Como criar um plano de ação eficaz

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Contente

Passos
Parte 1 de 4: Faça um plano
Parte 2 de 4: Planeje seu tempo
Parte 3 de 4: Mantenha-se motivado
Parte 4 de 4: Defina seus objetivos
Pontas
Avisos

Um plano de ação eficaz sempre começa com uma meta, propósito ou intenção clara. Esse plano é projetado para transferir uma pessoa do momento atual diretamente para a implementação da meta declarada. Um plano de ação bem elaborado permite resolver quase todos os problemas.

Passos

Parte 1 de 4: Faça um plano

1 Anote todos os detalhes. Conforme você desenvolve seu plano de ação, comece a anotar todos os detalhes. Você pode achar útil usar um bloco delimitado para controlar vários aspectos do processo. Aqui estão alguns exemplos de seções:
- Ideias / notas diversas
- Gráficos diários
- Gráficos mensais
- Estágios
- Pesquisar
- Continuação
- Participantes / contatos
2 Descreva a tarefa. Quanto mais vaga for a tarefa, menos eficaz será o plano de ação. Tente definir o objetivo desejado o mais cedo possível (de preferência antes de iniciar o projeto).
- Exemplo: você precisa escrever uma tese de mestrado (grande estudo) de cerca de 40.000 palavras. Este trabalho consiste em uma introdução, uma revisão da literatura (com uma análise crítica de outras pesquisas e consideração de sua própria metodologia), uma demonstração prática de suas ideias com exemplos específicos e uma conclusão. O prazo do trabalho é de 1 ano.
3 O plano deve ser específico e realista. Um objetivo claro é apenas o começo: cada aspecto do plano deve ser preciso e factível. Por exemplo, planeje programações, marcos e resultados específicos e alcançáveis.
- Pontos precisos e realistas do plano para um projeto de longo prazo ajudarão a reduzir o estresse de uma implementação mal planejada com prazos excedentes e horas extras tediosas com antecedência.
- Exemplo: você precisa escrever cerca de 5.000 palavras por mês para terminar sua dissertação no prazo e, no final, deixar mais alguns meses para refinar suas ideias. Do ponto de vista da viabilidade, você não deve tentar escrever mais de 5.000 palavras por mês.
- Se você trabalhar como professor assistente por três meses durante todo o semestre, pode ser que não tenha tempo para escrever 15.000 palavras durante esse período, e por isso terá que distribuir este volume nos meses restantes.
4 Estágios intermediários. Marcos são marcos significativos no caminho para uma meta. Comece planejando as etapas a partir do final (atingindo a meta) e trabalhe de volta para o tempo e as circunstâncias presentes.
- A divisão em marcos pode ajudar você (e sua equipe) a permanecer motivados, dividindo o escopo do trabalho em pequenos volumes e metas tangíveis, de modo que uma sensação de completude começará a surgir antes mesmo de todo o plano de ação ser totalmente implementado.
- Não separe as etapas em intervalos de tempo muito longos ou muito curtos. Portanto, duas semanas são consideradas um período muito eficaz.
- Exemplo: Ao trabalhar em uma dissertação, tente não relacionar etapas a seções de trabalho, pois isso pode levar meses. Em vez disso, mantenha os marcos pequenos por até duas semanas (você pode usar a contagem de palavras) e recompense-se por se sair bem.
5 Divida grandes tarefas em volumes menores e mais gerenciáveis. Algumas tarefas ou etapas de trabalho podem ser assustadoras.
- Se uma tarefa grande o confunde, divida-a em pequenas subtarefas convenientes para reduzir a ansiedade e aumentar sua autoconfiança.
- Exemplo: A revisão da literatura freqüentemente se torna a seção mais difícil, uma espécie de base para trabalhos futuros. Para completar esta seção, uma grande quantidade de informações é necessária para estudar e analisar.
- Divida a tarefa em subtarefas: pesquisa, análise, apresentação. Você pode restringir as subseções ainda mais e selecionar artigos e livros específicos para ler e definir um prazo para a conclusão da análise e a apresentação escrita dos resultados.
6 Use listas de tarefas. Faça uma lista de tarefas a serem concluídas em cada etapa. A lista de tarefas em si é ineficaz, portanto, indique a quantidade exata e em tempo real.
- Exemplo: Divida sua revisão da literatura em pequenas tarefas para que você saiba exatamente o que precisa ser feito e para estimar um prazo realista. Por exemplo, a cada um ou dois dias, você precisará ler, analisar e descrever uma fonte.
7 Defina um prazo para todas as atividades. Na ausência de um prazo claro, o trabalho pode se arrastar por um tempo infinitamente longo e algumas tarefas permanecerão inacabadas.
- A ordem dos itens no plano não é crítica, o que não pode ser dito sobre o prazo para cada aspecto.
- Exemplo: Se você sabe que pode ler cerca de 2.000 palavras em uma hora, e um artigo tem 10.000 palavras para ler, você precisa reservar pelo menos cinco horas de tempo para o artigo.
- Você também deve levar em consideração o tempo para pelo menos dois lanches e pequenos intervalos a cada 1-2 horas, conforme você se cansa. Além disso, adicione pelo menos outra hora ao tempo final para possíveis atrasos não planejados.
8 Crie uma representação visual. Depois de completar as listas de ações e definir os prazos, prossiga para a criação de algum tipo de exibição visual do plano. Você pode usar um fluxograma, gráfico de Gantt, tabela dinâmica ou outra opção conveniente.
- Mantenha um plano visual em um local acessível - por exemplo, você pode pendurá-lo na parede de um escritório ou sala de aula.
9 Risque as tarefas concluídas. Dessa forma, você não apenas se sentirá satisfeito, mas também poderá ter certeza de que nada será esquecido.
- Essa abordagem é especialmente útil para o trabalho em equipe. Ao trabalhar com outras pessoas, você pode criar um documento compartilhado que está disponível em qualquer lugar do mundo.
10 Não pare. Depois de traçar um plano, apresentar as tarefas aos colegas (ao trabalharem juntos) e os marcos especificados, passe para a próxima etapa: comece o trabalho diário para atingir seu objetivo.
11 Você pode mudar as datas, mas não pode parar no meio do caminho. De vez em quando, surgem circunstâncias imprevistas que o impedem de cumprir prazos, concluir tarefas e atingir metas.
- Alegrar. Reveja seu plano e, em seguida, continue trabalhando e avançando em direção ao seu objetivo.

Parte 2 de 4: Planeje seu tempo

1 Escolha um bom planejador. Use um aplicativo ou notebook que lhe permita planejar convenientemente cada hora do seu tempo. Um planejador só é eficaz se permitir que você insira e leia registros de maneira conveniente.
- A pesquisa mostrou que as tarefas de escrever fisicamente (com a caneta no papel) aumentam a probabilidade de fazer as coisas, por isso é melhor planejar seu trabalho em um caderno tradicional.
2 Não use listas de tarefas pendentes. Então, você tem uma longa lista de tarefas a fazer, mas quando as fará? Uma lista de tarefas não é tão eficiente quanto um cronograma de tarefas. Na programação, cada tarefa terá uma data de vencimento.
- Blocos de tempo claros (as páginas de muitos diários são divididos em blocos de hora no sentido mais literal da palavra) não permitirão que você hesite, porque após o término do tempo você precisa passar para a próxima tarefa agendada.
3 Aprenda a identificar blocos de tempo. Essa abordagem permitirá que você entenda claramente quanto tempo pode ser alocado para cada caso. Comece com tarefas prioritárias e vá para tarefas menos importantes.
- Planeje toda a sua semana com antecedência. Com um plano detalhado para os próximos dias, você poderá aproveitar ao máximo o seu tempo disponível.
- Vários especialistas recomendam ter pelo menos uma ideia geral dos planos para todo o mês.
- Algumas pessoas aconselham começar no final do dia e trabalhar de trás para frente. Se seu dia de trabalho dura até 17h, planeje de agora até o início do dia (por exemplo, até 7h).
4 Reserve um tempo para intervalos e atividades de lazer. Os pesquisadores argumentam que, ao incluir o tempo livre em seus planos, a pessoa consegue obter mais satisfação na vida. Também foi comprovado que trabalhar muito tempo (mais de 50 horas por semana) reduz a eficiência do trabalho.
- A falta de sono pode ter um efeito desastroso na produtividade. Um adulto precisa de pelo menos 7 horas de sono todas as noites e, para os adolescentes, esse número sobe para 8,5 horas.
- Os pesquisadores recomendam que você planeje uma “recuperação estratégica” (exercícios, cochilo, meditação, aquecimento) ao longo do dia para aumentar a produtividade e melhorar a saúde geral.
5 Reserve um tempo para fazer um plano para a semana. Alguns especialistas recomendam fazer um plano com uma semana de antecedência. Determine a melhor forma de usar cada dia para atingir seus objetivos.
- Lembre-se de considerar todas as tarefas e compromissos atuais. Se o cronograma acabar sendo muito apertado, você pode riscar alguns pontos insignificantes dele.
- Não sacrifique as interações sociais. Arranje tempo com amigos íntimos e familiares. Eles sempre fornecerão o suporte de que você precisa.
6 Crie uma rotina diária. No exemplo de uma dissertação de mestrado, um dia típico pode ser assim:
- 7h00: acordar
- 7h15: faça exercícios
- 8h30: Banho e vista-se
- 9h15: Prepare o café da manhã e coma
- 10h00: Trabalho de dissertação - trabalhos de redação (mais intervalos de 15 minutos)
- 12h15: almoço
- 13:15: Trabalho com e-mail
- 14:00: Pesquisa e análise da leitura (incluindo intervalos / lanches de 20 a 30 minutos)
- 17:00: Conclusão do trabalho, verificar cartas, plano de negócios para amanhã
- 17:45: Esvazie a mesa, vá para a loja
- 19:00: Prepare o jantar e coma
- 21:00: Descanso (tocando violão)
- 22:00: Espalhe a cama, leia na cama (30 minutos), vá para a cama
7 Você não precisa planejar todos os seus dias da mesma maneira. Você pode se dedicar ao trabalho 1-2 dias por semana. Às vezes, é até útil fazer pausas para voltar ao trabalho com pensamentos novos.
- Exemplo: Você pode escrever uma dissertação e analisar fontes às segundas, quartas e sextas-feiras, e aprender a tocar um instrumento às quintas-feiras.
8 Problemas imprevistos. Reserve um tempo extra em cada bloco para horas de trabalho menos produtivas ou problemas imprevistos. No início, é recomendável que você reserve o dobro do tempo que achar necessário para cada tarefa.
- No processo, você começará a trabalhar com mais eficiência ou poderá determinar com mais precisão o tempo necessário, o que permitirá que você ajuste o cronograma original, mas sempre deixará pelo menos uma pequena lacuna.
9 Seja flexível e compreensivo. Quando você começar, prepare-se para ajustar sua programação em trânsito. Isso faz parte do processo de aprendizagem, portanto, é melhor planejar blocos de tempo com um lápis em vez de uma caneta.
- Você também pode passar algumas semanas registrando todas as coisas que fez durante o dia em sua agenda. Graças a isso, você aprenderá a estimar corretamente o tempo de cada tarefa e a usar o tempo de maneira eficiente.
10 Desligue a Internet. Decida quando verificar seu e-mail e mídia social. Seja rigoroso com isso, pois é fácil perder horas apenas navegando pelo feed de notícias.
- Você também pode desligar o telefone (pelo menos durante o tempo em que precisar se concentrar).
11 Faça menos. Isso se deve ao limite de tempo na Internet. Identifique e concentre-se nas tarefas mais importantes do dia que o ajudarão a alcançar seu objetivo. Você não deve desperdiçar energia em assuntos menos importantes que apenas tomam tempo: correspondência, trabalho impensado com documentos.
- Um especialista recomenda não verificar o e-mail pelo menos nas primeiras horas do dia. Portanto, você se concentrará em assuntos importantes e não se distrairá com momentos estranhos de cartas.
- Se você tem muitas pequenas coisas a fazer (por exemplo, e-mails, papelada, limpeza), é melhor agrupá-las em um bloco de tempo, em vez de distribuí-las ao longo do dia, reduzindo assim o foco em tarefas importantes.

Parte 3 de 4: Mantenha-se motivado

1 Atitude positiva. Uma perspectiva positiva é extremamente importante para atingir os objetivos. Você precisa acreditar em si mesmo e nas pessoas ao seu redor. Lute contra os pensamentos negativos com afirmações positivas.
- Além do seu próprio humor, você deve se cercar de pessoas positivas. Pesquisas mostram que, com o tempo, adotamos os hábitos daqueles com quem passamos mais tempo, portanto, escolha bem o ambiente ao seu redor.
2 Recompensas. A recompensa é especialmente importante após a conclusão de cada estágio. Crie recompensas tangíveis para si mesmo. Você pode pagar um almoço em seu restaurante favorito como recompensa por um estágio de duas semanas ou uma massagem por um trabalho de dois meses.
- Um especialista se oferece para transferir uma certa quantia de dinheiro a um amigo e pede que ele a devolva a você apenas se o trabalho for concluído no prazo especificado. Se você falhar, o amigo fica com o dinheiro para si.
3 Obtenha suporte. É sempre importante contar com o apoio de amigos e familiares, bem como conhecer pessoas que tenham objetivos semelhantes. Graças a isso, você pode ser igual aos outros.
4 Acompanhe o seu progresso. A pesquisa mostrou que avançar com sucesso é a melhor motivação. Para rastrear o progresso, você só precisa riscar as tarefas concluídas em sua programação.
5 Vá para a cama e levante-se cedo. Pesquisar as rotinas diárias de pessoas bem-sucedidas e produtivas vai lhe dizer a verdade - a maioria delas começa o dia cedo. Eles também costumam ter uma rotina matinal, o que muitas vezes os motiva a novas realizações.
- Experimente começar a manhã com exercícios (aquecimento leve e ioga ou exercícios na academia), um café da manhã saudável e um diário de meia hora.
6 Faça pausas. Fazer pausas é essencial para se manter motivado. Se você sempre trabalha, acumula fadiga. Fazer pausas ajuda a evitar excesso de trabalho e otimiza o horário de trabalho.
- Exemplo: Levante-se do computador, desligue o telefone e sente-se calmamente em silêncio. Se os pensamentos vierem à sua mente, anote-os em seu diário. Caso contrário, aproveite apenas um momento de relaxamento.
- Exemplo: comece a meditação.Coloque seu telefone no modo silencioso, desligue todas as notificações e defina um cronômetro para 30 minutos ou outro tempo válido. Em seguida, tente apenas sentar e limpar sua mente. Todos os pensamentos que vêm à mente podem ser categorizados e liberados. Por exemplo, se você está pensando sobre o trabalho, diga “Trabalho” para si mesmo e deixe esse pensamento de lado.
7 Visualizar. Reserve alguns minutos para pensar sobre seu objetivo e imagine como se sentirá depois de alcançá-lo. Isso torna mais fácil lidar com as dificuldades que podem surgir.
8 Entenda que não será fácil. Tudo o que é caro a uma pessoa raramente é dado sem dificuldade. O caminho para a meta geralmente não é completo sem muitos problemas e decisões difíceis. Aceite esse fato.
- Muitos profissionais experientes que aconselham viver no presente recomendam aceitar seus fracassos como uma escolha deliberada. Você não precisa ficar com raiva ou chateado. Aceite-os, aprenda a lição e volte ao trabalho, levando em consideração as novas circunstâncias.

Parte 4 de 4: Defina seus objetivos

1 Escreva seus desejos. Um diário ou documento de texto é adequado para esse propósito. Se você ainda não tem certeza do que deseja fazer exatamente, esta prática deve ajudar.
- Anotações regulares no diário são uma ótima maneira de ter uma visão imparcial de si mesmo e documentar seus sentimentos. Muitas pessoas afirmam que registrar seus próprios pensamentos as ajuda a compreender sentimentos e desejos.
2 Estude a questão. Se você tem uma ideia, tente pesquisar este tópico. Examine seus objetivos para encontrar o caminho mais curto para alcançá-los.
- Fóruns como o Reddit cobrem e discutem uma variedade de tópicos. Aqui, você pode conversar com pessoas que estão envolvidas no setor em que está interessado e que desejam compartilhar informações.
- Exemplo: Enquanto trabalha em sua dissertação, você pensa no que tudo isso pode levar. Leia sobre o que as pessoas com o diploma que você procura estão fazendo. Isso pode levá-lo a publicações ou outras oportunidades de desenvolvimento de carreira no futuro.
3 Explore as opções disponíveis e escolha a que melhor se adapta a você. Depois de estudar o assunto, ficará claro onde cada caminho escolhido pode levar. Isso permitirá que você escolha a melhor opção para realizar seu próprio objetivo.
4 Considere os fatores externos associados ao trabalho. Isso inclui tudo que interfere na realização da meta. No caso de dissertação, pode-se denominar cansaço mental, falta de fontes ou imprevistos de trabalho.
5 Seja flexível. Os objetivos podem mudar durante o processo de implementação. Tente prever a margem de manobra com antecedência. Em outras palavras, não desista quando as coisas ficarem difíceis. Perder o interesse e perder a esperança são coisas completamente diferentes!

Pontas

Todos os métodos descritos para ajudar a planejar e definir metas também se aplicam a intenções mais globais e de longo prazo (por exemplo, escolha de carreira).
Se a ideia de planejar seu tempo é entediante, pense de forma diferente: planos futuros para dias, semanas e até meses eliminam a necessidade de tomar decisões todos os dias sobre a próxima etapa. Isso libera tempo para criatividade e concentração em questões importantes.