu planejamento. Não delegue uma tarefa presumindo que seu assistente fará o trabalho perfeitamente, a menos que ele ou ela já tenha conhecimento e experiência comprovados na área em questão. Se o resultado de um projeto não for exatamente como você queria porque seu parceiro não conseguiu realizar uma tarefa completamente nova que você delegou perfeitamente a ele, então a culpa é sua, não dele. Certifique-se de que a pessoa que está ajudando você pode confiar em você para que o trabalho delegado se torne uma experiência de aprendizado interessante para ela, não algo a temer.
   • Se você treina alguém em algo, você está investindo. Isso o deixará mais lento no início, mas, a longo prazo, aumentará a produtividade aos trancos e barrancos, porque você abordou a coisa toda com uma atitude positiva e realista.
8. Prepare-se para problemas previsíveis. Configure planos de backup e esteja pronto para ajudar caso algo dê errado. Saiba o que acontecerá se um momento importante ou um prazo for perdido. Obstáculos e desafios inesperados surgem constantemente, esteja você no trabalho ou em casa - até mesmo a tecnologia às vezes falha. Certifique-se de que seu assistente pode confiar que, se algo inesperado acontecer, você vai entender e ajudá-lo a cumprir o prazo - não coloque toda a culpa em seu assistente no primeiro problema.
   • Além disso, isso é inteligente de uma forma egoísta - se seu assistente tem medo de ser culpado por algo, ele ou ela gastará muito mais tempo protegendo sua própria reputação do que realmente fazendo o trabalho.
9. Reconheça a ajuda de seu assistente quando ele ou ela merece. Delegar tarefas a outra pessoa é necessário se você tiver que assumir cada vez mais responsabilidades. Mas é contraproducente se você delegar uma tarefa, deixar seu assistente trabalhar duro nela e depois ficar com todo o crédito para você. Reconheça e elogie os esforços que outras pessoas fizeram em seu nome.
   • Nunca se esqueça de mencionar o nome de seu assistente sempre que receber um elogio por uma tarefa para a qual recebeu ajuda.
10. Dizer: "Obrigada." Quando alguém faz algo por você, é importante agradecê-lo, reconhecer a importância de sua ajuda e deixar a pessoa que o ajudou saber que ela é apreciada. Do contrário, você parecerá ingrato, mesmo que não seja. Lembre-se de que as pessoas não podem ler sua mente. A chance de alguém ajudá-lo novamente é muito maior se ela se sentir apreciada.
    • Seja legal. Com um simples sinal de reconhecimento que vem direto do seu coração, como, "Eu não teria conseguido sem você!" você pode conseguir muito. Se o trabalho que a outra pessoa fez para você foi muito volumoso ou importante, você pode até considerar convidá-la para jantar ou beber, ou comprar um cartão de agradecimento ou um pequeno presente.