Contente

• Dar um passo
• Parte 1 de 3: Visualizando o site
• Parte 2 de 3: Escreva o e-mail
• Parte 3 de 3: seja educado
• Avisos

Algumas pessoas acham difícil enviar um e-mail para o departamento de atendimento ao cliente de uma empresa. Como você redige essa carta na forma de um e-mail, quando na verdade elas eram postas no papel no passado? Que tipos ou protocolos se aplicam quando você faz uma pergunta ao serviço de atendimento ao cliente? Embora isso varie de acordo com o setor, a região e a cultura, existem algumas diretrizes gerais para garantir que seu e-mail seja recebido corretamente pelo atendimento ao cliente.

Dar um passo

Parte 1 de 3: Visualizando o site

1. Procure a resposta. Antes de escrever um e-mail para a equipe de atendimento ao cliente de uma empresa, certifique-se de que a resposta não esteja apenas no site. Muitas empresas publicam respostas às perguntas mais frequentes em uma página especial de seus sites, geralmente sob o título "FAQ" ou "Perguntas mais frequentes".
   • Normalmente, você pode encontrar essas páginas rolando até o final da página e clicando em "Contato" ou "Atendimento ao Cliente".
2. Encontre a página "Atendimento ao cliente". Se você não vir um link na parte inferior do site, às vezes pode encontrar a página digitando a palavra na caixa de pesquisa. Normalmente, você verá um campo com um ícone de lupa no canto superior direito da página inicial. Digite termos como "atendimento ao cliente" ou "contato" e pressione enter.
   • A página "Contato" geralmente inclui um formulário de e-mail onde os clientes podem escrever reclamações ou comentários.
     • Verifique esta página para ver se você receberá uma cópia da mensagem enviada; caso contrário, pesquise no site por um endereço de e-mail que você possa acessar com sua conta de e-mail pessoal para ter a prova da correspondência.
3. Use a caixa de pesquisa. Pesquise o tópico sobre o qual deseja fazer uma pergunta na mesma janela que usou para localizar o endereço de e-mail do atendimento ao cliente. Se você pesquisar o tópico ou pergunta dessa forma, poderá encontrar a resposta sem precisar enviar um e-mail.
   • Isso também é importante se você quiser parecer inteligente ao enviar o e-mail. Se você perguntar algo quando a resposta já estiver claramente indicada no site, eles podem pensar para o atendimento ao cliente que você é exigente e preguiçoso e, portanto, não é lucrativo.
   • Veja também as perguntas mais frequentes (FAQ). Freqüentemente, a pergunta que você deseja fazer já está incluída nas perguntas mais frequentes. É por isso que a maioria dos sites também tem essa página, para reduzir ao mínimo os e-mails de atendimento ao cliente.
4. Reveja as políticas da empresa. Se você não conseguir encontrar a resposta para sua pergunta por meio da caixa de pesquisa ou das perguntas frequentes, você ainda pode pesquisar na página "Sobre nós" ou na política de devolução. Role até a parte inferior do site novamente e veja quais links estão lá. Procure um link que pode conter a resposta à sua pergunta: sobre nós, pedido e entrega, devoluções, garantia e reparo, e assim por diante.
   • Mesmo que você não consiga encontrar a resposta nesses links, ainda pode ser útil olhar as páginas para encontrar informações adicionais sobre a empresa para usar em seu e-mail.

Parte 2 de 3: Escreva o e-mail

1. Determine se é uma reclamação ou um elogio. Nem todas as mensagens para o atendimento ao cliente devem ser reclamações ou perguntas. Talvez você queira agradecê-los pelo bom serviço. E-mails positivos também são bem-vindos, assim como e-mails com perguntas.
   • É fato que às vezes é mais rápido e direto relatar uma reclamação por telefone. O e-mail funciona melhor para expressar sua gratidão ou fazer uma pergunta que não requeira uma resposta imediata, mas se você quiser resolver o problema imediatamente, ligue.
2. Escreva um tópico claro. Certifique-se de que o assunto do e-mail seja claro e significativo. Você deseja que o representante do atendimento ao cliente veja seu e-mail primeiro, para obter uma resposta mais rápido. Mantenha o assunto curto, certifique-se de que ele resuma seu e-mail brevemente e que o funcionário se sinta obrigado a abrir o e-mail rapidamente.
   • Por exemplo: "Cachorro comeu cartão de garantia - precisa ser substituído"
3. Comece com uma saudação. Depois de descobrir um bom tópico, a próxima etapa é cumprimentar o representante do atendimento ao cliente. Não comece com o seu problema imediatamente. Você cumprimenta alguém gentilmente ao telefone, não é? Pode ser algo tão simples como "Melhor Atendimento ao Cliente".
   • Tente encontrar um nome para adicionar à sua saudação. Em empresas menores, os nomes dos representantes de atendimento ao cliente às vezes são listados no site, portanto, usá-los tornará sua mensagem mais pessoal, tornando-a mais agradável de trabalhar.
   • Você pode encerrar a saudação com uma vírgula ou dois pontos. Caro atendimento ao cliente, ou Melhor atendimento ao cliente:
4. Atenha-se aos métodos de escrita padrão. Obtenha o respeito do funcionário usando métodos de escrita padrão. Não digite tudo em letras maiúsculas e não use fontes muito grandes ou grossas. Use pontuação normal, ortografia e letras maiúsculas. Então seu e-mail será levado a sério.
5. Escreva em um tom educado. Escreva educadamente, mesmo que faça uma reclamação ou queira expressar sua frustração. Assim, você será mais valorizado como cliente e provavelmente também será tratado com mais cortesia.
6. Diga quem você é. Apresente-se após a saudação. Escreva seu nome e explique que tipo de cliente você é e se pediu algo pela primeira vez ou se é um cliente recorrente. Em ambos os casos, o funcionário prefere mantê-lo como cliente. Inclua sua localização geográfica, se relevante.
7. Seja específico. Use uma linguagem específica em seu e-mail. Evite termos genéricos como "meu produto". Em vez disso, descreva em detalhes qual produto ou serviço está envolvido e por que você está enviando um e-mail sobre isso. Descreva todos os eventos relevantes para que o funcionário saiba exatamente qual é o problema. Se você colocar essas informações imediatamente no primeiro e-mail, evitará uma troca demorada de e-mails.
   • Use a URL do produto, se você tiver um, para que o funcionário possa ver imediatamente do que se trata.
   • Além disso, coloque o número do seu pedido no e-mail, porque a maioria dos funcionários irá perguntar de qualquer maneira. Este número de pedido se refere a como o pedido está em seu sistema.
8. Faça perguntas com clareza. Seja claro em seu e-mail. Não faça rodeios. Depois de cumprimentar o funcionário e se apresentar, inicie uma nova seção explicando o que está acontecendo, na mesma linguagem específica mencionada na etapa anterior.
   • Solicite imediatamente a compensação que deseja. Você pode não se atrever a perguntar, mas deixe de lado a timidez no seu e-mail. Se você quiser algo em troca de um produto com defeito, diga isso.
9. Escreva parágrafos curtos. Certifique-se de que seus parágrafos sejam curtos. Um parágrafo de uma, duas ou no máximo três frases é mais fácil de ler. O funcionário pode, portanto, escanear o e-mail mais rápido para ver se ele tem prioridade, e se você escreveu um grande bloco de texto, sua mensagem pode ser colocada no final da pilha porque ele / ela não entende imediatamente o que você quer dizer .
10. Termine com uma assinatura simples. Encerre o e-mail com uma frase de encerramento resumindo sua solicitação ou elogio, seguida de uma saudação. Você pode terminar com "Atenciosamente", mas também pode simplesmente colocar seu nome ou assinatura de e-mail imediatamente. Você também pode mostrar que deseja uma resposta rápida dizendo: "Aguardando sua resposta" ou algo parecido.
    • Uma assinatura de e-mail é um pequeno bloco de texto que contém seu nome, profissão e informações de contato. Você pode criar uma assinatura de e-mail nas configurações da sua conta de e-mail, para que sempre apareça automaticamente em uma nova mensagem.
11. Não envie nenhum anexo ainda. Não envie anexos com uma primeira mensagem ainda. Muitos sites têm filtros de spam que pescam e-mails com anexos, colocando sua mensagem no lixo antes de ser lida.
    • É claro que você deve adicionar um anexo a uma carta de apresentação quando for solicitado a adicionar seu currículo como um documento do Word.
    • Nunca inclua nomes de usuário, senhas ou informações de cartão de crédito.
12. Leia sua mensagem novamente antes de enviá-la. Quando seu e-mail estiver pronto, não pressione "enviar" com muito entusiasmo. Você deve reler o e-mail primeiro para se certificar de que não haja erros de digitação ou ortografia que prejudiquem sua mensagem. Mesmo que você tenha escrito o e-mail no smartphone, a mensagem automática "enviada do meu iPhone" não é desculpa para erros ortográficos ou gramaticais.
13. Envie um lembrete. Se você não receber uma resposta ao seu e-mail após alguns dias, pode ser que sua mensagem tenha ido para a caixa de spam ou para o fim da pilha. Escreva um e-mail no qual você mencione o e-mail anterior e pergunte se ele foi recebido corretamente.

Parte 3 de 3: seja educado

1. Certifique-se de ter boa gramática e ortografia. Você pode não perceber, mas uma boa gramática e ortografia fazem parte de um tom educado. Se você fizer o possível para se comunicar com clareza, mostrará respeito pela outra parte e que geralmente é uma pessoa educada.
2. Mostre que você é inteligente. Não seja pretensioso, mas mostre que você é inteligente exibindo um vocabulário extenso. Se você deu uma olhada no site da empresa e descobriu sobre suas políticas, pode mostrar que leu tudo certo, mas ainda não encontrou uma resposta para sua pergunta.
3. Não brinque. Comentários sábios e piadas têm seu lugar, e não é em um e-mail que deve ser levado a sério, pelo menos não na primeira correspondência. Esse tipo de linguagem pode ser considerado impróprio e você deve evitar isso ao lidar com uma empresa.
   • Depois de enviar e receber vários e-mails com um representante do atendimento ao cliente, é mais provável que as piadas sejam aceitas e compreendidas.
4. Não se expresse agressivamente. Embora você possa estar frustrado com a forma como um produto ou serviço foi tratado, colocá-lo em um e-mail furioso não levará você a lugar nenhum. Se você discutir seu problema com respeito e cortesia, obterá o que deseja mais cedo.
   • Lembre-se de que é difícil expressar suas emoções em palavras. Se você está chateado com um problema e deseja uma solução imediata, é melhor ligar.
5. Mencione sua lealdade e gratidão. Se você escrever em seu e-mail o quanto sempre foi leal à empresa, o funcionário apreciará sua mensagem e responderá com mais rapidez.

Avisos

• Nunca coloque nomes de usuário, senhas ou informações de pagamento (cartão de crédito ou números de conta) em um e-mail para o atendimento ao cliente.