Contente

• Dar um passo
• Parte 1 de 3: Configurando seu SOP
• Parte 2 de 3: Escrevendo seu SOP
• Parte 3 de 3: garantindo sucesso e precisão
• Pontas

Um Procedimento Operacional Padrão (SOP) contém informações sobre como executar uma tarefa passo a passo. Um SOP existente só precisa ser modificado e atualizado, mas você também pode se encontrar em uma situação em que terá que configurá-lo completamente.

Dar um passo

Parte 1 de 3: Configurando seu SOP

1. Escolha o formato. Não existe uma maneira certa ou errada de escrever um SOP. Mas sua empresa provavelmente já tem vários SOPs que você pode consultar para ter uma ideia da configuração desejada. Use SOPs existentes - se houver - como um exemplo. Se não houver nenhum, você tem algumas opções:
   • A configuração com os passos simples. Isso é bom para procedimentos de rotina, que são curtos, produzem poucos resultados possíveis e são razoavelmente concretos. Na verdade, além da documentação necessária e dos cuidados de segurança, nada mais é do que uma lista de pontos, dizendo ao leitor em frases simples o que fazer.
   • A configuração com as etapas hierárquicas. Isso funciona bem para procedimentos mais longos - com mais de dez etapas, exigindo que decisões sejam tomadas, esclarecidas e a terminologia explicada. Geralmente, é uma lista das etapas principais e suas subetapas em uma ordem específica.
   • A configuração com os fluxogramas. Se um procedimento for mais parecido com um mapa, com muitos resultados possíveis diferentes, um fluxograma é a melhor solução. Você deve escolher esta configuração quando os resultados não podem ser previstos corretamente.
2. Pense no seu público. Existem três coisas importantes a considerar antes de escrever um SOP:
   • O que seu público já sabe? Seu público está familiarizado com a organização e seus procedimentos? Eles conhecem a terminologia? A linguagem que você usa deve corresponder ao conhecimento e à contribuição do leitor.
   • As habilidades linguísticas do seu público. É possível que existam pessoas que não falam a sua língua se lerem o seu SOP ""? Nesse caso, é uma boa ideia incluir imagens com legendas e diagramas.
   • O tamanho do seu público. Se o seu SOP for lido por muitas pessoas (em funções diferentes) ao mesmo tempo, você deve configurar o documento como um diálogo em uma peça: o usuário 1 faz algo, o usuário 2 e assim por diante. Desta forma, cada usuário pode ver como ele ou ela é uma engrenagem em uma máquina que funciona sem problemas.
3. Pense no "seu" conhecimento. O ponto principal é: você é a pessoa certa para escrever isso? Você entende do que se trata? Como isso poderia dar errado? Como deve ser seguro? Se não, é melhor entregar o trabalho a outra pessoa. Um SOP mal escrito - ou pior, incorretamente escrito - não só leva à diminuição da produtividade e falha organizacional, mas também pode ser inseguro e impactar tudo, desde sua equipe até o meio ambiente. Em suma, não é um risco que você queira correr.
   • Se é um projeto que você se sente obrigado a concluir, não tenha medo de pedir ajuda àqueles que lidam com o procedimento todos os dias. A realização de entrevistas é uma parte comum do processo de criação do SOP.
4. Escolha entre um SOP curto ou longo. Se você estiver escrevendo ou atualizando um SOP para um grupo de pessoas que estão familiarizadas com o protocolo, terminologia, etc. e deseja apenas um SOP curto e conciso, como uma lista de verificação, você pode mantê-lo curto.
   • Além do objetivo geral e outras informações relevantes (data, autor, número de identificação, etc.), contém apenas uma lista de etapas. Se não forem necessários mais detalhes ou esclarecimentos, isso é o suficiente.
5. Mantenha o propósito do SOP em mente. É claro que você está lidando com um procedimento que se repete continuamente em sua organização. Mas há alguma razão específica para este SOP ser tão valioso? A segurança deve ser enfatizada nisso? Medidas de conformidade? É usado para treinamento ou diariamente? Aqui estão alguns motivos pelos quais seu SOP é necessário para o sucesso de sua equipe:
   • Para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos
   • Para maximizar os requisitos de produção
   • para garantir que o procedimento não afete adversamente o meio ambiente
   • Para garantir a segurança
   • Para garantir que tudo corra de acordo com o cronograma
   • Para evitar defeitos de fabricação
   • Para ser usado como um documento de treinamento
     • Saber o que enfatizar em seu SOP tornará mais fácil estruturar o documento em torno desses pontos. Também é mais fácil ver o quão importante é o seu SOP.

Parte 2 de 3: Escrevendo seu SOP

1. Descreva o material necessário. Os SOPs técnicos geralmente, "além do" procedimento em si, consistem em quatro elementos:
   • Folha de rosto. Isso inclui 1) o título do procedimento, 2) um número de identificação do SOP, 3) a data de emissão ou modificação, 4) o nome da empresa, divisão ou departamento ao qual o SOP se refere, e 5) as assinaturas daqueles que prepararam e aprovaram o SOP. Você pode configurar esta página como quiser, desde que as informações sejam claras.
   • Índice. Isso só é necessário se o seu SOP for longo, para que você possa pesquisá-lo facilmente. Uma configuração padrão simples é o que você precisa aqui.
   • Qualidade e controle de qualidade. Um procedimento não é bom se não puder ser verificado. Certifique-se de ter em mãos o material e os detalhes necessários para que o leitor possa verificar se o resultado desejado foi alcançado. Isso pode ser na forma de outros documentos, como, por exemplo, exemplos de avaliação.
   • Referência. Certifique-se de ter uma lista de todos os livros de referência citados ou citados. Ao referir-se a outros POPs, certifique-se de que as informações necessárias estejam incluídas no apêndice.
     • Pode ser que sua organização use outros protocolos além desses. Se você puder se referir a um SOPs já existente, deixe de lado essa estrutura e mantenha o que já está lá.
2. No procedimento em si, certifique-se de seguir o seguinte:
   • Escopo e aplicabilidade. Em outras palavras, descreva o propósito do processo, seus limites, mas também como ele será usado. Adicione padrões, regulamentos, funções e responsabilidades e entradas e saídas.
   • Metodologia e procedimentos. Esta é a carne sobre os ossos - liste todas as etapas, incluindo os detalhes necessários e todos os equipamentos necessários. Inclua procedimentos subsequentes e fatores de decisão.Identifique os pontos "e se ..." e quaisquer violações ou problemas de segurança em potencial.
   • Esclarecimento de Terminologia. Identifique abreviações e frases que não estão na linguagem comum.
   • Avisos de saúde e segurança. Liste-os em um capítulo separado e também relacione-os ao lado das etapas a que se referem. Não banalize essas coisas.
   • Equipamentos e suprimentos. Liste o que é necessário e quais equipamentos ou padrões de equipamentos você pode encontrar quando e onde.
   • Avisos e problemas. Então, o departamento de problemas. Fale sobre tudo que pode dar errado, o que procurar e o que pode ser um problema para o produto final perfeito.
     • Dê a cada tópico seu próprio capítulo (geralmente numerado) para evitar que seu SOP se torne muito lingüístico e confuso e para manter as coisas acessíveis.
     • Isto não é uma lista exaustiva; esta é apenas a ponta do iceberg processual. Sua organização pode indicar quais outros aspectos requerem atenção.
3. Mantenha seus escritos concisos e fáceis de ler. Provavelmente, seu público não os está lendo para se divertir. Seja breve e amável - caso contrário, você perderá a atenção ou eles acharão o documento difícil de ler e entender. Mantenha suas frases o mais curtas possível.
   • Aqui está um ruim exemplo: Certifique-se de remover toda a poeira das entradas de ar antes de usá-las.
   • Aqui está um Boa exemplo ": Antes de usar, aspire todo o pó das entradas de ar.
   • Em geral, não fale sobre "você". Isso fala por si. Fale ativamente e comece suas frases com o imperativo.
4. Se necessário, entreviste os funcionários envolvidos no processo sobre como eles realizam o trabalho. A última coisa que você deseja é escrever um SOP que simplesmente não faça sentido. Você põe em risco a segurança, a eficácia e o tempo de sua equipe e não leva em consideração os procedimentos já em uso - algo que seus colegas não vão agradecer. Faça perguntas se necessário! Isso deve ser feito direito!
   • Se as coisas não estiverem claras, peça a diferentes pessoas para trazerem todas as funções e responsabilidades. Um membro da equipe pode não aderir ao SOP e outro pode estar envolvido apenas em algumas das ações.
5. Divida grandes pedaços de texto em partes com diagramas e fluxogramas. Se você estiver lidando com uma ou duas etapas que são especialmente complicadas, você pode facilitar para seus leitores com um gráfico ou gráfico. Torna-se mais fácil de ler e dá à mente uma pausa de todos os esforços para entender tudo. E para você parece mais completo e bem escrito.
   • Não os use apenas para apimentar ou tornar seu SOP mais impressionante; só faça isso se fizer sentido ou se estiver tentando superar a barreira do idioma.
6. Certifique-se de que cada página tenha a codificação correta. Seu SOP é, sem dúvida, um dos muitos SOPs. Por isso, sua organização deve manter uma espécie de banco de dados em que tudo seja mantido com base em um determinado sistema de indexação. Seu SOP é parte dessa indexação e, portanto, precisa de alguma forma de codificação para ser recuperado. É por isso que deve ser claramente afirmado.
   • Cada página deve ter um título curto ou número de identificação, data e número da página. Você pode precisar de notas de rodapé; isso depende da política de sua organização neste ponto.

Parte 3 de 3: garantindo sucesso e precisão

1. Teste o procedimento. Se você não quiser testar seu procedimento, provavelmente não o escreveu bem o suficiente. Peça a alguém com "conhecimento limitado" do processo (ou a alguém que represente o leitor comum) para usar seu SOP e ser guiado por ele. Que problemas eles enfrentam? Se houver algum, você precisa abordá-lo e fazer os ajustes necessários.
   • É melhor que seu SOP seja testado por algumas pessoas. Pessoas diferentes encontrarão coisas diferentes, o que lhe dará muitas respostas (esperançosamente úteis).
   • Certifique-se de que o procedimento seja testado por alguém que nunca o fez. Alguém com pré-conhecimento vai contar com isso para seguir em frente e não em primeiro lugar no seu trabalho, para que ele perca o alvo.
2. Faça com que o POP seja avaliado por quem realmente realiza o procedimento. Não importa no final sério o que seus chefes pensam do SOP. É sobre os que estão por aí na realidade tem que cooperar. Por isso, antes de mandar para os patrões lá em cima, mostre o fruto da sua caneta para quem vai fazer ou já está fazendo o trabalho. Encontre o que ela disso?
   • Ao envolvê-los e torná-los parte do processo, eles estão mais propensos a aceitar este SOP. E eles, sem dúvida, têm ótimas ideias!
3. Faça com que seu SOP seja verificado por seus consultores e pelo departamento de controle de qualidade. Assim que a equipe estiver OK, você pode encaminhá-la aos seus consultores. Eles podem ter menos a dizer sobre o trabalho em si, mas eles vão deixar você saber se a configuração está bem, se você esqueceu algo, e eles vão te dizer como tornar tudo oficial e parte do sistema.
   • Use os sistemas de roteamento oficiais para obter a aprovação do documento, para que você possa ter certeza de que o processo de aprovação foi devidamente aprovado. Isso difere de organização para organização. Você só quer ter certeza de que todos deram a sua opinião e que todas as regras foram seguidas.
   • Deve haver assinaturas embaixo. A maioria das empresas não tem mais problemas com assinaturas eletrônicas.
4. Comece a usar seu SOP assim que for aprovado. Você pode primeiro precisar organizar um treinamento para os funcionários envolvidos, mas isso também pode significar que seu papel está pendurado no banheiro. Seja como for, certifique-se de que seu trabalho é usado! Você fez isso. É hora de um pouco de reconhecimento!
   • Certifique-se de que seu SOP permaneça atualizado. Se este não for mais o caso, providencie uma atualização imediatamente, certifique-se de que as atualizações sejam aprovadas e documentadas e envie o SOP novamente. A segurança, a produtividade e o sucesso da sua equipe dependem disso.

Pontas

• Basta usar o holandês para explicar as etapas.
• Lembre-se de envolver as partes interessadas, se possível, para que o processo escrito seja consistente com o processo real.
• Verifique se existe uma versão anterior do SOP. Talvez você possa se limitar a alguns ajustes rápidos. Certifique-se de documentá-los corretamente também!
• Tenha um histórico de documentos a cada nova versão.
• Use fluxogramas e imagens para que o leitor possa acompanhar o processo de maneira adequada.
• Preste atenção à clareza. Certifique-se de que não sejam possíveis várias interpretações. Mostre o procedimento a alguém que não esteja familiarizado com ele e pergunte o que ele pensa: você ainda pode se deparar com surpresas.
• Verifique seu documento antes de aprová-lo.