Contente

• Dar um passo
• Método 1 de 3: saiba como gastar seu tempo
• Método 2 de 3: evite distrações
• Método 3 de 3: use seu tempo com eficiência
• Avisos

Todos nós temos a sensação de que simplesmente não há horas suficientes em um dia para concluir tudo o que precisa ser feito. Algumas habilidades simples de organização e gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo o tempo de que dispõe. Aprenda a usar o tempo com sabedoria para fazer mais no tempo de que você dispõe.

Dar um passo

Método 1 de 3: saiba como gastar seu tempo

1. Acompanhe suas atividades diárias. Verifique o que você faz todos os dias e anote quanto tempo gasta nisso. Você pode se surpreender com a quantidade de tempo que realmente perde por dia, em comparação com a quantidade real de trabalho que realiza.
   • Não se esqueça de controlar as tarefas mundanas, como preparar o café da manhã, cuidar da casa, tomar banho, etc.
2. Anote todas as suas atividades em um caderno. Depois de saber o que você faz todos os dias e quanto tempo gasta nisso, anote. Ao coletar todas essas informações e vê-las em uma página de uma vez, você pode ver padrões e possivelmente até áreas em que está perdendo seu tempo.
   • Seja abrangente e claro ao fazer anotações. Não coloque eventos individuais juntos, não se esqueça das pequenas tarefas e certifique-se de usar carimbos de data / hora exatos para controlar suas atividades diárias.
   • Pode ser útil categorizar certos tipos de atividades. Por exemplo, escreva tarefas domésticas em azul, atividades em vermelho e atividades recreativas em preto. Isso o ajudará a visualizar como você gasta seu tempo.
3. Considere como você gasta seu tempo. Você passa uma hora por dia sem fazer nada? Duas horas para decidir onde comer? Oito horas de navegação na internet? Procure padrões em como você gasta seu tempo e determine o que é e o que não é necessário.
   • Você está perdendo seu tempo por causa de sua falta de autocontrole? Você é um procrastinador? Você está assumindo muita responsabilidade sobre seus ombros? Todas essas são perguntas a se fazer enquanto avalia como você está gastando seu tempo.
   • Você pode acabar interrompendo as atividades ao longo do dia de maneiras que não fazem sentido. Por exemplo, provavelmente não é aconselhável trabalhar meia hora e depois gastar 10 minutos fazendo coisas triviais e depois trabalhar outra meia hora. Você será mais focado e produtivo se trabalhar uma hora e lidar com tarefas triviais em uma data posterior.
   • É melhor lidar com suas tarefas dividindo-as em "blocos". Este é um método onde você programa uma quantidade de tempo predeterminada para uma única tarefa sem nenhuma distração.
4. Considere os ajustes. Agora que você sabe exatamente no que está gastando seu tempo, comece a fazer ajustes ativos em sua programação. Certifique-se de que consegue identificar as áreas nas quais não pode perder menos tempo. Só porque algo leva muito tempo não significa que seja uma perda de tempo.
5. Se você passa três horas por dia enviando e-mails relacionados ao trabalho, é improvável que consiga reduzir esse tempo. No entanto, se você enviar quatro ou cinco emails pessoais durante seus emails oficiais, certamente poderá reduzir o tempo gasto com emails.
6. Mude seus hábitos e padrões. Seja qual for o seu problema de gerenciamento de tempo, sempre há uma solução. Depois de decidir onde ou como gastar seu tempo, você precisará fazer um esforço planejado para mudar o gerenciamento do tempo.
   • Se você gasta muito tempo cuidando da casa ou cozinhando suas refeições e pode pagar por isso, considere contratar uma governanta ou cozinheira. Para algumas pessoas, seu tempo vale mais do que seu dinheiro.
   • Você pode passar grande parte do dia navegando sem rumo na Internet. Você pode restringir o acesso a determinados sites da Internet ou contas de redes sociais (enquanto deveria estar trabalhando em outra coisa).

Método 2 de 3: evite distrações

1. Identifique distrações em sua vida. A maior ameaça de usar seu tempo de maneira útil é a distração constante. Tente identificar quais atividades ou pessoas tendem a desperdiçar seu tempo. Seja um amigo que continua falando ou um hábito teimoso que o impede de trabalhar, você pode encontrar maneiras de evitar essa perda de tempo.
   • Se você passa muito tempo fazendo algo que não produz um resultado desejável para você, provavelmente é apenas uma distração em sua vida que você deve evitar.
   • Em um ambiente de escritório, você provavelmente verá muitos de seus colegas como distrações. Evite tagarelice ou conversas sobre o tempo quando precisar fazer algo. No entanto, lembre-se de que sua atitude no escritório é tão importante para sua carreira quanto o gerenciamento de tempo, portanto, não seja rude.
2. Evite telefonemas longos. Se você acha que gasta muito tempo em longas ligações, deve mudar seus hábitos ao telefone. Freqüentemente, você pode conseguir mais falando pessoalmente do que por telefone, então pare de falar ao telefone.
   • Muitas conversas telefônicas consistem em conversas desnecessárias e desnecessárias, especialmente no início ou no final da conversa. As pessoas tendem a perder o foco e se perder no telefone, portanto, esteja ciente disso. Em conversas cara a cara, há mais necessidade de se concentrar exclusivamente nas questões de trabalho. Isso ocorre porque nenhuma das partes é cercada por distração durante uma reunião.
3. Não navegue na web excessivamente. Muitas pessoas usam a Internet como uma ferramenta crucial para realizar tarefas que precisam ser realizadas. No entanto, muitas pessoas são culpadas de se perder em artigos de notícias inúteis, reportagens esportivas e fotos de celebridades, gatinhos ou cachorrinhos. Mantenha o foco quando estiver online. Estão disponíveis programas que bloqueiam certos aplicativos, sites e domínios, ajudando assim a reduzir a distração relacionada à Internet.
   • Evite o Facebook, Twitter e outros sites de redes sociais se você deveria estar fazendo outra coisa.
   • Pesquisar vários tópicos no Google também é uma perda de tempo perigosa. Você pode pensar que vai pesquisar algo, mas antes que perceba, acabou nos cantos mais remotos da Internet por mais de três horas.
4. Coloque uma placa de "Não perturbe". Você provavelmente conhece a placa que pode pendurar na porta de seu quarto de hotel. Este sinal pode ser igualmente eficaz em um ambiente de escritório ou local de trabalho. Você mesmo pode imprimir tal sinal e pendurá-lo na porta de sua área de trabalho, se necessário. Isso vai acabar com a fofoca que o impede de trabalhar.
   • Se você trabalha em casa, é essencial que você tenha um espaço de trabalho dedicado. Não trabalhe nas áreas comuns de sua casa, pois a televisão, o telefone ou um console de jogos podem facilmente impedi-lo de trabalhar.
5. Reserve tempo para distrações inevitáveis. Existem tipos de distrações que às vezes você simplesmente não consegue evitar. Às vezes, é o seu chefe tirando uma folga do dia de trabalho para um bate-papo, ou talvez um parente mais velho que precisa de ajuda constante com tarefas simples. Quaisquer que sejam essas distrações inevitáveis, se você abrir espaço para elas com antecedência, elas tomarão menos do seu tempo vital necessário para outros projetos e atividades necessários.

Método 3 de 3: use seu tempo com eficiência

1. Escreva tudo. Não confie na sua memória para fazer suas tarefas. Anote tudo o que você precisa fazer em um só lugar e consulte esta lista com frequência para atingir seus objetivos.
   • Mesmo que uma tarefa pareça menos grande ou mundana, anote-a. Sua agenda deve ser preenchida com pequenos comentários como "Ligar para Stefan", "Pesquisar Margens de Lucro" ou "Email Chef".
   • Certifique-se de ter sempre um caderno com você e anote as tarefas à medida que elas passam. Você acha que se lembrará de anotá-los mais tarde, mas é provável que esqueça.
2. Use uma agenda. A simples adição de um calendário ou planejador à sua coleção de ferramentas organizacionais o ajudará a organizar o seu tempo com eficiência. Anote cada novo prazo, tarefa ou reunião que é adicionado à sua programação. Reserve um momento todas as manhãs para revisar sua agenda do dia para saber o que está diante de você.
3. Evite obrigações duplas. Organize sua programação evitando sobrecarregar a si mesmo e não assumir muitos projetos ou eventos de uma só vez. Verifique sua agenda antes de concordar com qualquer coisa para ter certeza de que você tem tempo. Isso mantém seu tempo organizado sem perder o controle de sua programação regular.
4. Evite distrações. Gerencie seu tempo de forma produtiva removendo elementos que podem distraí-lo ou fazer com que você se desvie e fique atrasado em sua programação. Mantenha a televisão e os jogos longe de onde você estuda ou cuida da papelada para que você se concentre nas tarefas que precisam ser feitas primeiro e guarde as coisas divertidas para depois.
5. Organize suas tarefas de acordo com a importância. Gerencie seu tempo com sabedoria, executando primeiro as tarefas mais importantes ou com prazo determinado. Marque-os em seu planejamento com um marcador de cor especial ou um pequeno adesivo. Programe as tarefas de alta prioridade primeiro e dê a si mesmo tempo suficiente para concluí-las e, em seguida, trabalhe em coisas menos urgentes em torno das tarefas mais importantes identificadas.
   • Esteja disposto a mudar suas prioridades de vez em quando. As coisas podem chegar no último minuto e exigir sua atenção imediata. Você terá que parar o que está fazendo de vez em quando e concentrar sua energia e tempo nessas tarefas inesperadas. Apenas certifique-se de que isso não aconteça com muita frequência.
   • Se você estiver reorganizando consistentemente suas prioridades ao longo do dia, então algo está errado. Embora pequenas mudanças em sua programação possam ser esperadas, ajustes contínuos provavelmente significam que você não tem suas prioridades em ordem.
6. Seja realista. Dê a si mesmo um tempo realista para concluir cada tarefa. Se você acha que algo vai levar de meia hora a uma hora, dê a si mesmo uma hora inteira. Seja realista sobre quanto tempo algo leva para evitar ficar sobrecarregado ou atrasado.
   • É sempre mais seguro estar do lado seguro e dar a si mesmo mais tempo do que o necessário. Se você terminar sua tarefa mais cedo, estará livre para lidar com a próxima tarefa - o que não precisa afetar sua produtividade no final.
7. Planeje suas necessidades básicas. Não se esqueça de programar um horário para atividades cotidianas, como comer e tomar banho. Isso pode parecer óbvio, mas é importante reservar um tempo para essas coisas, além das outras tarefas agendadas, para ter certeza de não pulá-las e essas coisas não atrasem seu cronograma.
8. Use um sistema de lembrete. Use lembretes simples, além de sua agenda diária, para ajudá-lo a se lembrar de tarefas ou prazos importantes. Use post-its ou alertas de voz ou texto em seu celular para lembrá-lo das coisas que você precisa fazer naquele momento, ou se você tem algo planejado. Esse sistema de backup o ajudará a evitar o esquecimento de coisas.
   • Evite depender de outras pessoas para pensar em algo. Eles provavelmente são tão esquecidos quanto você.
   • Se algo for extremamente importante, defina vários lembretes para você. Você pode perder um post-it ou alarme por telefone, mas não vários.
9. Peça por ajuda. Peça ajuda a outra pessoa e delegue tarefas menores, se necessário. Sua agenda geral será beneficiada se você engolir o orgulho e pedir a alguém para ajudá-lo com algumas pequenas tarefas domésticas ou preparar o jantar em uma noite movimentada da semana.
   • Certifique-se de delegar responsabilidades a pessoas qualificadas. Não basta pedir a alguém uma tarefa específica. Você quer que eles façam bem esse trabalho.
   • Não crie o hábito de deixar seu trabalho com outras pessoas. Não reflete habilidades de gerenciamento de tempo. Em vez disso, parece que você está apenas sendo preguiçoso e desmotivado.
10. Avalie sua produtividade. De vez em quando é necessário olhar para o seu trabalho à distância e analisar o que você conquistou, o quão bem você desempenhou e quanto tempo demorou. Estar ciente desses aspectos de seu trabalho e de sua vida pode ajudá-lo a fazer mudanças em sua programação e no padrão de trabalho diário, produzindo resultados surpreendentemente eficazes.
11. Se recompense. Trabalhar muito ou por muito tempo pode levar ao esgotamento, tornando difícil se concentrar até mesmo nas tarefas mais simples. Portanto, dedique alguns minutos para celebrar o que você conquistou e recompense-se com algo de que você realmente goste.
    • Certifique-se de que o seu intervalo seja dedicado à diversão. Desligue o telefone do trabalho e não responda e-mails. Se misturar trabalho com lazer, não se recompensará e não será capaz de evitar o esgotamento.
    • Se você trabalha de segunda a sexta-feira, mantenha seu fim de semana livre. Se você está trabalhando em um projeto há três meses, tire umas férias curtas quando terminar.

Avisos

• Não deixe sua mente divagar ou tente sonhar enquanto trabalha em suas tarefas diárias.