Escreva um relatório de desempenho

Vídeo: Passo a Passo de Como Fazer um Relatório

Contente

Dar um passo
Parte 1 de 3: Preparando o relatório de desempenho
Parte 2 de 3: Criação de conteúdo significativo
Parte 3 de 3: Usando linguagem eficaz
Pontas

Você tem que escrever um relatório de desempenho? Muitos cargos exigem isso e, muitas vezes, são autoavaliações que pedem que você relate o que fez ao longo do ano. Você pode ter sido instruído a escrever um relatório sobre uma reunião. O conhecimento sobre como redigir adequadamente esse relatório pode fazer uma grande diferença, seja você considerado bem-sucedido ou não.

Dar um passo

Parte 1 de 3: Preparando o relatório de desempenho

Comece com um parágrafo de resumo. Resuma a visão geral no início da avaliação. Informe os leitores sobre o desempenho geral.
- Você pode estar escrevendo um relatório de desempenho para uma organização sem fins lucrativos. Você pode resumir sucessos como ter organizado eventos de sucesso para as partes interessadas, obtido reconhecimento do setor e expandido uma base de clientes.
- Você não precisa desordenar o resumo com detalhes. Aqui você resume os pontos mais importantes. Você fornece uma visão geral. Tente não tornar o relatório muito longo. Duas páginas são uma boa regra, a menos que o empregador tenha um desejo específico. Pergunte ao seu empregador se existe um formato recomendado.
Forneça detalhes para apoiar cada ponto do resumo. Agora você precisa justificar os pontos principais no resumo no início, com detalhes posteriormente no relatório.
- Use um esboço de texto. Organize diferentes áreas em seus próprios parágrafos e use subtítulos em cada título. Por exemplo, um de seus parágrafos pode ser chamado de "Eventos organizados".
- Sob esse título, você pode postar (com marcadores ou letras) um breve resumo de cada evento, seu propósito e como ele ajudou a missão do grupo. Seja específico aqui.
Use um formato profissional. Não colete o relatório. Você deseja que o relatório tenha uma aparência bem organizada, em uma fonte profissional e em um papel bonito.
- Crie um título e centralize-o no topo da página. Use subtítulos em negrito para organizar as informações.
- Forneça as informações básicas na parte superior do relatório. Apresente as datas cobertas pela avaliação e o nome e cargo da pessoa que a criou.
Mantenha um registro para todo o período em questão. Fica muito mais fácil se você acompanhar o progresso conforme ele acontece.
- Mantenha um diário ou pasta onde você acompanhará seu desempenho durante o período de avaliação. Isso tornará sua vida muito mais fácil quando chegar a hora de escrever o relatório.
- Não fazer isso pode resultar no esquecimento de conquistas importantes que ocorreram no início do período.

Parte 2 de 3: Criação de conteúdo significativo

Lembre as pessoas de suas metas e expectativas de desempenho. Você precisa lembrar às pessoas quais eram as metas no início do período de avaliação. Quais eram os objetivos? Quais são as expectativas da tarefa? Se você não souber, peça ao seu empregador.
- Em seguida, explique como eles foram alcançados, mostrando números reais. O objetivo é comparar quais foram suas atividades ou resultados com os projetos originais.
- Por exemplo: se você arrecadou mais dinheiro do que o esperado, isso será um resultado positivo para os investidores ou superiores. No entanto, se você não fornecer uma referência, é mais difícil avaliar se e em que medida foi um sucesso.
Fornece filmagens. Inclua alguns gráficos ou tabelas se achar que eles ajudam o leitor a avaliar os dados que você está apresentando.
- Lembre-se de que alguns leitores apenas passarão os olhos pelo relatório porque provavelmente estarão ocupados. Os recursos visuais podem, portanto, transmitir o seu ponto de vista com um pouco mais de eficácia.
- No entanto, não bombardeie o leitor com muitos gráficos. Selecione um ou dois gráficos que enfatizam os pontos principais.
Concentre-se no CAR. Essa técnica ajuda você a documentar seu desempenho. Significa desafio, ação e resultados. Isso o ajudará a organizar seu desempenho.
- Veja o desafio da tarefa. Em seguida, descreva a ação que você executou para resolver o problema e documente os resultados. Por exemplo, digamos que você seja o gerente de um restaurante. Você poderia escrever: Desafio - As filas ficaram muito longas na hora do jantar, aumentando as reclamações dos clientes em 10%. Ação - Uma garçonete foi implantada uma hora antes para aumentar o número de funcionários durante o horário de pico. Resultado - As reclamações dos clientes sobre longos tempos de espera diminuíram para duas, uma redução de 80 por cento.
- O ponto principal é ser específico aqui. Conquistas gerais como "Eu sou um jogador de equipe" não fazem muito sentido porque qualquer um pode dizer coisas assim. A chave é vincular os resultados às questões centrais e demonstrar o sucesso por meio de dados e especificações.
Indique sua metodologia. Se o seu programa envolveu alguma forma de coleta de dados, é uma boa ideia explicar brevemente a metodologia que você usou.
- Deixe os leitores saberem o motivo do método de pesquisa escolhido. Explique os benefícios e resultados da pesquisa. Por que esse foi um método confiável? Por exemplo, use o cenário do restaurante para explicar por que faz sentido usar reclamações como metodologia.
- Explique o que significam os dados da pesquisa e o que você tentou alcançar com a pesquisa.
Foco em você atuação. Para ajustar as conquistas que você deseja apresentar, pense no que você mais se orgulha durante esse período. Talvez tenha sido o seu efeito calmante sobre os visitantes preocupados. Talvez estivesse treinando outros. Não jogue muitos detalhes na frente dos leitores.
- Outro método que você pode usar para fazer isso é o método STAR. Este método consiste em descrever brevemente uma situação e tarefa, a ação que você executou para alcançá-la e os resultados alcançados. Assim como no método CAR, o objetivo aqui é vincular os problemas aos resultados e explicar como você os alcançou.
- Concentre-se em coisas como dificuldade, exclusividade, primeira vez, alta visibilidade, cumprimento de prazos, inovação e o escopo e impacto do seu trabalho.
- Um exemplo disso é explicar que, quando você começou como gerente de filial, a rotatividade anual de funcionários era de 35%. Você implementou uma pesquisa de satisfação do funcionário, configurou a orientação dos funcionários e iniciou uma reunião de equipe semanal. Como resultado, a rotatividade de pessoal caiu para 15%. Como mostra este exemplo, o desempenho não precisa ser totalmente literal, desde que forneça os links corretos.
Explique o seu valor. Não diga apenas quais são seus resultados, mas também explique por que esses desempenhos são valiosos para a organização.
- Por exemplo, digamos que você começou a realizar reuniões de equipe. E depois? Que valor isso criou para a organização? Pense nisso com cuidado. Se não houver um valor concreto, talvez você precise enfatizar outra coisa.
- Se as reuniões de equipe ajudaram a elevar o moral dos funcionários, como evidenciado por uma queda nos dias de licença médica (o que economizou dinheiro para o empregador), você demonstrou seu valor.
Revise o relatório antes de enviá-lo. Você anula o propósito de um relatório de conclusão se entregar algo desconexo que não seja profissional.
- Revise o relatório para erros de gramática, pontuação e ortografia. Deixe o relatório durante a noite e leia-o novamente na manhã seguinte. Não escreva o relatório de última hora.
- Imprima uma cópia impressa e verifique se há erros durante a revisão. Às vezes, os olhos de uma pessoa ficam tão presos à tela do computador que erros óbvios não são mais percebidos.

Parte 3 de 3: Usando linguagem eficaz

Exponha as coisas negativas de uma forma positiva. Se houver algo em que você não correspondeu às expectativas, é melhor não evitá-lo. Não faça disso o foco central do relatório, mas concentre-se nele.
- Trate as áreas em que você não se saiu tão bem com uma linguagem positiva. Por exemplo, concentre-se nas etapas concretas que você está realizando para resolver o problema, em vez de se concentrar na culpa ou no pedido de desculpas.
- Não culpe os outros em um relatório de desempenho. Fique focado no que você fez. Se mantenha positivo. Concentre-se nas coisas que você ou seu grupo fizeram bem. Determine as áreas que você pode enfatizar.
Use números e estatísticas. Se você puder ser muito específico, suas respostas parecerão mais verossímeis. Sempre que possível, substancie o que você diz com algo mensurável.
- Superlativos gerais como "excelente" ou "confiável" não fazem muito sentido. Contar a alguém que você teve "um excelente ano" é algo que qualquer pessoa pode dizer.
- Lembre-se desta frase: Não diga, mostre. Em vez de dizer às pessoas que você teve um ano excelente, mostre suas realizações por meio de detalhes e dados. Em vez de dizer que você é bom no relacionamento com o cliente, cite os resultados de pesquisas de satisfação do cliente, cartas que você recebeu e uma diminuição nas reclamações de clientes.
- Valores de uso. Dizer que gerenciou um grande número de funcionários não significa muito se não estiver claro quão grande era esse número. Use números para expressar o tamanho de um orçamento e delinear o tamanho das tarefas.
Sempre fale a verdade. Não exagere. Não minta. Se você for pego em uma mentira, pode estar em apuros.
- O outro problema de mentir, mesmo por omissão óbvia, é que você acabará perdendo a confiança e não será capaz de melhorar a si mesmo.
- Em vez disso, mostre uma avaliação honesta do período de avaliação, com pontos fracos e pontos positivos. Aborde os pontos fracos. Apenas encontre uma maneira positiva de fazer isso.
Dê aos outros o reconhecimento que eles merecem. Muitos cursos de redação técnica e de negócios recomendam não usar o pronome "I". Em alguns casos, você pode fazer isso em um relatório de desempenho.
- Por exemplo, você pode dizer: "Contratei 100 pessoas". No entanto, não se esqueça das outras pessoas que contribuíram para o sucesso. Consulte a equipe (se aplicável).
- Você ganha pontos extras se não parecer arrogante. Varie a estrutura da frase para que cada frase não comece com a palavra "eu".