Contente

• Passos
• Parte 1 de 3: Prepare-se para importar dados do Excel para o Access
• Parte 2 de 3: importar dados do Excel para o Access
• Parte 3 de 3: usando o assistente de importação de dados
• Avisos

Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional para o qual você pode importar uma ou mais planilhas Excel e reconciliar seus elementos homogêneos. Além disso, com o Access, você pode coletar e analisar uma grande quantidade de dados, já que um arquivo do Access inclui várias tabelas do Excel. Mas primeiro, você precisa importar dados do Excel para o Access; isso pode ser feito seguindo algumas etapas básicas.

Passos

Parte 1 de 3: Prepare-se para importar dados do Excel para o Access

1. 1 Inicie o Excel e o Access em seu computador. Você precisa comprar e baixar um pacote do Microsoft Office que contenha o Excel e o Access. Isso pode ser feito no site oficial da Microsoft.
   • Após instalar o Microsoft Office, no Windows clique em "Iniciar" - "Todos os Programas".
   • Clique em "Microsoft Office" e selecione "Acessar" (ou "Excel") no menu que se abre. Provavelmente, você já tem uma planilha do Excel que baixou ou recebeu por e-mail. Com a ajuda do Excel, você pode abrir essa tabela.
2. 2 Processe a tabela do Excel antes de importar os dados para o Access. Isso facilitará muito a tarefa de transferência de dados do Excel para o Access.O resultado final é que, em tabelas diferentes, certos dados devem ter o mesmo formato.
   • Primeiro, certifique-se de que a primeira linha de cada tabela importada contém os nomes das colunas (cabeçalhos) - os nomes devem descrever claramente os dados inseridos nas colunas. Por exemplo, se uma coluna contém sobrenomes de pessoas, nomeie-a Sobrenomes. Nomeie-o com precisão para facilitar a reconciliação dos títulos das colunas em diferentes tabelas.
   • No Access, você pode reconciliar itens semelhantes em duas ou mais tabelas do Excel. Por exemplo, você tem uma planilha do Excel com dados de salário que contém seu nome completo (sobrenome, nome, patronímico), endereços e valores de salário. Digamos que você queira comparar esta tabela com outra tabela que inclui dados de doações para um determinado projeto (nome, endereços e valores de doações). No Access, você pode tornar os títulos das colunas consistentes nas tabelas. Em nosso exemplo, combine os nomes das colunas com os sobrenomes para descobrir quais pessoas estão em ambas as tabelas.
   • Revise cada planilha do Excel e certifique-se de que os dados estejam no mesmo formato; caso contrário, processe a tabela para trazer os dados para o mesmo formato. Esta abordagem ao formato de dados reflete a palavra "relacional" (de relação) na descrição do Access. Por exemplo, se os sobrenomes, nomes e patronímicos forem inseridos na coluna "Nome Completo" da tabela de salários e apenas os sobrenomes e nomes forem inseridos na coluna "Nome Completo" na tabela de doações, então o Acesso não considera essas colunas homogêneas (ou seja, não será capaz de combiná-las). Portanto, os nomes das colunas e o formato dos dados contidos nessas colunas devem ser iguais.
3. 3 Divida os dados nas colunas da planilha Excel. Para tornar os elementos da planilha do Excel homogêneos (para importação no Access), separe as informações nas colunas apropriadas.
   • Por exemplo, você pode colocar o sobrenome em uma coluna, o nome na segunda e o nome do meio na terceira. Faça o mesmo com a coluna correspondente na segunda tabela. Agora, no Access, você pode combinar, por exemplo, sobrenomes de uma tabela com sobrenomes de outra e encontrar pessoas que aparecem em ambas as tabelas.
   • Para dividir os dados em uma coluna do Excel, selecione a coluna desejada. Na barra de ferramentas, clique em Dados. Em seguida, clique em Texto por colunas. É recomendável que você selecione a opção Delimitado. Em seguida, clique em Avançar.
4. 4 Para separar os dados localizados em uma coluna, siga as instruções do Assistente de Texto. Siga esses passos:
   • Selecione um caractere separador entre os dados. Lembre-se de que as informações inseridas na célula são separadas por algum tipo de símbolo. Normalmente, esse caractere separador é um espaço, vírgula ou ponto-e-vírgula. Na grande maioria dos casos, as informações são separadas por um espaço. Por exemplo, as seguintes informações são inseridas em uma célula: Ivanov Ivan Ivanovich. Aqui, o sobrenome é separado do nome por um espaço e o nome também é separado do patronímico por um espaço. Neste caso, selecione a opção "Espaço" na janela do Assistente de Texto.
   • Clique em Avançar. Em seguida, clique em Concluir. A coluna com a célula "Ivanov Ivan Ivanovich" será dividida em três colunas. Agora você pode atribuir um nome a cada uma das três novas colunas, ou seja, nomeá-las como "Sobrenome", "Nome", "Padroeiro". Antes de dividir as informações à direita da coluna dividida, insira algumas colunas em branco para que o Excel insira os dados da divisão nelas (e não nas colunas com outros dados já preenchidos).

Parte 2 de 3: importar dados do Excel para o Access

1. 1 Inicie o acesso. Para fazer isso, clique em "Iniciar" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Para importar dados do Excel, crie um novo banco de dados Access.
   • Para criar um banco de dados, na janela Access, clique em Novo Banco de Dados.
   • Se desejar, dê um nome ao banco de dados criado. Em seguida, clique em "Criar".
2. 2 Importe sua planilha do Excel para o Access. Agora você pode importar dados de uma ou mais planilhas do Excel para o Access.
   • Na barra de ferramentas (na janela Access), clique em Dados externos.Em algumas versões do Access, na barra de ferramentas, clique em Arquivo - Dados externos.
   • Em Nome do arquivo, clique em Procurar para localizar a tabela do Excel desejada.
   • Marque a caixa ao lado de "Importar dados brutos para uma nova tabela no banco de dados atual" (essa opção é ativada por padrão).
   • Quando encontrar a mesa que deseja, clique nela. Em seguida, clique em "OK". O Assistente de importação de dados do Excel para o Access é aberto.

Parte 3 de 3: usando o assistente de importação de dados

1. 1 Siga as instruções do Assistente de importação de dados. Você deve fazer isso para concluir o processo de importação da planilha do Excel para o Access.
   • Selecione a planilha na planilha do Excel cujos dados você deseja importar para o Access. Às vezes, isso é muito fácil, porque a tabela contém apenas uma folha. Mas às vezes uma planilha do Excel inclui muitas planilhas, cujas guias aparecem na parte inferior da janela do Excel; neste caso, você precisa especificar uma folha específica. Em seguida, clique em Avançar.
   • Uma janela é exibida perguntando se a primeira linha da tabela contém cabeçalhos de coluna. Refere-se aos nomes que caracterizam os dados em cada coluna (por exemplo, sobrenome, endereço, salário e assim por diante). É ótimo se você já processou a planilha do Excel para que a primeira linha contenha nomes de coluna estritamente definidos; neste caso, marque a opção de que a primeira linha contenha os títulos das colunas. Em seguida, clique em Avançar.
   • Se não houver títulos de coluna na primeira linha, uma janela será aberta perguntando se você deseja nomear os "campos" (no Access, "campos" são títulos de coluna). Se você não inseriu nomes de coluna antes, faça-o agora.
2. 2 Conclua a importação de dados. Faltam apenas algumas etapas para serem concluídas. Na janela que se abre, defina a chave primária (se desejar).
   • Você pode, mas não precisa fazer isso. A chave primária é um número exclusivo atribuído a cada linha de dados; isso pode ser útil ao classificar dados. Em seguida, clique em Avançar.
   • A última janela exibe o nome padrão. Você pode renomear a tabela do Excel (quando a importação for concluída, ela aparecerá como uma tabela do Access no lado esquerdo da tela).
   • Clique em Importar e em Fechar. A tabela será exibida no lado esquerdo da tela; isso significa que é totalmente importado para o Access.
   • Se você deseja reconciliar vários bancos de dados, siga as etapas acima para importar uma ou mais tabelas adicionais do Excel. Agora você pode começar a reconciliar seus dados no Access.

Avisos

• Lembre-se de que se a versão do Excel em que a tabela foi criada for diferente da versão do Access, você poderá ter problemas ao importar os dados.
• Para reiterar, processe a planilha do Excel antes de importar os dados. Ou seja, preste atenção no formato dos dados com os quais você vai trabalhar.
• Faça uma cópia da tabela original para que, como último recurso, você possa importar os dados novamente.
• O Access pode importar no máximo 255 colunas.