Autor:
Laura McKinney
Data De Criação:
1 Abril 2021
Data De Atualização:
1 Julho 2024
Contente
Às vezes, precisamos pedir uma prorrogação por vários motivos na vida. Talvez você esteja na faculdade e precise de mais tempo para terminar sua redação, talvez esteja lutando para terminar um projeto no trabalho.Uma carta de renovação adequada e eficiente é sempre importante. Você deve dedicar algum tempo para pensar precisamente sobre suas necessidades: quanto tempo você precisa para solicitar uma extensão e por quê? Depois disso, escreva uma carta formal, envie-a e faça o acompanhamento para sua tranquilidade.
Passos
Método 1 de 3: Siga a convenção de escrever uma carta formal
Seção apresentada da página. A data de envio está localizada no canto superior direito da página. Deixe uma linha abaixo em branco e escreva seu endereço, também alinhado à direita. Em seguida, deixe uma linha em branco e escreva o endereço completo do destinatário no lado esquerdo da página.
- Se estiver enviando uma mensagem de e-mail, você pode omitir a data e o endereço, começando com saudações. No entanto, você precisa ter certeza de que seu título é claro e eficaz. Por exemplo, se você enviar uma carta ao seu professor, você pode escrever o assunto, "Carta de extensão - Nguyen Hoang Minh - B2 K34".
Escreva saudações completas e formais. Comece com a palavra "Caro", seguida do título e nome completo do destinatário. Por exemplo, "Dear Mr. Nguyen Hai Trieu" ou "Dear Mrs. Bui Phuong Mai". Alguns títulos podem ser mais complexos, como "Caro professor Nguyen Duc Cuong" ou "Caro presidente Nguyen Van An".- Esta é uma recomendação formal, portanto, mantenha seu estilo e conteúdo formal, mesmo que você conheça essas pessoas intimamente. Não escreva "Hello Hanh".
- Tente encontrar uma pessoa específica para enviar a carta. Caso contrário, sua carta parecerá um exemplo de carta. Por exemplo, "Prezado presidente Nguyen Van An" seria melhor do que "Prezadas autoridades".
Use um layout breve. O corpo da carta deve ter 1-3 parágrafos. Em muitos casos, você pode começar com 2 a 3 linhas. Se você precisar expandir com os 3 parágrafos inteiros, você só precisa separá-los na abertura, no corpo e no final.- Para começar sua carta, você pode escrever: "Eu sou Nguyen Hoang Minh, aluno da classe B2 K34". Isso lembrará o professor de se lembrar e não perder tempo tentando descobrir quem você é.
Observe o fim. Não subestime a importância de um final sólido. Use a última frase para repetir seu caso (em uma linha) e agradecer ao destinatário por ter tempo para ler a mensagem. Você pode escrever: "Agradeço sua consideração por minha proposta".- É melhor encerrar a carta com uma saudação antes de assiná-la. Algumas boas opções são: "Atenciosamente", "Caro", "Olá".
- Se precisar de uma resposta, você deve declarar isso no final. Normalmente você pode combinar com um agradecimento. Por exemplo, "Obrigado por sua consideração, aguardo sua resposta na próxima semana." No entanto, tome cuidado para não ser muito agressivo.
Digite seu nome completo e assinatura. Abaixo da saudação "Atenciosamente", mantenha 3-4 linhas de distância. Em seguida, escreva seu nome completo e alinhe à esquerda. Use o espaço acima para assinar com tinta. Se você planeja enviar um e-mail, pode liberar o espaço e digitar seu nome nele. propaganda
Método 2 de 3: Discuta o corpo da mensagem
Escreva o mais rápido possível. Prepare-se para escrever uma carta assim que souber que é necessário solicitar uma extensão. Você precisa dar ao destinatário bastante tempo para decidir seu caso. Você também precisa mostrar que está preparado, embora esteja pedindo para ajustar sua programação.
Determine quanto tempo você precisa adicionar. Leve todos os fatores em consideração e faça recomendações realistas. Se o período de carência for muito curto, talvez você precise se inscrever novamente. Você deve fazer o possível para evitar que os prazos sejam cumpridos, portanto, é melhor estimar a quantidade de tempo extra.
- Dependendo da situação, pode ser necessário escrever a carta como parte do processo de negociação. Nesse caso, você deve solicitar um prazo maior do que o estimado para que possa chegar a um acordo e concordar no meio.
- Tempo estimado com base em seu progresso atual e partes do projeto inacabadas. Por exemplo, se você está trabalhando em um projeto de consultoria há três meses, provavelmente receberá uma estimativa de quanto trabalho resta.
- Você também precisa estar ciente do limite de tempo que o destinatário da mensagem também enfrenta. Talvez também estejam sob pressão por causa dos prazos. Por exemplo, os professores universitários muitas vezes precisam apresentar as notas do meio do semestre e devem basear-se nesse prazo para os alunos.
Atenção às leis aplicáveis. Você precisa verificar os prazos atuais antes de solicitar uma extensão. Não deixe a impressão de que você é um desorganizado ao solicitar uma prorrogação sem entender a situação atual. Por exemplo, algumas agências governamentais exigem que você apresente uma petição dentro de 24 horas após o primeiro contato. Se isso não funcionar para você, pode reclamar que o tempo é muito limitado.
Dê uma explicação razoável. Você está reservando um tempo para redigir a carta de renovação e o destinatário também reservará um tempo para ler; então você precisa escrever a carta corretamente. Considere cuidadosamente o verdadeiro motivo pelo qual você precisa de mais tempo e apresente ao destinatário com honestidade. Não minta nem exagere, pois isso só irá prejudicá-lo.
- Uma boa razão para isso é que você deseja que o trabalho seja feito com cuidado e cuidado. Por exemplo, se você está trabalhando em um projeto em que a segurança de outras pessoas pode ser afetada, você pode ser compreensivo em trazer isso à tona.
- Se você tiver mais de um motivo para solicitar uma extensão, escolha aquele que for mais relevante e concentre-se nele. Por exemplo, no caso de você atrasar a aceitação do emprego oferecido, diga a eles que deseja saber mais sobre os custos de envio (se for verdade) em vez de informá-los que você está esperando por uma palavra convide outro.
Mostre alguns detalhes cuidadosamente selecionados. Os detalhes fornecidos ajudarão a fazer com que sua carta pareça legítima e hábil. Isso é especialmente importante se você estiver enviando uma carta a uma agência governamental ou outra organização que nunca conheceu.
- Por exemplo, se seu avô morreu dois dias antes de sua redação ser enviada, é melhor apresentar o fato como uma "emergência familiar" em vez de apenas "urgente" em geral. Você também pode mencionar a morte dele e algumas informações sobre seus planos.
- Organize sua papelada antes de enviar a carta de renovação. Você pode precisar de uma descrição dos cargos e inscrições que realizou, especialmente ao lidar com agências governamentais ou outras organizações oficiais. É do seu interesse provar que seguiu todas as etapas do processo até este ponto.
Mantenha um estilo e conteúdo positivos. Ninguém quer ler uma carta cheia de reclamações. Em vez disso, basta fazer uma apresentação rápida e breve dos fatos negativos e, em seguida, apresentar soluções positivas. Por exemplo, se você acha que o salário inicial é muito baixo, você pode escrever: “Preciso de mais tempo para considerar sua oferta. No entanto, acho que um salário mais alto pode me ajudar a trabalhar com mais eficiência.
Leia a mensagem novamente antes de enviá-la. Reserve pelo menos alguns minutos para reler a mensagem antes de enviá-la. Verifique se há erros de edição e digitação. Execute um software de verificação ortográfica e gramatical em seu computador. Envie para um amigo de confiança para que ele leia novamente. Não se apresse ou pule esta etapa; caso contrário, o destinatário da mensagem terá a impressão de que você é descuidado e isso afetará o resultado final. propaganda
Método 3 de 3: enviar uma mensagem ao destinatário
Faça uma cópia ou salve a carta. Quando terminar de ler o rascunho da carta e antes de enviá-la, tire uma foto (converta para pdf), salve o manuscrito online ou copie da forma tradicional. Você também pode registrar a data do envio, se não corresponder à data indicada no topo da mensagem. Guarde esta cópia em um local seguro para seu registro pessoal.
Coloque na caixa de correio normal. Leve-o ao correio, entregue-o ao carteiro ou coloque-o na caixa de correio. Se você quiser garantir que o e-mail chegue ao destinatário, pode solicitar um serviço de acompanhamento por uma taxa adicional.
- Se você quiser enviar uma correspondência em papel, precisará imprimi-la com uma impressora e tinta de boa qualidade. As renovações manuscritas geralmente não são aceitas.
Envie e-mail para renovação. Esta é provavelmente a melhor forma de enviar renovações com menos tempo e certeza. Você precisa verificar o endereço de e-mail do destinatário antes de enviá-lo e certifique-se de incluir seu identificador na linha de assunto, se for o caso.
- O destinatário saberá exatamente quando você enviou o e-mail. Observe isso se quiser enviar e-mail tarde da noite.
- Seu e-mail deve ser formal, incluindo o endereço de e-mail que você usa para enviá-lo. Você deve enviar este e-mail com uma conta profissional. Por exemplo, a carta enviada da conta de e-mail [email protected] é apropriada.
- Se você estiver enviando o e-mail por fax, certifique-se de manter a página de confirmação para comprovar que o enviou com sucesso e que a mensagem foi recebida.
Faça ligações em vez de escrever cartas. Se você precisar solicitar um ramal de última hora, pode ser melhor falar com a pessoa pelo telefone. Nesse caso, você também precisa ser formal e apresentar seu caso de forma clara. propaganda
Adendo
- Tente escrever cartas de até uma página. Dessa forma, sua carta parece completa e fácil de ler.
- Observe se o destinatário da mensagem envia uma resposta, como uma mensagem de confirmação.
Atenção
- Seja realista sobre as promessas. Não se inscreva para uma extensão apenas para gastar mais tempo completando outras missões adicionais.
- Faça bom uso do tempo prolongado. Você provavelmente não vai querer tentar solicitar uma extensão novamente.
- Verifique se você incluiu os formulários necessários na mensagem. Além disso, algumas organizações solicitarão que você use o formulário de carta.
