Escreva um relatório de status

Contente

Dar um passo
Parte 1 de 2: Configurando seu relatório
Parte 2 de 2: juntando tudo

Um relatório de status pode parecer uma tarefa árdua, mas escrevê-lo pode ser uma boa oportunidade para se comunicar com a gerência. Independentemente do projeto em que está trabalhando, você deve se concentrar em fornecer detalhes específicos que descrevam o orçamento e o andamento do projeto. Coloque as informações mais importantes em um resumo no início. Em seguida, continue com os principais detalhes que descrevem o projeto em termos de resultados e desafios. Mantenha as coisas curtas, mas informativas, e a gerência ficará satisfeita.

Dar um passo

Parte 1 de 2: Configurando seu relatório

Concentre-se nos custos e no cronograma. Independentemente do projeto em que você está trabalhando, os gerentes querem saber como as coisas estão indo em termos de orçamento e progresso. Configure seu relatório coletando informações sobre como o projeto está indo financeiramente. Além disso, faça alguns comentários sobre se o projeto está dentro do prazo ou não.
Seja honesto sobre os problemas. Se você sabe que há problemas de custo e progresso do projeto, não os esconda. Isso só levará a problemas maiores mais tarde. Em vez disso, pense em como esses problemas se relacionam com coisas que estão indo bem.
- Por exemplo, se o seu projeto envolve a produção e envio de 1.000 camisetas por $ 1.000, você pode se preocupar se você fez apenas 300, mas já gastou $ 500.
- Você também pode se encontrar dois dias antes do previsto e comentar sobre isso.
Ofereça soluções para problemas. Parte do propósito de um relatório de status é ajudar o gerente a decidir as próximas etapas. Você pode ajudar sugerindo soluções para certos problemas observados. Ao configurar o relatório, faça anotações sobre como suas soluções são relevantes para os custos e o progresso.
- Por exemplo, se o seu negócio de camisetas está adiantado e atrasado no orçamento, você pode ver isso como um motivo para aumentar a produção e equilibrar as coisas.

Parte 2 de 2: juntando tudo

Dê um título ao relatório. Comece seu relatório escrito com um breve resumo, título e data. Como os relatórios de status devem ser curtos, eles não precisam estar em uma página de título separada. Se você estiver enviando o relatório por e-mail, basta ter um assunto claro para que seu gerente saiba do que se trata o e-mail.
- Algo como “Relatório de agosto de 2017 da Parker Transport” é bom.
- Sempre forneça dados para que fique claro sobre o período que você está relatando.
- Se sua empresa usa formatos de relatórios específicos, certifique-se de usá-los também.
Comece com um resumo. Os gerentes estão ocupados e precisam ver as informações mais importantes imediatamente. Algumas linhas no início do relatório vão ao cerne da questão, explicando brevemente como o projeto está indo em termos de orçamento e progresso.
- Tente garantir que seu gerente veja todas as informações nos primeiros minutos de leitura do relatório.
- Por exemplo, você pode começar seu relatório imediatamente com algo direto como, “O Transporte Parker está adiantado no momento. Gastamos 50% do orçamento e produzimos 30% do produto. Podemos reduzir custos acelerando a produção. ”
- Se os gerentes estiverem satisfeitos com o que veem no início, talvez já saibam o suficiente. Se houver algo no resumo que indique um problema, eles podem mover-se rapidamente para as informações relevantes mais adiante no relatório.
Forneça os detalhes mais relevantes. Liste os resultados mais importantes até agora, com foco em marcos e dados importantes. Informe seu gerente em termos de resultados, e não de atividades.
- Por exemplo, não escreva algo como “Nossos líderes de produção, Frank e Sandra, fizeram um bom trabalho. Frank está sempre lá muito cedo e Sandra é sempre a última a sair, para garantir que tenhamos tudo produzido no prazo. ”
- Em vez disso, enfatize os dados principais: "Estamos 20% adiantados, pois os líderes de produção (Frank e Sandra) aumentaram o tempo de produção em duas horas por dia."
Organize os fatos. Aqui você pode adaptar o relatório ao estilo do seu gerente. Se você conhece a maneira de trabalhar do seu gerente, pode adaptar o relatório de acordo. Se você não tiver certeza, concentre-se em um resumo curto e direto em um estilo que você conhece bem.
- Se o seu gerente quiser ver a grande história, você pode nomear um capítulo como "Resultados", outro como "Desafios" e um terceiro como "Soluções".
- Para um gerente que gosta de ver as coisas cronologicamente, tente um capítulo "Progresso nesta semana" seguido de "Próximas etapas".
Use marcadores. Os gerentes devem receber as informações de que precisam com rapidez e facilidade de leitura. Os parágrafos são muito longos para ler e disfarçar informações importantes. Mas, com listas, é fácil examinar o relatório.
- Se o seu gerente ou empresa solicitar especificamente um relatório totalmente escrito, você deve, obviamente, cumprir esse desejo.
Adicione elementos visuais conforme necessário. Alguns gerentes acham útil adicionar dicas visuais para explicar como um projeto está indo. Por exemplo, você poderia colocar uma luz verde ao lado de um marcador sobre custos, se tudo correr bem, mas uma luz laranja ao lado de um sobre o progresso, se provavelmente estiver um pouco atrasado.
Revise e corrija seu relatório conforme necessário antes de enviá-lo ao seu gerente. Erros ortográficos e frases inativas nunca são válidos, nem mesmo em um relatório de status curto e relativamente informal. Não dependa apenas de verificadores ortográficos e gramaticais eletrônicos. Para manter o relatório curto e direto, considere o que pode ser removido (como advérbios e adjetivos desnecessários).
- Por exemplo, evite frases como "As vendas de agosto estão indo bem, o melhor mês até agora, graças aos esforços verdadeiramente excelentes de Marie e Sam".
- Você pode dizer o mesmo de forma muito mais sucinta: "As vendas de agosto são as melhores, graças ao trabalho árduo de Marie e Sam."
Relate pelo menos uma vez por mês, a menos que tenha outras instruções. Sua empresa pode solicitar que você forneça relatórios de status de acordo com um período de tempo específico, como semanal ou quinzenal. Em geral, relatar pelo menos uma vez por mês é bom para manter seu gerente informado. Entre em contato com ele se não tiver certeza de quando os relatórios de status devem estar disponíveis.
- Se o seu gerente quiser receber relatórios com menos frequência, é claro que você fará o que for solicitado.